Неправильне використання факсиміле може привести до того, що документ визнають недійсним. Тому оформите можливість використання відбитка підпису і поліпшите продуктивність в своїй компанії законно.
Що таке факсиміле?
Факсимільний підпис - ідеально відтворений відбиток підпису відповідальної особи, зазвичай керівника, який використовується для оформлення деяких документів. Виглядає факсиміле як невелика відбиток печатки або штампа.
Необхідно факсиміле для того, щоб спростити і прискорити процес оформлення документів у великих компаніях.
Рекомендовані послуги
Юридичні послуги - юридичний супровід Вашого бізнесу.
Бухгалтерські послуги - бездоганне ведення обліку на Вашому підприємстві.
Чи можна ставити факсиміле в договорах?
На жаль, факсиміле має два суттєвих недоліки: цей штамп може використовувати хто завгодно і не всі документи можна завірити таким чином.
Договір - це письмова форма оформлення угоди між фізичними і юридичними особами, або тільки між юрособами. Цей документ повинен бути завірений підписами всіх сторін. Цивільний кодекс не визначає повністю можливість використання факсиміле під час оформлення юридичних паперів, проте, в 160 статті ГК є згадка про використання такого підпису. Згідно з цією статтею факсиміле для завірення будь-яких паперів можна використовувати тільки якщо до цього сторони уклали угоду, яка дозволяє право використання факсимільного підпису, і воно повинно бути підписано сторонами угоди власноруч.
Таким чином, просто скласти договір і завірити його факсиміле неможливо, потрібно додаткова угода.
Зазвичай факсиміле дуже допомагає у співпраці з постійними партнерами. Для цього достатньо скласти первинний договір співпраці і в тексті договору вказати можливість використання факсиміле в процесі співпраці. Наприклад, це стане в нагоді для оформлення актів виконаних робіт, актів прийому-відвантаження та інших документів, які супроводжують довгострокове співробітництво двох контрагентів. Також можна оформити окрему угоду про використання факсимільного підпису, підписана обома сторонами, які беруть участь у співпраці.
У разі якщо попередній договір не був укладений, а факсиміле використовувалося, суд визнає документ недійсним, оскільки він не відповідає 160 статті ГК РФ.
Чи можна ставити факсиміле в трудові договори?
Законодавство не має нічого проти використання факсимільного підпису в трудових договорах працівників підприємства. Але, щоб таке оформлення було законним, керівнику потрібно дозволити використання факсиміле власним наказом по організації.
Які документи можна завіряти факсимільним підписом?
Не можна використовувати відбиток факсиміле на податкових документах (наприклад, деклараціях); фінансових документах (векселі, довіреності, платіжні доручення, банківські карти). Також факсиміле не зробить законними заявки на гранти, участь в торгах або тендерах і документи, для цих заявок оформлені.
А ось будь-які документи, які не вимагають руху фінансів на рахунках компанії, можна завіряти факсимільним підписом. Наприклад, факсиміле набагато спростить оформлення запрошень або грамот та похвальних листів. Також факсиміле підійде, якщо Ви згадали про його використанні при складанні договору з контрагентом.
Як оформити наказ про можливості використання факсиміле в роботі організації?
Якщо Ви вирішили використовувати факсиміле в роботі, то це необхідно узаконити шляхом створення наказу по організації. Керівник повинен оформити відповідний документ в будь-якій зручній формі, вписати можливість використання факсимільного підпису в локальні нормативні акти підприємства.
У наказі обов'язково повинні бути відображені терміни виготовлення факсиміле, призначений відповідальний за штамп, перераховані випадки, коли можливо використовувати відбиток. Також необхідно підготувати інструкцію з використання факсиміле і завірити підписом керівника компанії.