Для забезпечення заходів, що вживаються щодо посилення контролю і полегшення перевірок правомірності видачі лікарняних листів, кожному документу присвоюється індивідуальний ідентифікаційний номер. Медичні установи отримують їх в регіональних управліннях фонду соцстрахування за місцем здійснення діяльності. Проти підробок стали застосовуватися водяні знаки у вигляді емблеми ФСС. Велика увага приділяється модернізації процесу. Введені коди лікарняного листа розшифровка яких стала проводитися цифровими засобами автоматизації за допомогою програмного забезпечення, дозволили оптимізувати витрати і скоротити час на обробку даних.
Чим необхідно заповнювати лікарняний лист?
Із застосуванням електроніки зросли вимоги до засобів нанесення інформації, за допомогою яких заповнюється листок про тимчасову непрацездатність. Забороняється використовувати кулькову ручку, яка ускладнює обробку даних. Це відбувається внаслідок того, що використовується, в автоматизації процесу, скануючий обладнання робить помилки, якщо інформація записана з використанням кулькових стрижнів. У лікарняному листі необхідні записи дозволяється робити чорним чорнилом або друкуючими пристроями.
Заповнення повинно здійснюватися російською мовою, друкованими великими літерами. Дозволяється використовувати гелієві, пір'яні або капілярні ручки. Кожен запис має починатися з першого осередку. Залишати порожні клітини на початку рядки заборонено. Запевняючи лікарняний лист печаткою, не можна заходити за призначене для цього місце. Якщо штамп потрапив на інформаційні осередки, то лист буде вважатися зіпсованим.
У разі помилки забороняється використовувати спеціальні засоби для коригування внесених даних. Виправляти допускається шляхом акуратного закреслення помилкових записів. Правильну інформацію необхідно написати на зворотному боці, забезпечивши її написом «виправленому вірити» і запевнити розписом керівника і печаткою підприємства.
Частина лікарняного листа, що заповнюється в медичному закладі
Після зазначення дати, коли відбулася виписка листка непрацездатності, необхідно записати особисті дані хворого (П.І.Б) відповідно до документів, що підтверджують його особу. Потім вписується прізвище та ініціали лікаря. Необхідно вказати номер історії хвороби, яким є номер карти амбулаторного чи стаціонарного хворого. У наступній графі пишеться повна назва організації, в якій працює хворий.
Слід зазначити, що дана інформація записується зі слів співробітника. Тому важливо, щоб працівники знали точне найменування підприємства, на якому вони працевлаштовані. Далі у відповідних графах слід поставити позначку про те, куди буде пред'являтися лікарняний лист за основним місцем роботи або в організацію, яка влаштувала співробітника за сумісництвом. Для підтвердження отримання відривного корінця хворий зобов'язаний розписатися в призначеної для цього рядку.
Що вказується в частині лікарняного листа, що заповнюється лікарем?
Потім йде пункт, де необхідно вказати прізвище, ім'я та по батькові хворого. Після цього записується дата народження і стать звернувся за медичною допомогою. Кожному нагоди, за яким виписується лікарняний лист, присвоюється спеціальний код. Він ставиться у відповідній графі, де вказується причина, по якій настала непрацездатність. Для цього існують наступні коди:
Слід зазначити, що коди діагнозів в листку непрацездатності під номерами чотирнадцять і п'ятнадцять ставляться за згодою працівника, на якого оформляється лікарняний лист. В осередках для вказівки додаткових кодів слід вписати тризначне число, що позначає спеціалізацію кожного медустанови (від 017 до 021). Також передбачено місце для зміни коду хвороби, якщо в ході лікування змінився діагноз. Потім заносяться відомості про місце роботи і про статус робочого місця (основне чи за сумісництвом). Для безробітних, зареєстрованих в службі зайнятості, інформація про роботодавця не заповнюється.
Далі йдуть відомості про путівку, де потрібно вказати дату початку, термін дії та номер путівки на курортно-санаторне лікування або доліковування. Необхідно зафіксувати свідоцтва про Державну реєстрацію санаторію в відповідно до реєстраційних даних. У разі отримання лікарняного по догляду за хворим членом сім'ї або при карантині дитини, треба зробити відповідну позначку. Потім вказується вік члена сім'ї або дитини. У перших двох клітинах ставиться кількість повних років, в двох наступних ставиться вік в місяцях, якщо дитині менше року. У наступних клітинах вказується ступінь споріднення, позначена кодом від 38 до 42 (мати, батько, опікун, піклувальник, інший доглядає родич) і П.І.Б. особи, за яким доглядає працівник, на якого виписаний лікарняний лист.
Вагітним до дванадцяти тижнів робиться відмітка в призначеному для цього місці. Що перебувають на стаціонарному лікуванні особам у відповідній графі ставлять дати початку і кінця лікування. Працівникам, які були спрямовані на МедСоцЕкспертізу, ставляться дати направлення, реєстрації та отримання свідоцтва. У відповідному рядку вказується присвоєння інвалідності від першої до третього ступеня. Потім ставиться підпис керівника МедСоцеЕкспертізи.
Далі йде розділ, де позначено період звільнення від роботи. Потім слід рядок, куди заноситься дата, з якої працівник може приступити до виконання своїх професійних обов'язків. Рядок в лікарняному листі «Інша» з 31 по 37 код позначає випадки, які не ввійшли в інші розділи. За допомогою цих кодів позначають наступні випадки:
Після кожного коду слід написати дату, з якої він починає діяти. Завершує розділ, який заповнюється в медустанові рядком про наявність продовження і підписом лікаря.
Що вказується в частині лікарняного листа, що заповнюється роботодавцем?
Заповнення листка про непрацездатність в частині, призначеної для роботодавця, починається з вказівки найменування підприємства або П.І.Б. страхувальника, якщо їм є фізична особа. Варто наголосити на необхідності видання наказу, в якому керівник компанії визначить, як необхідно вказувати найменування підприємства у всіх документах заповнюються працівниками. Це запобіжить помилки, внаслідок яких документ, а зокрема лікарняний лист може зізнатися недійсним. Далі слід зазначити статус працевлаштування. Він може бути постійним або за сумісництвом.
Потім вказується реєстраційний номер, вказаний в повідомленні про взяття суб'єкта господарювання на облік у Фонді соцстрахування. Код підпорядкованості в лікарняному листі складається з п'яти цифр і вказує на орган Фонду соцстрахування, що знаходиться за місцем здійснення діяльності підприємства. Рядок куди вносяться дані про наявність ІПН у працівника, заповнюється в тому випадку, якщо працевлаштоване особа його має. Далі вказується страховий номер індивідуального особового рахунку (СНІЛС), він вписаний в пенсійне свідоцтво працівника.
У пункті, призначеному для внесення інформації про умови нарахування, ставиться двозначний код, який має наступні значення:
Потім вказується сума допомоги, яка виплачується Фондом соцстрахування. У рядку «Разом нараховано» необхідно вписати загальну суму допомоги, призначену для виплати працівникові з урахуванням ПДФО. Вся зазначена в лікарняному листі інформація завіряється керівником і головбухом підприємства, на якому працює застрахована особа. Розрахунок допомоги прикладається на окремому аркуші. В даний час розшифровка кодів лікарняного листа значно спрощує обробку інформації і запобігає неправомірні дії в сфері виплат допомоги по непрацездатності.