Багатьом з нас доводиться бувати у відрядженнях. Напевно, хоча б раз в житті таке «щастя» випадає кожній людині. При цьому будь-який подібний захід пов'язано з таким поняттям, як відрядження. Для тих, хто не знає, так називають гроші, видані співробітнику на необхідні витрати. Природно, вручаються вони не безоплатно, а під розпис і після повернення з ділової поїздки, доводиться звітувати про здійснені витрати. Для цього існує такий документ, як «Уніфікована форма № АТ-1», яка простіше називають авансової відомістю. Як правильно заповнити авансовий звіт по відрядженню - бланк форми?
Розглянемо процес заповнення авансової відомості, розбивши її на кілька основних етапів.
Перш за все, потрібно внести в документ відомості, що стосуються організації, до якої входить відрядження. Це робиться на лицьовому боці аркуша, в самому верхньому рядку спеціального бланка. Туди ж необхідно вписати назву підприємства, а також дату складання документа. При цьому місце, відведене для номера, потрібно залишити вільним - його заповнення відноситься до завдань бухгалтерії. Трохи нижче вказують прізвище, ім'я та по батькові укладача, а також структурний підрозділ організації, за яким він рахується, і посаду, в якій він перебуває. Остання деталь - призначення авансу. Найчастіше використовують стандартні вирази, наприклад, «Господарські потреби», «Витрати на відрядження» і т.д.
Далі, слід переходити до отриманої суми. Для цього призначена ліва колонка форми. У ній вказують суму, яка була в розпорядженні відрядженого фахівця до отримання авансу. Це передбачено на той випадок, коли через свої посадових обов'язків співробітнику доводиться часто бувати в роз'їздах. Якщо ж до цього ніяких виплат отримано не було, то в графі проставляється цифра «0,00 руб.». Трохи нижче вказують суму, отриману в останній раз - вона то і є основним об'єктом звіту.
Іноді буває так, що сума виплачується співробітникові не за один раз, а в кілька траншів. Наприклад, основну частину йому вручають відразу, а потім проводять додатковий платіж на спеціальний банківський рахунок, або здійснюють поштовий переказ. У таких випадках кожну суму потрібно вказувати окремо.
У самому низу колонки розташована рядок «Разом отримано». Зрозуміло, що в ній вказується сумарний підсумок всіх виплат і перерахувань.
Наступний етап пов'язаний з витратами, а точніше, з їх підтвердженням. Адже бухгалтерія - наука точна, тому просто вказати суми та мети, на які вони були витрачені, недостатньо. Потрібно підтвердити це документально. Це робиться на зворотному боці авансового звіту, де є шість колонок, кожну з яких потрібно заповнити максимально повно і точно. Основна інформація, яка має бути присутня в цій частині звіту, це:
* Порядковий номер документа згідно составляемой відомості, тобто 1, 2 і т.д .;
* Дата отримання або підписання;
* Номер, вказаний на самому документі - вхідний чи;
* Найменування, наприклад, «квитанція», «товарний чек» і т.д .;
* Сума.
Коли в звіт буде внесена інформація по всіх наявних підтверджуючих документів, зазначені суми слід скласти, а результат записати в розташованій в самому низу рядку «Разом». Залишається тільки розписатися, а також розшифрувати підпис, написавши ім'я і прізвище. Ставити свої ініціали потрібно якомога вище, таким чином, щоб між останнім рядком з підсумковою сумою і розписом не залишалося вільного місця, куди можна було б вписати додаткові пункти.
Далі необхідно знову повернутися на лицьову сторону форми. Там є рядок «Витрачено». У ній необхідно вказати суму, яка вийшла під час підрахунку витрат, проведеному на попередньому етапі і зафіксованому на зворотному боці аркуша в рядку «Разом». Далі залишається тільки підрахувати кількість коштів, які мали залишитися. Зрозуміло, що для цього з «Разом отримано» віднімається «Витрачено». Результат обчислень вноситься в призначену для цього рядок.
Іноді виходить так, що витрати перевищують виділену на відрядження суму. Тоді результат виходить негативним і по ідеї, організація повинна буде відшкодувати працівникові витрати, які він оплачував з власної кишені. Але це, звичайно, тільки в тому випадку, якщо відряджений доведе не лише реальність цих витрат, але ще і їх необхідність.
Трохи нижче того місця, де вказана витрачена сума і залишок або перевитрата, необхідно уточнити кількість документів, що додаються. Нагадаємо, що всі вони перераховувалися на зворотному боці, при підрахунку витрат. Тут потрібно бути уважним, тому що не завжди кількість документів збігається з кількістю аркушів. Адже деякі фінансові документи можуть складатися з декількох сторінок. Тому потрібно вказати відразу два параметра - скільки є документів і скільки вони займають листів.
Решта рядків повинні залишитися порожніми, їх будуть заповнювати в бухгалтерії, куди здається готовий авансовий звіт. Обов'язковий нюанс - здаючи звіт, потрібно вимагати розписку. Це необхідно для того, щоб при виникненні будь-яких непорозумінь мати на руках доказ своєї чесності.