Канцелярські товари - дрібниця, але при роботі з ними бухгалтер нерідко припускається помилок. Як враховувати «канцелярка», не допускаючи помилок, адже навіть чиновники сперечаються між собою, як правильно відобразити в обліку, наприклад, Тоннер для картрижд принтера.
Як свідчить пункт 49 Методичних вказівок по обліку МПЗ, приймання та оприбуткування канцелярських товарів оформляють прибутковим ордером за формою № М-4. Облік руху матеріалів на складі по кожному сорту, виду і розміру ведеться в Картці обліку матеріалів (форма № М-17), що заповнюється на кожен номенклатурний номер. Записи в картці ведуться матеріально відповідальною особою на підставі первинних прибутково-видаткових документів в день здійснення операції.
Канцелярські товари приймаються до обліку в якості матеріально-виробничих запасів (далі - МПЗ) за фактичною собівартістю, яка дорівнює сумі фактичних витрат на їх придбання (за винятком ПДВ) (подп.2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Облік МПЗ») .
Оплата за канцтовари може бути здійснена як безготівковим шляхом, так і за готівковий розрахунок, в тому числі в роздрібних магазинах. У зв'язку з цим у підприємств виникає питання: чи можливо прийняти до відрахування суми «вхідного» ПДВ, якщо «канцелярка» купувалася підзвітною особою в магазині, а підтверджує угоду документом є касовий чек з виділеної окремим рядком сумою ПДВ?
Олівці і ручки - в утиль
- лімітно-забірна карта (типова міжгалузева форма № М-8),
- вимога-накладна (типова міжгалузева форма № М-11),
- накладна (типова міжгалузева форма № М-15).
Часто витрати на заправку картриджа враховуються бухгалтерами в складі витрат на «канцелярка». Однак в листах Мінфіну РФ ці витрати пропонується враховувати в складі матеріальних витрат на підставі пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.
У бухгалтерському обліку списання МПЗ у витрати здійснюється одним з методів, передбачених пунктом 16 ПБО 5/01: за собівартістю кожної одиниці, по середній собівартості, за собівартістю перших за часом придбання матеріально-виробничих запасів (спосіб ФІФО). Вибір застосовуваного методу відбивається в обліковій політиці для цілей бухгалтерського обліку (п. 73 Методичних вказівок).
Якщо придбані активи використовуються для виробничих цілей, то їх вартість відноситься до витрат по звичайних видах діяльності (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Витрати організації») і враховується на рахунках обліку витрат (20, 23, 25, 26, 44). Зізнаються дані витрати в бухгалтерському обліку в тому звітному періоді, в якому вони мали місце (п. 16, 17, 18 ПБО 10/99).
При розрахунку податку на прибуток вартість канцтоварів враховується в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Бухгалтер зробить в обліку такі записи:
Дебет 10.9 Кредит 60