- перша - працівник перебуває в процесі звільнення, але вже ясно, що суми остаточного розрахунку не вистачить, щоб компенсувати його заборгованості перед компанією;
- друга - працівник вже звільнився, і йому більше не належать до виплати кошти, але його борг перед компанією залишається непогашеним.
Розберемо обидві ці ситуації. Розглянемо також порядок списання та відображення в бухгалтерському та податковому обліку сум різних заборгованостей звільнених працівників.
Основні види боргів звільнених
Причини виникнення заборгованостей співробітників перед роботодавцем різні. Але головна полягає в тому, що працівник має право в будь-який час розірвати трудовий договір з компанією за власною ініціативою. Працівникові при цьому досить попередити роботодавця в письмовій формі за 2 тижні до дня свого звільнення. В останній день роботи керівник зобов'язаний видати такому працівникові трудову книжку і провести з ним остаточний розрахунок.
При цьому у співробітника можуть існувати заборгованості перед компанією.
Але роботодавець не має права затримувати видачу трудової книжки та суми остаточного розрахунку.
Існують різні види заборгованостей звільнених працівників перед компаніями.
На практиці найчастіше зустрічаються такі види боргів звільнених працівників:- дебіторська заборгованість по зарплаті, що утворилася через виданого співробітнику грошового авансу, повністю їм не відпрацьованого;
- заборгованість працівника, що звільнився за виданими йому підзвітними сумами;
- заборгованість співробітника по своєчасно не погашеному займу;
- заборгованість працівника, що звільнився за невідпрацьовані дні відпустки.
Способи повернення боргу
Як ліквідувати заборгованість співробітника перед компанією? Є кілька основних способів позбавлення від такої заборгованості:
- утримання суми боргу з суми остаточного розрахунку, який звільняється;
- добровільне повернення працівником заборгованості роботодавцю;
- стягнення заборгованості звільненого працівника в судовому порядку;
- прощення боргу.
Ці способи можуть застосовуватися як окремо, так і комбіновано. Утримати борг, який звільняється співробітника можна з суми остаточного розрахунку. Це можливо в тому випадку, якщо сума остаточного розрахунку більше суми заборгованості, що утворилася.
Потрібно мати на увазі, що в більшості ситуацій, крім випадків повної матеріальної відповідальності, працівника можна в безспірному порядку притягнути лише до обмеженої матеріальної відповідальності, тобто він несе таку відповідальність в межах свого середнього місячного заробітку. Але якщо співробітник звільняється, то з нього не можна утримати більше 20% суми, належної йому при звільненні, так як остаточний розрахунок - це разова виплата. Слід також враховувати, що трудовим законодавством строго визначені випадки, в яких роботодавець може утримувати заборгованості працівника перед фірмою із зарплати працівника, який звільняється співробітника. Крім того, такі відрахування можна зробити, тільки якщо працівник не оспорює підстав і розмірів утримання. При цьому слід отримати письмову згоду працівника на такі відрахування.
Якщо компанія не зможе повернути через суд зайві сплачені суми і не зменшить в податковому обліку витрати на суму нарахованих невідпрацьованих відпускних, то після закінчення терміну позовної давності ці витрати у вигляді утворилася дебіторської заборгованості не можуть повторно враховуватися як позареалізаційні витрати, що зменшують оподатковуваний прибуток.
Припустимо, співробітник звільнився і не повернув невідпрацьований аванс із зарплати або заборгованість за невідпрацьовані дні відпустки, але бухгалтер в податковому обліку своєчасно зменшив витрати з податку на прибуток на суму зайво нарахованих відпускних і здав в ИФНС уточнені декларації з податку на прибуток.
До суду роботодавець не звертався, і термін позовної давності давно минув. Що робити бухгалтеру з такою заборгованістю?
У податковому та бухгалтерському обліку дебіторська заборгованість по зарплаті підлягає списанню після закінчення терміну позовної давності в складі позареалізаційних та інших витрат відповідно. Пунктом 12 Положення з бухобліку 10/99 "Витрати організації" (ПБО 10/99) встановлено, що до інших витрат організації відносяться суми дебіторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, та інші борги, нереальні для стягнення. Тому дебіторська заборгованість по зарплаті, за якою минув строк позовної давності, включається до складу інших витрат. Загальний строк позовної давності встановлюється в 3 роки.
У бухгалтерському обліку списання дебіторської заборгованості по заробітній платі з вичерпаним терміном позовної давності треба відобразити записом:
Д91.2 субрахунок "Інші витрати" - К70 - списана сума дебіторської заборгованості.
У податковому обліку до позареалізаційних витрат відносяться збитки, отримані компанією в звітному (податковому) періоді, в вигляді суми безнадійних боргів. І якщо минув строк позовної давності, то такі борги перед компанією визнаються безнадійними.
Тому дебіторська заборгованість по зарплаті, за якою минув строк позовної давності, визнається для цілей оподаткування прибутку безнадійної та підлягає включенню до складу позареалізаційних витрат. І для цілей оподаткування не має значення, брала компанія дії щодо стягнення такої заборгованості чи ні.
При виплаті авансу в середині місяця у компанії не виникає необхідність обчислення, утримання та перерахування до бюджету ПДФО. Такий обов'язок з'являється один раз на місяць при остаточному розрахунку доходу співробітника за підсумками кожного місяця, за який йому було нараховано дохід. Тому при звільненні працівника, який здобув невідпрацьований аванс, утримати ПДФО з такого авансу вдається не завжди. Крім того, раз працівник не відпрацював аванс, то і дохід у нього не виникло, але гроші він отримав. Часто не вдається утримати ПДФО і з неповернених підзвітних сум звільнених працівників. Коли в таких випадках у звільнився виникає дохід і як вчинити з ПДФО? Що робити, якщо компанія вирішила пробачити і списати борг звільненого працівника?
Тут потрібно враховувати, що моментом визнання витрат від списання безнадійної дебіторської заборгованості зі строком позовної давності буде дата закінчення терміну позовної давності. Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, інші борги, нереальні для стягнення, списуються по кожному зобов'язанню на підставі даних проведеної інвентаризації, письмового обгрунтування, наказу керівника організації.
Тому в момент визнання суми неповернутої заборгованості за підзвітними сумами або неповернутої заборгованості із зарплати (невідпрацьований авансу) звільненого працівника іншим витратою компанії (в бухгалтерському обліку) і позареалізаційних витратою (в податковому обліку) у звільненого працівника виникає дохід, який підлягає оподаткуванню ПДФО. І фірма зобов'язана не пізніше одного місяця з дати закінчення податкового періоду, в якому виникли такі доходи у звільненого працівника, письмово повідомити в податковий орган за місцем свого обліку про неможливість утримати ПДФО і про суму заборгованості колишнього співробітника.
Якщо говорити про зайво отриманих працівником відпускних, то при списанні такого боргу після закінчення терміну позовної давності не потрібно повідомляти про неутриманого ПДФО. Оскільки при оподаткування податком на прибуток податок утримується роботодавцем в загальному порядку.