Розмір архіву з книгою Як розібратися зі справами = 749.15 KB
Як розібратися зі справами
вступ
Ласкаво просимо на золоті копальні стратегій, спрямованих на те, щоб навчитися отримувати більше енергії, навчитися розслаблятися і виконувати більше справ, докладаючи для цього менше зусиль. Якщо ви, як і я, любите щоб справи були зроблені і виконуєте їх добре, але ще і хочете не втратити смак до життя, що здається зовсім вже неймовірним і навіть взагалі неможливим при таких обсягах роботи. Не треба ставити ультиматум «або-або». Це дійсно можливо - відмінно справлятися з роботою і жити в своє задоволення в вашому звичайному, буденному світі.
Я вважаю, що ефективність - це добре. Можливо, те, що ви робите важливо, цікаво чи корисно, а можливо, це просто так або інакше треба зробити. У першому випадку ви хочете отримати максимально можливу віддачу за вкладений час і сили. У другому - хочете перейти до інших справ так скоро, як тільки це стане можливим, не залишаючи набридаючі хвостів.
І чим би ви не займалися, вам швидше за все комфортніше було б перебувати в розслабленому стані, впевненим в тому, що щоб ви не робили в даний момент, це саме те, що варто робити. Чи п'єте ви пиво з колегами після роботи, або встали серед ночі, щоб помилуватися на свого сплячу дитину, чи відповідаєте на лист або перекинулися кількома словами за життя з потенційним клієнтом після ділової зустрічі - це саме те, що вам слід робити.
Головна мета написання цієї книги - навчити вас бути максимально ефективним і розслабленим, хочете ви цього чи ж вам це необхідно.
Я довгий час, як можливо, і ви, шукав відповіді на питання що робити, коли робити і як робити. І після більш ніж двадцятирічних досліджень і застосувань нових і нових методів особистої та організаційної ефективності, через роки досліджень і дослідів на собі, я можу стверджувати, що не існує жодного універсального вирішення проблеми. Немає такого програмного забезпечення, суперского персонального планувальника або персонального постановника задач і цілей, який організовує ваш день, вашу тиждень і все ваше життя. Більш того, як тільки ви піднімете вашу ефективність на рівень вище, вам відкриється новий горизонт творчих цілей, для досягнення яких вже не можна буде скористатися якоюсь простою формулою.
Якщо не існує однозначних рецептів поліпшення особистої організації та ефективності, то існують рецепти, щоб цього поліпшенню посприяти. Рік від року в ході роботи над собою, я знаходив все більше і більше значимі речі, на яких варто було зосередитися, речі, яких варто було побоюватися і справи, які варто було робити. Я також відкрив прості процеси, які кожен з нас міг би навчитися використовувати і які сильно поліпшать нашу можливість активно і конструктивно використовувати реалії сьогоднішнього дня.
Результат - компіляція більш ніж двох десятиліть відкриттів навколо особистої продуктивності - гід по максимізації результатів роботи і мінімізації витрачених на неї сил, і все це в світі, де обсяг робіт неухильно зростає, а завдання раз від разу все туманніше. Я провів багато годин поруч з людьми на їх робочому місці, допомагаючи їм організувати їх робочий процес. Методи, які я відкрив, виявилися дійсно ефективними у всіх типах компаній, на будь-якому рівні робіт, у всіх культурах і стали в нагоді навіть для дому та школи. Після двадцяти років тренувань деяких всесвітньо відомих професіоналів своєї справи, я достеменно дізнався, що світу дійсно не вистачає цих методів.
Менеджери хотіли б прищепити собі і своїм підлеглим в якості основного стандарту формулу «виконати, у що б то не стало». Вони, як і я, знають, що за зачиненими дверима, після закінчення робочого дня залишаються без відповіді дзвінки, неперепорученние завдання, необроблені бріфи з ділових зустрічей і переговорів, невиконані особисті обов'язки і дюжина листів, за які навіть не бралися. Більшість з цих бізнесменів цілком успішні тому, що кризи, які їм доводиться долати і можливості, які відкриваються перед ними, набагато масштабніше, ніж проблеми, які вони пускають на самоплив або ж створюють самі в своїх офісах і в своїх портфелях. Але: нам дано - ритм бізнесу та життя сьогодні, як їх врівноважити - це ще питання.
З одного боку, нам потрібні перевірені прийоми, які допоможуть людям зосередити всю свою енергію, не дозволяючи їй витікати на незначні відволікаючі фактори. З іншого - необхідно створити таку робочу атмосферу, в якій найбільш завантажені працівники будуть надійно захищені від стресів. Потрібен позитивний стиль роботи, такої, який би притягав і утримував в компанії найкращих і найвидатніших фахівців. Така інформація цінується в організаціях на вагу золота. Потрібна вона і в школі, де наших дітей як і раніше не вчать працювати з інформацією, орієнтуватися на результат і які дії слід зробити, щоб його досягти. І кожному з нас окремо - вона теж дуже до речі - ми могли б навчитися в повній мірі використовувати надані нам можливості, щоб самовдосконалюватися і приносити користь.
