КОЛИ ТРУДОВАЯ КНИЖКА НЕ ПОТРІБНА
Нещодавно мені зателефонувала колега - директор по персоналу з виробництва і продажу торгового обладнання, і задала питання: що робити з трудовою книжкою звільнився, але не прийшов забрати її з відділу персоналу? Питання дуже актуальне з огляду на те, що у відділах персоналу і підрозділах, що відповідають за ведення кадрової документації, періодично з різних причин накопичується певна кількість трудових книжок. Чому співробітники не забирають трудові книжки з відділів персоналу? Де і скільки можливо зберігати трудову книжку звільнився або "зниклого" співробітника? Які дії відділу персоналу потрібно зробити для передачі трудової книжки її істинному власнику? І, нарешті, до яких наслідків можуть очікувати компанію за фактично незаконне затримання трудової книжки у відділі персоналу? На жаль, перераховані питання вирішуються директорами з персоналу комерційних компаній кожен раз на свій власний розсуд. Хоча діяти їм необхідно по заздалегідь розробленому алгоритму і в соответств ії з трудовим законодавством.
Чому співробітники залишають власні трудові книжки у відділах персоналу компаній? Що змушує їх робити настільки неординарні вчинки, не дивлячись на те, що трудова книжка є обов'язковим документом при влаштуванні на будь-яку роботу.
Наведемо деяку «умовну» класифікацію таких працівників.
- «Необізнані».
- «Убегающие» від покарання.
- Ті, хто має другу трудову книжку.
- «Покарані» роботодавцем.
«Тікає» ВІД ПОКАРАННЯ
МАЮТЬ ДРУГУ ТРУДОВУ КНИЖКУ
Практика показує, що працівники активно користуються цією обставиною і іноді йдуть на підробку - не працюючи і маючи на руках трудові книжки, вони влаштовуються працювати в компанії з проханням завести трудову книжку через втрати першої.
«Покарати» ПІДПРИЄМСТВОМ
На жаль, на ринку праці досі зустрічаються компанії, які не гребують незаконної «експропріацією» трудової книжки. «Трудову книжку не віддавати цього співробітника» - говорить вердикт керівництва. Директора по персоналу змушені підкоритися. Обставини, «змушують» до скоєння таких впливів на співробітника, наприклад, може бути крадіжка співробітника (зазвичай у зв'язку з неможливістю подати в суд на співробітника через відсутність прямих доказів та письмових доказів). В даному випадку роботодавець несе відповідальність за те, що працівник через відсутність трудової книжки буде якийсь час позбавлений можливості працювати, і, відповідно, повинен сплатити йому середню заробітну плату до моменту передачі йому трудової книжки.
При цьому розглянемо два найбільш часто зустрічаються варіанти.
Варіант 1. Співробітник оформив звільнення: написав заяву, підписав обхідний лист і ознайомився з наказом про звільнення. Але з якихось причин не приходить за трудовою книжкою. У цьому випадку компанії-роботодавцю потрібно вже на другий день після звільнення послати повідомлення, текст якого наводиться нижче (табл.1).
Варіант 2. Розглянемо популярний на ринку праці приклад: прогул співробітника. Іншими словами, у відділі персоналу немає в наявності жодного документа від співробітника про його бажання піти - ні заяви, ні наказу про звільнення. В цьому випадку необхідно сформувати пакет таких документів.
- Службові записки від керівника про факт відсутності співробітника на робочому місці.
- Акти про відсутність співробітника на робочому місці, підписані не менше ніж трьома співробітниками компанії.
- Лист з повідомленням з проханням з'явитися за трудовою книжкою.
- Форма пояснювальної записки.
- Акт про відмову - написати пояснювальну записку.
Всі документи знаходяться в наступній Таблиці 2:
Всі копії відісланих документів компанія зобов'язана зберігати в сейфі разом з описом документів з печаткою поштового відділення, який здійснював поштове відправлення пакета документів співробітнику, і касовим чеком на оплату поштових послуг разом з «забутої» трудовою книжкою до моменту її передачі співробітнику.
З правил від ведення трудових книжок ...
Згідно із законом компанія-роботодавець, а також особи, які відповідають за трудові книжки, можуть понести покарання у вигляді адміністративних стягнень і штрафів. З правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців.
Пункт 35. Роботодавець зобов'язаний видати працівнику в день звільнення (останній день роботи) його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення.
При звільненні працівника (припинення трудового договору) всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою організації (кадрової служби) і підписом самого працівника (за винятком випадків, зазначених в пункті 36 цих Правил).
При затримці видачі працівнику трудової книжки з вини роботодавця, внесення в трудову книжку неправильної або не відповідає федеральному закону формулювання причини звільнення працівника, роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику не отриманий їм за весь час затримки заробіток. Днем звільнення (припинення трудового договору) в цьому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника (припинення трудового договору) видається наказ (розпорядження) роботодавця, а також вноситься запис до трудової книжки.
З дня направлення вказаного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі працівнику трудової книжки.
Пункт 45. Відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них покладається на роботодавця. Відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця.
За порушення встановленого цими Правилами порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть відповідальність, встановлену законодавством Російської Федерації.
Місяць на роздуми
Не так давно Державна дума розглядала подальшу «долю» трудової книжки, плануючи її вилучити взагалі з обігу, мотивуючи це зокрема тим, що необхідність трудових книжок була викликана в епоху військового комунізму, як документів, що дають право на повноцінний продовольчий пайок. Відсутність трудової книжки автоматично знижувало продовольчий пайок в два рази. Чи потрібна зараз так гостро трудова книжка, крім віддаленого в часі оформлення пенсії - це питання обговорювали депутати - адже «при наявності свідоцтва пенсійного страхування, рекомендаційних документів, які може подавати за себе сам працівник, вимагати наявність трудової книжки не настільки обов'язково і не настільки істотно ». Проте, не дивлячись на аргументацію противників трудової книжки, вона поки продовжує залишатися документом, що підтверджує трудовий стаж працівника. Виходить, коли трудова книжка стає не потрібна її власнику, він залишає її на «зберігання» в компанії, з якої звільнився. Але відділам персоналу чужа трудова книжка теж не потрібна. Навпаки, за її незаконне зберігання компанії-роботодавцю слід буде виплатити чималі штрафи. Фактично нові поправки в Трудовий кодекс відносно нескладної кадрової процедури оформлення нової трудової книжки по будь-якому запиту співробітника призводять до того, що незабаром у відділах персоналу будуть зберігатися повні сейфи трудових книжок, забутих або залишених навмисне своїми «господарями». І тоді таким компаніям штрафів не минути. Щоб уникнути цього, відділу персоналу необхідно зробити все вищевказані кроки протягом місяця, і потім, якщо власник трудової книжки не відгукнувся, його цілком можна звільнити.