У будь-якій сучасній організації ведеться облік і своєчасна обробка вхідної кореспонденції. Для цих цілей на підприємствах заводять спеціальний журнал, в який заносять відомості про всіх вступників листах та інших документах. Як правильно вести такий журнал, розповідається в даній статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- що таке журнал вхідної кореспонденції;
- яке призначення журналу реєстрації вхідної кореспонденції;
- як вести журнал обліку вхідної кореспонденції. Зразок.
Деякі сучасні підприємства ввели у себе систему електронного документообігу. Однак програмне
Журнал вхідної кореспонденції
Журналом вхідної кореспонденції називається спеціальна зошит, в якій фіксується факт надходження кореспонденції і наводиться інформація про її подальшому розподілі по організації. Зошит може мати звичайну паперову форму або електронну. Право вибору способу ведення журналу залишається за керівництвом компанії. Електронні журнали дають більше можливостей для систематизації і пошуку інформації, в зв'язку з чим вони стали набувати все більшого поширення.
Реєстрація вхідної кореспонденції проводиться в день її надходження до канцелярії або секретаріат організації. Книга обліку вхідної кореспонденції служить для полегшення і формалізації процесу реєстрації вступників листів.
Основними функціями даної книги є:
- Реєстрація, облік і подальша обробка кореспонденцію, що надходить;
- Оперативна реакція на вимоги керівництва;
- Здійснення контролю за роботою з листами співробітникам організації;
- Видача довідок по вхідної документації.
Залежно від форми організації діловодства на підприємстві веденням журналу займається або секретар, або спеціальний працівник канцелярії. Бувають ситуації, коли в організації немає зазначених співробітників, тоді урахуванням вхідної кореспонденції повинен займатися спеціально призначений керівником працівник.
Іноді вважають, журналу обліку вхідної кореспонденції повинен відповідати якогось єдиного зразку або шаблоном. Насправді, це не так. Ні законодавством, ні ГОСТом не передбачено стандартної форми ведення цієї книги. Керівництво організації може включати в даний вид обліку будь-які додаткові графи.
Читайте по темі в електронному журналі
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
Традиційний паперовий журнал реєстрації вхідної кореспонденції виглядає як виготовлена в друкарні книга формату А4. Сторінки книги мають вигляд таблиці. Журнал такої форми зручний тим, що завжди залишається можливість вписати в нього додаткові графи, які керівництво вважатиме за потрібне, враховуючи потреби свого діловодства,
Дані про вхідний листі вносяться або з лівого, або з правого боку сторінки. Можна використовувати блакитні, сині, фіолетові і чорні чорнило. Використання гелевих ручок не рекомендовано, оскільки вони не забезпечують збереження інформації. Краще використовувати звичайну кулькову ручку.
Сформована практика переконливо доводить, що паперова форма книги є найбільш зручною у використанні і надійної в зберіганні. Єдиний недолік - відсутність пошуку по книзі і сортування по заданих параметрах. Для дрібних і середніх підприємств цей недолік не є великою проблемою, а більші організації переходять на електронну форму ведення.
Що являє собою електронний журнал обліку вхідної кореспонденції? По суті, це просто окремий файл формату Microsoft Excel або Word в формі таблиці, що містить всі ті ж графи, що і паперовий варіант. Існують готові електронні шаблони, доступні для скачування.
Переваг можна знайти безліч, але є і недоліки і небезпеки. По-перше, це ризик втрати даних в результаті комп'ютерного збою і вірусних атак. По-друге, це можливість спотворення даних і несанкціонованого доступу. По-третє, це необхідність подолати опір співробітників старшого покоління, які не бажають переходити на електронні системи обробки вхідної інформації. Всі перераховані вище причини і маса інших, неназваних, обумовлюють той факт, що багато підприємств зберігають паперову систему реєстрації вхідної кореспонденції.
Журнал обліку вхідної кореспонденції: зразок
Яку б форму ведення журналу ви не вибрали, він повинен містити кілька обов'язкових граф, без яких його наявність стає безглуздим.
Отже, до основних графам відносяться:
Кореспондент, тобто відправник;
Керівник організації або підрозділу може додати в книгу будь-яку кількість додаткових граф. Найбільш поширеними з них є графи "Відмітка про виконання" і "Резолюція". Остання ставиться керівником організації на вхідному документі і містить вказівку, що потрібно зробити з ним надалі. Потім ця резолюція переписується в книгу.
Додатковими графами можуть також стати інформація про кількість аркушів в документі, спосіб його доставки і будь-яку кількість приміток.
Зразок заповнення журналу наведено нижче:
До того як ви почнете вносити в книгу інформацію про вхідної кореспонденції, вам потрібно правильно оформити сам цей документ. На титульному аркуші слід вказати назву організації та дату його створення. Далі, на наступних сторінках, потрібно розмістити інформацію про співробітників, які несуть відповідальність за ведення обліку. Інформація містить такі відомості: прізвище, ім'я, отечество, займана посада, період роботи, особистий підпис.
Слід мати на увазі, що сама реєстрація вхідної кореспонденції повинна початися тільки з четвертої сторінки книги. Зрозуміло, що даний документ слід пронумерувати ще до початку роботи з ним. Нумерація наскрізна, починається щороку. На кожний календарний рік не має сенсу заводити новий документ, можна продовжувати робити записи в старому. Після закриття книги її зберігають не більше п'яти років. Документ не прошивають.
Книга реєстрації вхідної документації не є документом суворої звітності. Єдине, що потрібно зробити - в день її створення, книгу потрібно зареєструвати та присвоїти їй реєстраційний номер. Як вже зазначалося вище, кількість стовпців в книзі, а також їх назви ніяк не регламентується законодавством. Це визначається самим керівництвом відповідно до специфіки та традицією діловодства в кожній конкретній організації.