Влада, простота і ефективність, про які я говорю в книзі найкраще проявляються в досвіді, що отримується в реальному часі і в реальному світі. Книга націлена на те, щоб структурувати динамічний мистецтво організації робочого процесу і особистої продуктивності. Я організував інформацію таким чином, щоб, з одного боку, надати вам надихаючий огляд, а з іншого, дати можливість відразу ж відчути результати. Книга розділена на три частини. Перша частина описує всю гру, містить короткий огляд системи та пояснення її унікальності і представляє основні методології в найзагальніших рисах. Друга частина оповідає про те, як використовувати систему. Це ваші тренування: крок за кроком, потихеньку-помаленьку ви навчитеся застосовувати моделі. Третя частина бере ще вище - вона описує більш суттєві і значні результати, які ви зможете досягти, якщо зробите ці методології і моделі невід'ємною частиною вашої роботи і вашого життя.
Я рекомендую вам діяти за принципом «з місця в кар'єр» - тестируйте матеріал на собі, не просто повірте, а й перевірте, що ці методи не тільки можна, а й потрібно використовувати особисто вам. І ще - я хочу, щоб ви зрозуміли, що все, що я пропоную - це дійсно просто. Це не вимагає ніяких особливих навичок, адже ви вже вмієте концентруватися, записувати справи, приймати рішення про результати і діях, переглядати позиції і робити вибір. Ви побачите, що багато з того, що ви робили інстинктивно і інтуїтивно, правильно, і я дам вам можливість підняти ці вміння на новий рівень ефективності. Я хочу переконати вас зібрати все це воєдино і прийняти в якості нової моделі поведінки, яка і стане для вас маяком.
На сторінках книги я нерідко апелюю до моїх тренувань і семінарів. В останні двадцять років я працював як консультант з менеджменту, працював як поодинці, так і в невеликій команді. Моя робота полягала в тому, щоб проводити закриті тренінги по продуктивності і вести семінари, присвячені методам, представленим тут. Я і мої колеги тренували більше тисячі людей в приватному порядку, сотні тисяч професіоналів і провели кілька сотень семінарів - це той досвід, з якого я буду брати приклади. Обіцянка була вірно сформульовано одним моїм клієнтом. Він писав: «Я почав застосовувати методи з цієї програми і це врятувало моє життя, коли ж я зробив їх своєю звичкою - це змінило моє життя. Це вакцина проти щоденної сутички «не на життя, а на смерть», коли «проект закінчити треба було ще вчора» і протиотруту від дисбалансу, який багато людей самі собі створюють ».
Частина перша. Мистецтво виконувати завдання
Глава 1. Нові методи для нового життя
Ситуація, коли над людиною висить величезний список завдань і при цьому він примудряється зберігати свіжу голову, позитивне почуття спокійного контролю і працювати продуктивно, цілком реальна. Це чудовий спосіб жити і працювати, досягаючи високого рівня ефективності. Останнім часом це стає стилем роботи, який потрібно від успішних фахівців високого класу. Ви вже знаєте, що і як необхідно робити, щоб цього рівня досягти. Однак якщо ви ставитеся до більшості, вам необхідно застосувати ці знання в більш стислі терміни і чітким систематизованим способом так, щоб ви могли досягти вершини замість того, щоб борсатися десь у самих низів. Незважаючи на те, що метод і технології, які описані в книзі ґрунтуються на здоровому глузді і призначені для практичного застосування, більшість людей все ж схильні до загальним робочим звичкам, які варто змінити перш, ніж приступати до застосування системи. Необхідно внести невеликі корективи в ваш спосіб прояснювати і організовувати завдання, які займають вашу увагу.
Занепокоєння викликано нестачею організації, підготовки та дій.
Девід
Всі методи, представлені тут, засновані на двох ключових цілях:
1. Зібрати всі справи, які треба зробити зараз, пізніше, коли-небудь, великі, дрібні або супутні в логічну систему, але тільки не в голові.
2. Змусити себе прийняти остаточні рішення з приводу всього. Тобто ви повинні завжди мати план і точно знати, що треба робити далі - і ви зможете в будь-який момент виконати це завдання або ж переглянути її.
Ця книга містить перевірений метод для професійної організації робочого процесу. Тут описані надійні інструменти, трюки, техніки і хитрості. Як ви самі згодом побачите, все принципи і методи застосовні до всього, що ви робите, як у повсякденному житті, так і на роботі. Як і багато ваші попередники, ви також можете використовувати все, що я описую, як безперервний динамічний стиль у вашій роботі і в вашому світі. Або, знову ж таки, як і багато, ви можете просто використовувати це для повернення в режим більш жорсткого контролю, коли ви відчуваєте, що це вам необхідно.
