Необхідно закріпити наступне правило при заповненні журналу: кожен знятий Z-звіт - це окремий запис в журнал. Відповідно, якщо за зміну знято понад одного Z-звіту, кількість записів в журналі відповідає кількості цих звітів. Відповідно, можуть з'явитися записи з однаковими датами, що не є порушенням ні типових правил експлуатації ККТ, ні закону про застосування ККТ.
У журналі слід звернути увагу на такі графи:
- ст.1 - дата зняття звіту (закриття зміни);
- ст.3 - ПІБ касира;
- ст.4 - номер Z-звіту (закриття зміни);
- ст.6 - свідчення головного підсумовує грошового лічильника на початок зміни;
- ст.9 - свідчення головного підсумовує грошового лічильника на кінець зміни;
- ст.10 - сума виручки за день, згідно з показаннями відповідного лічильника. Визначається як різниця між графами 9 і 6;
- ст.11 - сума готівкових коштів - виручка;
- ст.14 - загальна сума зданих касиром грошових коштів на кінець зміни за поточну зміну;
- ст.15 - відображається сума грошей, повернена покупцям (клієнтам) по невикористаних (в тому числі помилково пробитих чеках);
- ст.16, 17, 18 - підписи відповідних посадових осіб організації.
Опишемо докладніше сенс деяких «сумнівних» граф:
Графи 4 або 5 (відмінність між цими графами складно зрозуміти навіть фахівцеві), містять номі Z-звіту, який обов'язково друкується на самому звіті і має наскрізну нумерацію від 1 і далі. Кожен запис «рядок» в журналі відповідає своїм номером Z-звіту. Пропуски між номерами теоретично можуть виникнути в разі певних несправностей ККМ, які спричинили зміни показань цього лічильника, що супроводжується обов'язково технічним висновком і актом про зміну показань лічильників з боку ЦСО.
Перерахуємо безліч визначень цього лічильника, з якими ви можете зіткнутися:
- номер змінного гасіння
- номер закриття зміни
- лічильник реєструє кількість перекладів на лічильниках на нулі
- і т.п.
Графи 6 і 9 враховують один і той же лічильник ККМ. Зрозуміло, що показання лічильника на кінець зміни (після зняття Z-звіту) завжди збігаються з показаннями цього ж лічильника на початок наступної зміни. Відмінності в запису цих граф можуть з'явитися тільки в разі виникнення якихось несправностей ККМ спричинили зміни свідчення самого підсумовує лічильника. Однак такі зміни, в будь-якому випадку повинні бути зафіксовані фахівцем ЦТО. Це - технічний висновок і акт про зміну показань лічильників. Тому саме переписування граф може здатися дурним, але при цьому є загальноприйнятим правилом. Показання ж самого підсумовує лічильника можна знайти безпосередньо на Z-звіті. Називається цей лічильник по-різному для різних ККМ, наприклад:
- головний суммирующий грошовий лічильник;
- і т.п.
Графа 10 містить свідчення відповідного лічильника ККМ (наводиться на X і Z звітах) реєструючого суму продажів за поточну зміну. Він теж може називатися по-різному:
Свідчення цієї лічильника зазвичай відповідають реальній готівкової виручки підприємства за конкретною ККМ. Однак, якщо ви приймаєте «безготівкові» платежі, здійснюєте повернення грошових коштів покупцям, а так само в деяких інших ситуаціях - вам буде потрібно використовувати графи 11 і 15.
Розглянемо випадок з поверненням коштів покупцям (див. Порядок оформлення повернень). Якщо ви зареєстрували по ККМ чек (и) повернень, то виникає необхідність відобразити цей факт в журналі касира-операціоніста. Для цього буде правильним заповнити графу 11 - сума фактичної готівкової грошової виручки і графу 15 - сума повернень. Треба відзначити, що відмінності між графами 10 і 11 можуть виникнути в декількох випадках:
- у випадку з урахуванням безготівкової оплати (кредитні карти і т.п.)
- в разі застосування деяких ККМ «старого зразка» - дозволених до застосування до закінчення термінів їх амортизації (сума повернень не завжди віднімається з показання лічильника змінного підсумку)
- в разі помилково пробитих чеків.
У журналі під порядковим номером робиться запис:
У графі №1 - вказується поточна дата.
У графі №2 - номер відділу (секції). Це необхідно в тому випадку, якщо ККТ обслуговує декілька торгових сек-цій, і організація веде по ним окремий облік виручки.
У графі №3 - прізвище, ім'я, по батькові касира - операціоніста.
У графі №4 - номер гасіння.
У графі №5 - вказується номер
- ст.1 - дата зняття звіту;
- ст.3 - ПІБ касира, ст.4 - номер Z-звіту
Z-звіту, відповідний поточної дати.
У графі №6 - показання лічильника "Гросс разом" на початок дня. Цю суму ККТ вказує в Z-звіті, і свідчення на початок дня - це ті ж свідчення, що і на вечір попереднього дня.
У графах №7 і №8 - відповідно підписи касира-операціоніста та адміністратора (старшого касира).
У графі №9 - показання лічильника "Гросс разом" на кінець дня. Якщо ККТ не вказує в Z-звіті показання лічильника "Гросс разом", то його можна записати шляхом підсумовування граф №6 і №10.
У графі №10 - сума виручки за день, згідно з показаннями лічильника. Визначається як різниця між графами №9 і №6.
У графі №11 - суму готівкових коштів (виручку).
У графах №12 і №13 - відповідно: кількість платіжних документів (банківських чеків і т.п. якщо вони прий-маються організацією) і загальну суму оплачену цими документами. Якщо цього не відбувалося, то необхідно поставити прочерки.
У графі №14 - зазначається загальна сума виручки (№11 + №13).
У графі №15 - відображається сума грошей, повернена покупцям (клієнтам) по невикористаних (в тому числі помилково пробитих чеках).
Увага! Повертати гроші з грошового ящика ККТ можна тільки за чеками, пробитим в цей день. До чеками повинен додаватися акт за ф. КМ-3.
У графах №16, №17 та №18 - підписи відповідних посадових осіб організації.
Генеральний директор ТОВ ЦСО «Матриця» Базалева М.Ю.
Як вести журнал касира-операціоніста (форма км-4)
У цьому розділі ми опишемо простою мовою як заповнювати журнал касира-операціоніста, спираючи скоріше на розуміння наших дій.
Порядок заповнення журналу касира-операціоніста (форма № км-4)
Всі записи в Журналі проводяться в хронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою без помарок. При внесенні в Журнал виправлень.
Журнал касира - операціоніста. Форма км заповнення
Слово «зміна» в цій графі означає, що якщо за одну дату у вас працювало дві зміни і два різних касира ви можете (не обов'язково.
Порядок ведення Журналу касира - операціоніста (за формою км-4) Доводимо.
Журнал застосовується для обліку операцій по приходу і витраті готівки (виручки) по кожній контрольно-касовій машині організації.
В ИФНС России по Ленінському району м Володимира
Реєстраційна картка, журнал касира-операціоніста, паспорт (формуляр) на ККТ додаються
Порядок заповнення журналу касира-операціоніста
Журнал заповнюється щодня касиром, що закриває зміну, на підставі фіскальних звітів (добовий звіт з гасінням)
Порядок ведення Журналу касира - операціоніста (за формою км-4)
Журнал застосовується для обліку операцій по приходу і витраті готівки (виручки) по кожній контрольно-касовій машині організації.
Порядок заповнення журналу касира-операціоніста
Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті) на кінець робочого дня (зміни)