Щоб правильно закрити відрядження і підтвердити витрати на неї, співробітник повинен здати в бухгалтерію всі необхідні документи. А саме:
- авансовий звіт та підтвердні документи до нього - підтверджують витрати працівника у відрядженні. До звіту співробітник повинен докласти проїзні квитки, рахунки за проживання, касові і товарні чеки, квитанції електронних терміналів (сліпи) і т. П .;
- ксерокопії закордонного паспорта - з відмітками про перетин кордону, якщо працівник перебував у відрядженні за кордоном.
Всі ці документи співробітник повинен принести протягом трьох днів після повернення з відрядження. Відраховувати треба робочі дні. Якщо співробітник повернувся з поїздки в вихідний день або в свято, то триденний термін вважайте з того дня, коли він вийшов на роботу. Цей термін поширюється як на внутрішні, так і на закордонні відрядження.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення податкових та юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
А що якщо співробітник принесе авансовий звіт та інші документи по відрядженню з запізненням? В такому випадку бухгалтерію, звичайно, ніхто не покарає. Кодексом РФ про адміністративні правопорушення не передбачено штрафи за подібне порушення.
Ситуація: порушує чи співробітник триденний термін для здачі авансового звіту в бухгалтерію, якщо відразу після закінчення відрядження він відправляється у відпустку?
Ні, не порушує.
У ряді випадку доведеться оформити додаткові документи:
- коли співробітник буде повертати невитрачені суми (або роботодавець буде утримувати їх із зарплати);
- якщо будете відшкодовувати співробітникові обгрунтований перевитрата. В останньому випадку оформите видатковий касовий ордер за формою № КО-2.
Авансовий звіт
Авансовий звіт оформляють в одному екземплярі. Частина авансового звіту заповнює сам відряджений співробітник, а частина - бухгалтер.
За якою формою заповнювати авансовий звіт, можна вирішити самостійно. Таке рішення стверджує керівник наказом до облікову політику. Це може бути:
На лицьовій стороні авансового звіту вкажіть:
- найменування організації (П. І. Б. підприємця);
- підрозділ;
- прізвище та ініціали співробітника, його посаду;
- призначення авансу - витрати на відрядження.
Відряджений заповнює зворотний бік авансового звіту. Він повинен вказати перелік документів, що підтверджують витрати, дати їх видачі, номера, вид (чек, квитанція тощо. П.) І витрачену суму. Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.
Ось основні вимоги, які пред'являють податкові інспектори до оформлення авансового звіту та додатків до нього:
Якщо співробітник їздив за кордон і аванс йому був виданий у валюті, то оформити документи треба по-особливому. В авансовому звіті потрібно додатково заповнити рядки і графи «в валюті». Всі валютні суми потрібно перерахувати в рублі за офіційним курсом Банку Росії на дату затвердження авансового звіту.
Наприклад, в авансовому звіті за формою № АТ-1, якщо аванс видавався в валюті, на лицьовій стороні повинен бути заповнений рядок 1а. Суму в ній вкажіть і в рублях і у валюті.
На зворотному боці теж треба заповнити з урахуванням зазначених вимог.
Крім того, всі документи (чеки, квитанції, квитки і т. П.), Що підтверджують витрати працівника за кордоном, повинні бути через підрядник переведені на російську мову. Це необхідно як для цілей бухобліку, так і для цілей оподаткування.
Якщо відряджені кілька співробітників
Ситуація: як діяти, якщо у відрядження відправлені кілька людей? Аванс виданий одному співробітнику.
Авансовий звіт можна оформити на одну людину. Пояснюється це наступним.
Якщо направляєте у відрядження кілька співробітників, але гроші видаєте одному з них, то слід призначити останнього відповідальним. Він і буде звітувати за відрядження.
Законодавство не забороняє видавати гроші на відрядження відповідальній особі. Таку форму видачі закріпіть наказом керівника. У ньому вкажіть обов'язок відповідального співробітника своєчасно оплачувати проїзд і послуги проживання в готелі.
Приклад оформлення відрядження на двох співробітників
Співробітники «Альфи» Ю.І. Колесов і А.І. Іванов спрямовані у відрядження в Саратов на три дні. Аванс на відрядження видано Іванову в розмірі 12 600 руб. Він був призначений відповідальним за відрядження. Він же купував квитки, вартість кожного - 1200 руб. Послуги з проживання оплатив Іванов за двох в сумі 6000 руб. і рахунок за готель був оформлений на нього (в одному рахунку два прізвища). У Колесова документів на проживання немає.
Після відрядження Іванов відзвітував за двох. До авансового звіту він доклав рахунок з готелю і квитки.
В авансовому звіті відображені такі статті витрат:
- витрати на проїзд - 2400 руб .;
- витрати на проживання - 6000 руб .;
- добові - 4200 руб.
Разом 12 600 руб.