Найчастіше робота компанії містить багато слів і мало цифр. Більш того, іноді цифр немає взагалі - вони підмінені емоціями, особистими думками і суб'єктивними оцінками. Якщо в компанії немає системи мотивації на результат, розмови з менеджерами матимуть характер умовлянь. Якщо це відповідає цілям компанії, можна продовжувати роботу і в такому форматі. Якщо ж стоїть завдання отримати конкретний результат, рекомендується розробити інструменти для досягнення необхідних показників і впровадити їх в повсякденну практику, а також розробити і впровадити систему мотивації персоналу, «прив'язану» до конкретних цифр і показників.
KPI (кей пі ай) (key performance indicator) - це ключовий показник ефективності. Вони дозволяють оцінити ефективність виконуваних дій. Застосовувати KPI можна як для оцінки роботи всієї компанії, її окремих підрозділів так і конкретних працівників. За допомогою системи KPI можна не тільки контролювати і оцінювати ефективність виконуваних дій, а й побудувати ефективну систему оплати праці. Умова роботи показника - можливість його виміру (табл. 1).
Таблиця 1. Найбільш поширені KPI і система їх вимірювання / розрахунку
Ключові показники ефективності
План / факт (відношення факту виручки до плану виручки)
План / факт (відношення факту прибутку до плану прибутку)
Дебіторська заборгованість (ДЗ)
План / факт (відношення факту ДЗ до плану ДЗ)
Некомерційні (якісні) показники
Своєчасність подачі звітів
План / факт (відношення фактичного строку подання звіту до планового терміну подачі звіту)
Виконання плану відвідувань клієнтів
План / факт (відношення факту відвідувань клієнтів до плану відвідувань клієнтів)
План / факт (відношення фактичного відсотка «плинності» до планового відсотку «плинності»)
Кількість нових залучених клієнтів
План / факт (відношення фактичної кількості залучених клієнтів до планового кількості залучених клієнтів)
Вимоги до системи KPI:
- кожен показник повинен бути чітко визначений;
- показники і нормативи повинні бути досяжні: мета повинна бути реальною, але в той же час бути стимулом;
- показник повинен бути в сфері відповідальності тих людей, які піддаються оцінці;
- показник повинен нести сенс;
- показники можуть бути загальними для всієї компанії, т. е. «прив'язані» до мети компанії, і конкретними для кожного підрозділу, тобто «Прив'язані» до цілей підрозділу.
I. Система нарахування заробітної плати як частина системи мотивації
Система управління персоналом має ризик бути високовитратною і низькоефективної в разі, якщо персонал не буде відчувати лояльності до компанії. Для формування лояльності співробітників корисно мати уявлення про те, що спонукає їх виконувати свої обов'язки найбільш ефективно, тобто про їх мотивації. Існує безліч визначень мотивації, але в нашому випадку під мотивацією ми будемо розуміти процес стимулювання співробітників на досягнення поставлених цілей і виконання завдань.
Бажано, щоб система мотивації персоналу включала в себе матеріальну і нематеріальну мотивацію. Нижче основна увага приділена матеріальної складової - це система нарахування заробітної плати (мотиваційна схема), до якої співробітники будь-якої організації найбільш чутливі.
Система оплати праці на основі KPI дозволяє:
- забезпечити контроль за поточними і довгостроковими показниками діяльності організації;
- оцінити особисту ефективність кожного співробітника, підрозділу і організації в цілому;
- орієнтувати персонал на досягнення необхідних результатів;
- управляти бюджетом по фонду оплати праці і скоротити час на його розрахунок.
II. Методика формування системи оплати праці
1. Визначте перелік посад (позицію) в структурі компанії, для яких буде формуватися наступна мотиваційна схема (принцип відповідності ключових показників ефективності рівню організаційної структури):
Рівень «генеральний директор» (власник бізнесу) - Досягнення мети першого рівня (план / факт)
Рівень «менеджмент» (керівники підрозділів) - Досягнення цілей другого рівня + показники організації планової роботи (план / факт)
Рівень «рядовий персонал» - Досягнення поставленої мети + виконання поточних завдань (план / факт)
2. Визначте ключові показники ефективності (KPI) для посади і вага кожного, виходячи з цілей, поставлених для даного рівня організаційної структури.
3. Визначте порядок розрахунку показників (табл. 2):
Таблиця 2. Зв'язок цілей з ключовими показниками ефективності
Агресивна лідерство або управління точністю планування **
(*) Дана таблиця - зразок. Коефіцієнти наведені в якості можливого варіанту.
(**) Коефіцієнт встановлюється в залежності від того, яка політика існує в компанії щодо перевиконання плану. Коефіцієнт 1,5 або 2 означає, що співробітник мотивований на істотне перевиконання плану. Якщо такого завдання немає, то значення коефіцієнта = 1 буде служити обмеженням для співробітника - він не буде занижувати план щоб потім його перевиконати, так як в цьому випадку він отримає коефіцієнт, що відповідає виконанню плану в 100%, а не більше.
5. Сформуйте мотиваційну формулу, по якій буде здійснюватися розрахунок заробітної плати. Визначте співвідношення «фіксована частина», «змінна частина» і «бонус» у заробітній платі.
6. Визначте формулу розрахунку змінної частини заробітної плати.
7. Виконайте перевірку: порахуйте всі можливі варіанти розмірів заробітної плати при всіх можливих значеннях KPI.
8. Оформіть документ «мотиваційна схема співробітника».
Як видно з пункту 1, ключові показники ефективності (KPI) розрізняються залежно від рівня посади в організаційній структурі і відповідають цілям даного рівня. Цей зв'язок на прикладі цілей другого рівня була розглянута вище в табл. 2.
