Які документи зберігати обов'язково
Правила зберігання можна прописати у внутрішніх документах організації, наприклад в Положенні про архів.
Ситуація: протягом якого терміну організація зобов'язана зберігати бухгалтерські документи
Однозначної відповіді на це питання законодавство не містить.
Документи з грифом «комерційна таємниця» зберігайте в сейфах.
Решта документів зберігайте в спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Ситуація: чи можна зберігати документи в електронному вигляді
Таким чином, зберігати в електронному вигляді первинні документи, документи бухгалтерського та податкового обліку, оформлення організацією, податкові декларації (розрахунки) можна. Єдина умова - такі документи повинні бути завірені в належному порядку, тобто за допомогою електронного підпису.
Ситуація: де організація повинна зберігати бухгалтерські документи філії - в підрозділі або головному відділенні організації
Відповідь на це питання залежить від організаційно-правової форми організації.
Ситуація: чи повинна організація-правонаступник зберігати документи реорганізованої організації
Передача документів до архіву
Щоб передати бухгалтерські документи в архів, потрібно сформувати справи. Перед здачею на архівне зберігання справу потрібно оформити остаточно, а саме:
- скласти внутрішній опис;
- скласти лист-засвідчувач;
- підшити (переплести) справа;
- пронумерувати аркуші справи;
- оформити обкладинку справи.
Такий порядок передбачений пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденнойпріказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Ситуація: чи може організація передати в архів бухгалтерські документи, термін зберігання яких не перевищує 10 років
Ситуація: чи можна здати в архів електронні документи
Електронні документи організації здаються в архів тільки після того, як вони перестають використовуватися в оперативній роботі. В організації створюється експертна комісія, яка проводить відбір електронних документів на електронних носіях. При відборі електронних документів, які передаються на архівне зберігання, експертна комісія керується такими критеріями:
- значимість, повнота (завершеність) документів;
- автентичність (повнота і достовірність) документів;
- відсутність дублювання інформації в документах.
У бухобліку витрати організації на формування справ відобразіть на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати» або 44 «Витрати на продаж» (Інструкція до плану рахунків).
Якщо роботи по формуванню справ виконуються за цивільно-правовим договором, то нарахована винагорода відобразіть проводкою:
Дебет 26 (44) Кредит 76
- нараховано винагороду за цивільно-правовим договором за виконані роботи по формуванню справ.
Якщо роботи по формуванню справ виконує співробітник організації в рамках трудового договору, то нарахована винагорода відобразіть проводкою:
Дебет 26 (44) Кредит 70
- нарахована зарплата співробітника, зайнятого формуванням справ.
Оподаткування зазначених виплат здійснюється так само, як і за всіма іншими трудовими договорами.
Увага: відсутність (порушення порядку та строків зберігання) бухгалтерських документів є правопорушенням (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за яке передбачена податкова і адміністративна відповідальність.
Відсутність бухгалтерських документів (наприклад, з причини їх втрати) визнається грубим порушенням правил ведення обліку доходів і витрат. За нього передбачена податкова відповідальність.