Трудова книжка є важливим документом, за допомогою якого працівник може надати відомості про всі організаціях, в яких він працював, і про займаних їм посадах, не звертаючись до запитів в офіційні органи. Але нерідко виникають ситуації, в яких трудова книжка може бути загублена. Залежно від того, з чиєї вини сталася втрата документа, різниться порядок його відновлення.
Втрата трудової книжки з вини працівника
У тому випадку, якщо працівник втратив свою трудову книжку сам, на нього покладається обов'язок по її відновленню. Для створення дубліката документа, що містить всі відомості про колишніх місцях роботи громадянина, необхідно зібрати інформацію про трудовий стаж. Для цього буде потрібно послати офіційні запити в усі організації, в яких коли-небудь працював працівник. Такі відомості зберігаються в архівах підприємств протягом тривалого часу, тому відновлення інформації не складе труднощів.
У тому випадку, якщо зберігається на підприємстві архів з яких-небудь причин був знищений (наприклад, згорів), або самої організації вже не існує, відновлювати інформацію доведеться за допомогою державних органів. Для цього можна звернутися до Пенсійного фонду РФ, до Державного архіву або до суду.
Найбільш простим способом відновлення відомостей є звернення до Пенсійного фонду. Однак за допомогою цього органу можна отримати інформацію про порівняно невеликому періоді трудової діяльності громадянина, тому що обов'язковий персоніфікований облік всіх трудящих осіб введений порівняно недавно. Запит в ПФР можна подати особисто або поштою. Протягом десяти днів з моменту звернення заявника буде видана довідка із зазначенням місць його роботи і тривалості трудової діяльності на кожному з них. Дана послуга надається абсолютно безкоштовно.
Для отримання більш повної інформації громадянин може звернутися в територіальне відділення Державного архіву. Ця процедура займе набагато більше часу, ніж формування запиту до Пенсійного фонду, проте отримані відомості будуть містити набагато більше інформації про трудову діяльність заявника.
Відновлення відомостей в судовому порядку дозволить спиратися не тільки на дані, отримані з державних органів (варто відзначити, що всі запити в них суд зробить самостійно), але і на показання свідків, наприклад, підтвердження особами, які є колишніми колегами позивача, факту його роботи в певної організації.
Втрата трудової книжки з вини роботодавця
У тому випадку, якщо документ був загублений з його вини, працівникові потрібно скласти заяву про відновлення трудової книжки (видачу дубліката) через її втрати. Протягом 15 днів з моменту отримання такої заяви роботодавець зобов'язаний видати дублікат документа заявнику. У ньому повинні бути вказані відомості про всі робочих місцях працівника, на яких він працював з моменту оформлення трудової книжки. Однак обов'язок зі збору документів, що підтверджують трудову діяльність громадянина, і в цьому випадку лягає на власника трудової книжки.
Роботодавець, який втратив трудову книжку співробітника з власної недбалості, а не внаслідок дії обставин непереборної сили (повеней, пожеж і т.п.), може бути притягнутий до адміністративної відповідальності, що виражається у вигляді штрафу. Для індивідуальних підприємців розмір такого штрафу варіюється від 1 000 до 5 000 рублів, а для юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 рублів.
Отже, втрата трудової книжки з чиєї б то не було вини, подія неприємне, але зовсім не трагічне. Власник документа може відновити всі зазначені в ній відомості незалежно від існування всіх компаній, в яких він працював протягом своєї трудової діяльності. Процедура складання запитів в державні органи, очікування документів, що підтверджують факт роботи заявника в конкретній організації і створення на їх підставі дубліката трудової книжки займе чимало часу і сил, але в кінцевому рахунку на руках у працівника виявиться документ, що володіє тією ж юридичну чинність, що і оригінал.