Ключовий момент у вимірі показника - відношення фактично одержаного результату до планового.
Приклад розрахунку показника «Щомісячний план продажів»
Планове значення показника на місяць: 350 000 руб.
Фактичне значення показника за підсумками місяця: 330 000 руб.
Розрахунок відсотка виконання плану = 330 000/350 000 * 100% = 94,3%.
Після того як відсоток виконання плану встановлено, потрібно визначити, який сенс має отриманий результат для компанії. Іншими словами, виконання щомісячного плану продажів на 94,3% - це добре чи погано? Цей сенс відбивається значенням коефіцієнта і безпосередньо впливає на заробітну плату співробітника.
Розкид відсотків виконання плану і значення коефіцієнтів (сенс) визначається компанією самостійно (на них впливають: розмір зарплат для даної позиції, результат, який потрібно отримати, специфіка ринку і продукту компанії, цілі, математичні розрахунки нормативів ФОП).
У мотиваційній схемою оптимально використовувати 3-5 KPI.
III. Принципи формування мотиваційної формули
Стандартна мотиваційна формула має вигляд:
Заробітна плата = Фіксована частина (оклад) + Змінна (змінна) частина.
Якщо передбачена виплата бонусів, то:
Заробітна плата = Фіксована частина + Змінна частина + Бонус.
Співвідношення між фіксованою і змінною частинами буде відрізнятися в залежності від цілей, ситуації в компанії і специфіки ринку, на якому працює компанія. Наприклад, якщо ви тільки виводите продукт на ринок, потрібна агресивна схема, в якій фіксована частина може становити 30% від планового доходу, а змінна, відповідно, 70%.
Припустимо, середня заробітна плата на ринку для посади «менеджер з продажу» становить 30 000 руб. в місяць. Складатися вона може по-різному. Наприклад, 30% фіксованої частини, тобто 9000 руб. і 70% змінної, тобто - 21 000 руб. Разом: 30 000 = 9000 (фіксована частина) + 21 000 (планова сума змінної частини). Це агресивна схема, яка може використовуватися, наприклад, при виведенні продукту на ринок.
Якщо ж компанія вже займає бажану частку ринку і стоїть завдання утримати її, ситуація в компанії і на ринку стабільна, то фіксована частина може бути дорівнює 70%, а змінна 30%. У цьому випадку 30 000 = 21 000 (фіксована частина) + 9000 (планова сума змінної частини).
Це рідкісний випадок, коли від зміни місць доданків сума не змінюється, так як підсумкова сума змінної частини може мати різні значення.
Для подальших прикладів візьмемо співвідношення фіксованої та змінної частин в заробітній платі «50 на 50», тобто 30 000 = 15 000 (фіксована частина) + 15 000 (планова сума змінної частини).
IV. Вплив ключових показників ефективності (KPI) на змінну частину заробітної плати
Визначимо для необхідної посади ключові показники ефективності, наприклад:
- KPI1 - відсоток виконання плану продажів;
- KPI2 - відсоток виконання плану роботи.
Щоб встановити, якою мірою кожен з обраних KPI буде впливати на зміну частина, визначимо внесок (вага) для кожного з них (табл. 4):
Таблиця 4. Вплив показника на змінну частину заробітної плати (приклад)
Ключовий показник ефективності
Вага показника,% (вплив на змінну частину)
Виконання плану продажів 90-100% (значення коефіцієнта KPI1 = 1). Виконання плану роботи 90-100% (значення коефіцієнта KPI2 = 1). Змінна частина (ПЧ) становить 50% і дорівнює 15 000 руб.
ПЧ = 15 000 руб. * (1x50% + 1 * 50%) = 15 000 руб.
Заробітна плата в місяць = 15 000 (фіксована частина) + 15 000 (змінна частина) = 30 000 руб.
Висновок. співробітник отримує планову заробітну плату, встановлену за нормативом ФОП.
Виконання плану продажів більш 100% (значення коефіцієнта KPI1 = 1,5).
Виконання плану роботи більше 100% (значення коефіцієнта KPI2 = 1,5).
ПЧ = 15 000 руб. * (1,5 * 50% + 1,5 * 50%) = 22 500 руб.
Заробітна плата в місяць = 15 000 (фіксована частина) + 22 500 (змінна частина) = 37 500 руб.
Висновок. співробітник отримує більше на 7 500 руб. планової заробітної плати, а й виконання плану по кожному з показників становить понад 100%.
Виконання плану продажів 51-89% (значення коефіцієнта KPI1 = 0,5). Виконання плану роботи 51-89% (значення коефіцієнта KPI2 = 0,5).
ПЧ = 15 000 руб. * (0,5 * 50% + 0,5 * 50%) = 7 500 руб.
Заробітна плата в місяць = 15 000 (фіксована частина) + 7 500 (змінна частина) = 22 500 руб.
Висновок. співробітник отримує менше на 7 500 руб. планової заробітної плати.
Виконання плану продажів менше 50% (значення коефіцієнта KPI1 = 0). Виконання плану роботи менш 50% (значення коефіцієнта KPI2 = 0).
ПЧ = 15 000 руб. * (0 * 50% + 0 * 50%) = 0 руб.
Заробітна плата в місяць = 15 000 (фіксована частина) + 0 (змінна частина) = 15 000 руб.
Висновок. співробітник отримує менше на 15 000 руб. так як змінна частина дорівнює 0 через виконання плану по кожному показнику менше 50%.
Розрахуйте, який розмір заробітної плати буде нарахований, якщо виконання плану продажів буде складати 101%, а виконання плану роботи - 49% (правильна відповідь - 26 250 руб.).
Таблиця 7. Заповнена форма, що ілюструє методику формування мотиваційної схеми
Методичний порядок дій