Формування поняття культура офіційної переписки пов'язано з освоєнням світового і вітчизняного досвіду складання та оформлення ділових паперів.
У роботах П.В. Веселова, одного з найбільших вітчизняних фахівців в області документальної лінгвістики, поняття культура офіційної переписки визначається трьома основними принципами: 1) лаконізм ділового листа; 2) достатність інформаційного повідомлення, що відповідає цілям листи і характером відносин; і 3) ясність і недвозначність мови повідомлення.
Лаконізм (оптимально лист не повинно перевищувати обсяг однієї-двох сторінок) поєднується в ділових листах з вимогою повноти інформації. Вимога повноти передбачає, що документ повинен містити достатню для прийняття обґрунтованого рішення інформацію. Глибина викладу питання залежить від цілей документа: в інформаційному листі досить назвати факти і події, в листі-проханні предмет листа повинен бути точно позначений і вичерпно обгрунтований. Недостатність інформації може викликати необхідність запитувати додаткові відомості, породжуючи невиправдану листування. Надмірність ж інформації призводить до того, що лист погано сприймається, суть його затуманюється.
Стандартизація та уніфікація - одна з обов'язкових - властивостей офіційно-діловій письмовій мові, в тій чи іншій мірі характеризує всі типи ділових паперів, обумовлює сувору композиційну співвідносність і закріпленість частин ділового листа.
Ясність і недвозначність мови повідомлення досягається предметної і комунікативної точністю. Предметна точність - це точність факту, відповідність позначається. З точки зору мовного оформлення висловлювання предметна точність досягається точністю вживання слів, тобто використанням слів відповідно до їх лексичним значенням. Вживання слів без урахування їх значень може привести до інотолкованія або нісенітниці. Наприклад: обрахувати дані - дієслово обрахувати має значення «навмисне невірно порахувавши, недодати», наприклад: обрахувати покупця. Правильніше сказати: обробити дані; відмовити під сприятливим приводом (прикметник сприятливий має два значення: «сприяє, допомагає чогось л .; зручний для чогось л.», наприклад: сприятливий момент, сприятливі умови; «Хороший, схвальний», наприклад: схвальний відгук). Варто було написати: відмовити під слушним перед півднем.
Під комунікативною точністю розуміють точність реалізації задуму пише. Вона досягається співвідношенням сенсу слів, контексту, граматичної конструкції і співвідношення частин тексту. Порушення комунікативної точності висловлювання веде до нерозуміння, ускладнює сприйняття змісту повідомлення. Наприклад: Слід познайомитися з висновками комісії, проведеної рік тому. Ця фраза важко сприймається, тому що не відповідає вимозі точності: містить граматичні, стилістичні та текстові помилки. Так іменник комісія може утворювати словосполучення з дієсловами утворити, призначити, вибрати, обрати, але не поєднується з дієсловом провести, а, отже, і з утвореним від нього причастям. Крім того, важливо не те, що комісія була утворена, а то, що вона працювала і прийшла до певних висновків. Отже, правильніше було б сказати: ... з висновками комісії, яка працювала назад. Замість дієслова познайомитися, що має знання: «вступати в знайомство з ким-небудь»; «Одержувати відомості, здобувати знання про що-небудь», доречніше було б вжити дієслово ознайомитися, так як він має офіційно-ділову забарвлення і вживається тільки в значенні «отримувати відомості, здобувати знання про що-небудь». Отже, мова ділових паперів повинен відповідати традиціям офіційно-ділового стилю літературної мови, основними ознаками якого є точність і стан-дартізірованность використовуваних мовних засобів. Крім того, ділове послання повинно відповідати вимогам інформаційної достатності і лаконізму.