Прийоми підвищення інформативності та переконливості ............... .14
Вплив комунікативних чинників на структуру письма ............. 16
Рекомендації по складанню ділових листів .............................. 17
Правила зовнішнього оформлення ділового листа ........................... 18
Список використаної літератури .......................................... .20
Ділове листування та ділові папери - невід'ємна частина ділових відносин, які мають свої правила і встановлені форми.
Всі ділові папери повинні бути лаконічні, конкретні, продумані і відповідати встановленим нормам.
Стиль ділового листа повинен відповідати вимогам російської мови і характеризувати зміст листа або документа.
Лист не володіє якостями сучасного зв'язку - негайної швидкістю доставки інформації, але виграє як оформлений документ, який можна перечитати і зберігати будь-який час, а в поєднанні з новітніми засобами зв'язку копії вигідно відрізняється від інших видів ділового зв'язку.
Види ділових листів
Існує кілька видів класифікації ділових листів, в основі їх лежать різні класифікаційні ознаки.
За функціональною ознакою листи можна розділити на дві групи:
- листи, що вимагають листа-відповіді (лист-питання; лист-прохання; лист-звернення; лист-пропозицію і ін.). Листи-відповіді повинні завжди містити індекс того листа, яке стало причиною для листування.
За тематичною ознакою проводиться умовне розрізнення між ділової та комерційної кореспонденцією. Вважається, що листування, яка оформляє економічні, правові, фінансові та всі інші форми діяльності підприємства, називається діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання і збуту відноситься до комерційної кореспонденції.
За композиційним особливостям ділові листи поділяються на одноаспектному і багатоаспектні. Одноаспектному лист розглядає одну проблему, питання, а багатоаспектне - кілька. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції.
Розглянемо види ділових листів.
Лист-прохання. У листі-проханні викладається якась прохання, при цьому в ній підкреслюється зацікавленість організації у її виконанні. Прохання може викладатися від першої особи однини, від першої особи множини; від третьої особи однини і від третьої особи множини.
Лист-повідомлення. В даному виді ділового листа дається будь-яка інформація, яка потребує відповіді чи підтвердження з боку, якої надсилають дане письмо.
Лист підтвердження. Містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення або про те, що раніше складений документ залишається в силі. Також можна підтверджувати факт або дію.
Лист запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на будь-яке торжество або захід. В даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу.
Лист-подяка. В даному вигляді листа висловлюється подяка за виконання будь-якого роду діяльності.
Запит і відповідь на нього. Дані види комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.
Запит є звернення особи, яка бажає укласти угоду. У запиті обов'язково вказується найменування товару (послуг), умови, на яких бажано отримати товар, умови платежу, кількість і якість товару.
Оферта і відповідь на неї. В даному вигляді листа зазвичай вказується, на яких умовах має відбутися обмін товарами (послугами). У ній виражається згоду чи незгоду з висунутими умовами.
- підстави для пред'явлення претензій;
- докази що сталося шкоди;
- конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію.
Структура ділового листа
Стандартне ділове лист має наступну структуру: звернення, преамбула, основний текст, підпис, постскриптум, додатки.
Розглянемо кожен з цих елементів докладніше.
Потім розміщується основний текст листа - в 2х - 4х абзацах повинна бути викладена ситуація, виражені Ваші особисті думки і почуття з цього приводу і озвучена прохання про конкретні дії або запропонований Ваш варіант вирішення питання.
Висновок необхідно для короткого підведення підсумків всього написаного і логічного завершення листи.
Додатки ж є необов'язковим доповненням до основного тексту листа і тому оформляються на окремих аркушах - кожен додаток на своєму листі. Будь-які правила їх написання відсутні.
Вимоги до тексту ділового листа
Ділова кореспонденція повинна обов'язково відповідати вимогам.
Точність, однозначність висловлювання. Всі слова повинні вживатися відповідно до їх лексичним значенням.
Кожен лист представляє собою:
виклад суті питання;