Останнім часом все більше і більше компаній для вирішення своїх завдань використовують такий інструмент, як внутрішній переїзд. В яких ситуаціях він може бути доцільний? Чи можна за рахунок внутрішнього переїзду підвищити ефективність роботи компанії?
Про це ми поговоримо з Михайлом Колпаковим, керівником відділу розвитку ЗАТ «Делікатний переїзд».
- Михайло, які офісні переїзди ви, як фахівець, відносите до внутрішніх?
- Переміщення майна всередині одного кабінету, між кабінетами, розташованими в одній будівлі, в тому числі на різних поверхах, переміщення між сусідніми будівлями. Останнє є найскладнішим з точки зору реалізації, тому що, по суті, вже повноцінний переїзд.
- Виходячи з вашого досвіду, в яких випадках у компанії виникає необхідність у здійсненні подібних переїздів?
- Причин, як правило, буває декілька. Найбільш поширені з них:
1. Зменшення або збільшення займаної компанією площі (наприклад, внаслідок скорочення або збільшення числа робочих місць).
Як правило, в такій ситуації компанія змушена відмовитися від частини приміщення і позбутися від деякої меблів (як варіант - утилізувати, перевезти на зберігання, продати або передати в дар спеціалізованим установам). У той же час залишилася меблі переставляють згідно з новим планом розсадки.
2. Ущільнення компанії - розміщення більшої кількості співробітників на тій же площі.
У компанії в певний період виникає необхідність збільшити штат співробітників, але при цьому немає можливості розширити займану площу (немає площі в тому ж бізнес-центрі або вартість оренди додаткових площ дуже висока).
Вихід з цієї ситуації знайшла відома компанія - один зі світових лідерів з виробництва газованих безалкогольних напоїв. За рахунок зміни розмірів меблів (була проведена заміна всіх столів довжиною 120 см на столи довжиною 100 см) компанії вдалося істотно збільшити число робочих місць. Протягом місяця, проводячи роботи в кілька етапів, ми розібрали, запакували і вивезли на склад старі меблі, в той же час зібрали і розставили згідно з новим планом понад 300 комплектів нових меблів. Всі роботи проводилися в нічний час, щоб вранці співробітники могли безперешкодно приступити до роботи.
При реалізації подібного роду проектів необхідно чітко спланувати новий простір, розрахувати, чи підійде існуюча інфраструктура для нової розсадження: скажімо, якщо ви плануєте в кабінеті, де сиділи шість чоловік, розмістити вісім.
3. Тимчасове вивільнення простору для проведення будь-яких заходів.
Ми неодноразово стикалися з завданням змінити на час простір офісу для того, щоб компанія могла провести в його стінах будь-який захід. Це може бути велику нараду, навчання або корпоратив. Подібна практика характерна для компанії «Тойота Банк» і ряду інших зарубіжних компаній (наприклад, при підготовці до зустрічі великих делегацій з головних офісів). Після проведення заходів все повертається на свої місця, простір офісу відновлюється.
4. Перестановка робочих місць співробітників у зв'язку зі зміною оргструктури компанії або для зміни обстановки (займана площа залишається незмінною, завдання - поміняти місцями потрібну кількість робочих місць).
- Наскільки технологія переїзду всередині офісу відрізняється від переїзду в іншу будівлю?
Звичайно, якщо мова йде просто про переміщення пари столів з одного крила будівлі в інше, то це здійснити нескладно, досить скористатися спеціальними візками. Якщо ж завдання стоїть складніше, масштабна, а компанія не має вільних площ для тимчасового розміщення переміщуваного майна, роботи доведеться здійснювати одночасно в двох і більше точках будівлі, задіявши при цьому велику кількість людських ресурсів.
- Що повинен врахувати адміністративний директор при організації внутрішнього переїзду?
Питання узгодження проведення робіт в бізнес-центрі дуже важливий. Вам необхідно отримати дозвіл на користування ліфтами, а також поцікавитися у орендодавця або власника бізнес-центру, чи немає паралельних переїздів в обраний день. Наприклад, у нас була ситуація, коли в одному бізнес-центрі одночасно здійснювалися переїзди двох різних компаній: бізнес-центр висотою в 42 поверхи, на два переїзду було виділено лише один вантажний ліфт, на якому паралельно ще перев-зили додаткові будматеріали, воду, папір для обслуговування діючих офісів.
Будьте уважні - будь-яка недоробка адміністративного директора може призвести до збільшення часу проведення робіт, що, безсумнівно, позначиться і на вартості переїзду.
- Як правило, витрати на організацію внутрішнього переїзду нижче вартості традиційного переїзду в інший бізнес-центр. Пов'язано це з використанням різної кількості ресурсів - при проведенні внутрішнього переїзду практично не використовується транспорт, набагато менше застосовується пакувального матеріалу, немає тривалих робіт, пов'язаних з навантаженням і розвантаженням майна. Внутрішній переїзд обійдеться компанії в 1,5-2 рази дешевше, ніж звичайний.
При прийнятті рішення про переїзд необхідно, перш за все, оцінити потенціал наявного приміщення з точки зору реалізації завдань, які компанією завдань. Може так скластися, що внутрішній переїзд стане альтернативою традиційному переїзду в іншу будівлю.