У кого є право підпису
Почнемо з того, що і первинне житло, і рахунки-фактури підписують співробітники, які відповідальні за досконалу операцію - відвантажили товар, передали майно та інше. Просто складу таких працівників в тому і в іншому випадку може бути різний.
А ось рахунки-фактури за замовчуванням завжди підписують генеральний директор і головний бухгалтер компанії-продавця. Так визначено пунктом 6 статті 169 Податкового кодексу РФ. І лише при необхідності даний документ, що підтверджує відрахування ПДВ, можуть підписати інші уповноважені співробітники (якщо у них є право підпису).
Як же вам переконатися, що документи підписали працівники, яким компанія-постачальник дійсно надала права на це? Перш підкажемо, що генеральний директор може підписувати первинку або рахунок-фактуру за замовчуванням без будь-якого дозволу. Тобто щодо такого представника вимагати від постачальника будь-яких пояснень і додаткових підтверджень не знадобиться.
В інших же випадках, коли на бланку стоїть підпис не генерального директора, найкраще запитувати у постачальників копії документів, що підтверджують повноваження співробітників. Серед таких може бути довіреність на право підписувати документи, відповідний наказ керівника компанії або фрагмент облікової політики Підпис на документи можуть поставити працівники, які перераховані в цих паперах.
Більш того, підпис на документи можуть поставити люди, які не перебувають в штаті постачальника. Скажімо, стороння компанія, яка веде бухоблік. Ніяких заборон на цей рахунок бухгалтерське і податкове законодавство не містять. Головне, щоб постачальник надав вам папери, що підтверджують повноваження співробітників сторонньої компанії візувати первинку і рахунки-фактури і їх право підпису.
І ось ще що важливо. Зовсім не обов'язково, щоб і на первинному ринку, і на рахунках-фактурах були підписи одних і тих же представників продавця. Такої вимоги просто немає в бухгалтерському або податковому законодавстві. Тобто, наприклад, рахунок-фактуру може завізувати сам генеральний директор особисто, а ось в накладній за нього може розписатися вже хтось інший за дорученням, яка надає йому право підпису. Помилки тут не буде.
Коли варто просити контрагента переробити документи
На практиці ви можете зіткнутися з різними ситуаціями, коли з-за підписів в документах списувати витрати або приймати ПДВ до відрахування явно небезпечно. Ці ризиковані випадки ми перерахували нижче. Тут краще не ризикувати і попросити постачальника замінити документи.
Підкреслимо, що покупець однаково ризикує і коли документи постачальника підписали працівники, які не наділені такими повноваженнями, і коли на документах - факсиміле замість живої підпису.
Як домогтися від постачальників нових документів
Якщо ви попросите про зміни усно, не факт, що бухгалтерія контрагента відразу ж випише нові папери. Тому направте постачальнику лист з проханням якнайшвидше переробити первинні документи та рахунки-фактури. Не забудьте вказати, з якими податковими ризиками може зіткнутися ваша компанія, якщо документи залишаться в первісному вигляді.
Як побудувати роботу з постійними постачальниками
Напевно у вашій компанії є постійні постачальники, з якими доводиться часто обмінюватися первинними документами і рахунками-фактурами. Тоді можна убезпечити себе від проблем з підписами, закріпивши особливі умови в договорах з такими продавцями. Це потрібно для того, щоб не просити кожного разу у постачальників довіреності або накази з переліком співробітників, уповноважених підписувати первинні документи та рахунки-фактури.
Внесіть в договір пункт про те, хто буде від постачальника підписувати первинні документи та рахунки-фактури. Скажімо, рахунки-фактури візують тільки генеральний директор і головбух. А транспортні накладні - водії, комірник. Попросіть вашого контрагента прикласти до договору копію довіреності або наказу генерального директора, що встановлюють перелік співробітників. Відповідно підпис на документи може бути поставлена тільки ними.
Крім того, зафіксуйте в договорі обов'язок постачальника оперативно інформувати вас, коли перелік уповноважених співробітників змінюється. Наприклад, через те, що хтось із працівників компанії звільнився або змінив посаду. Ще передбачте чіткі терміни, коли постачальник зобов'язаний повідомляти вам про зміни права підпису.