Проблема: нові вимоги породжують брак ресурсів.
Час - це такий механізм, який не дає всім подіям відбуватися одночасно.
Втім, останнім часом цей механізм, здається, зламався ...
Сьогодні ж більшість з нас не знає реальних кордонів наших проектів. У більшості моїх знайомих по крайней мере, по півдюжини завдань знаходяться в «підвішеному стані» одноразово, тобто вони повинні виконати до півдюжини завдань «прямо зараз». Але навіть якщо б вони все своє життя намагалися їх виконати, їм не вдалося б досягти блискучого результату. Можливо, ви теж зіткнулися з подібною проблемою. Наскільки плідною потенційно може бути конференція? Наскільки ефективною буде тренінгова програма? Яке надихаюче вплив матиме есе, яке ви пишіть зараз? Як промотівіровать збори персоналу? Наскільки функціональна буде реорганізація? І останнє запитання: скільки саме значимої інформації повинно бути надано, щоб виконати проект найкращим чином? Відповіді: велика кількість; легко доступний або хоча б потенційно відповідний; через Інтернет.
Майже кожен проект може бути виконаний краще, і доступність інформації цьому дуже сприяє.
Ми ніколи не можемо підготуватися до нового.
Ми повинні пристосовуватися, а кожне пристосування - це випробування ... ми проходимо тест, ми повинні доводити щось самі собі.
Треба мати підконтрольний упевненістю в собі, щоб прийняти зміни без коливань.
Ерік Хоффер
Отже, все це вельми туманно - в чому ж полягає наша робота, або які емоційні, розумові та фізичні вкладення можуть бути виправдані? Ми пропускаємо дуже багато інформації, зав'язуємо незліченна безліч контактів і породжуємо приблизно такий же гігантський купу ідей і всякого роду угод з самим собою та іншими. Але ж ми не так-то добре підковані, щоб возитися з усіма цими внутрішніми і зовнішніми суперечками.
Якщо ви вільні вирішувати, який крок зробити, то на вас ще й лежить відповідальність за те, щоб цей крок був вірним.
Старих методів і навичок недостатньо.
Ні наше класичну освіту, ні традиційний тайм-менеджмент, ні достаток інструментів самоорганізації, таких як органайзер, Microsoft Outlook або нагадування в Palm'е, не відповідають вимогам часу. Якщо ви пробували використовувати щось з перерахованого вище, то ви, мабуть, переконалися, все це абсолютно не годяться для нинішніх швидкостей, складнощів і перманентних змін пріоритетів в тому, чим ви займаєтеся. Сьогодні, коли життя б'є ключем, і, в основному, по голові, здатність бути успішним вимагає нових способів мислення - не вистачає нових методів, технологій і навичок роботи, щоб допомогти нам заволодіти світом.
Вітру і води завжди допомагають вмілим капітанам.
Едвард Гібон
Обіцянка: «Готове стан» майстра східних єдиноборств.
Уявіть на секунду, що було б, якщо ваша самоорганізація дійсно б перебувала під постійним контролем. Що, якби ви дійсно могли приділити 100% увагу тому, що виконуєте в даний момент, без відволікань?
І це можливо. Володіти ситуацією, залишатися спокійним і розслабленим і виконувати значимі справи з мінімальними зусиллями - все це реально. Ваша здатність тримати ситуацію під контролем прямо пропорційна вашій здатності розслаблятися.
Ви можете дізнатися на собі те, що майстри східних єдиноборств називають «свідомість, кристально чисте, як вода», а атлети-чемпіони - «зоною», всередині складного світу, в який ми всі залучені. Насправді, все ви відчували цей стан час від часу.
У житті всьому вдається приділити дуже мало уваги: будь то миття вікон або написання шедевра ...
Надя Буланжер
Це процес роботи, виконання та існування, коли свідомість ясно і відбуваються тільки конструктивні речі. Цей стан може досягти кожен, кожен, кому необхідно працювати ефективно в складних умовах життя в двадцятому столітті. Незабаром цей стан стане звичайним вимогою для професіоналів, які хочуть дотримуватися балансу і отримувати суттєві позитивні результати роботи.
Весляр світового класу, Крейг Ламберт описав відчуття кристально чистого свідомості:
У веслярів є своя назва стану у відсутності будь-якого опору: природний хід ... Згадайте дитячий захват від гойдання на гойдалці у дворі: легкість русі, імпульс, що приходить від самих гойдалок. Гойдалки несуть нас: ми не докладаємо до цього жодних зусиль. Ми качаємо ногами, щоб злетіти вище, але гравітація виконує основну роботу за нас. Ми докладаємо не так вже й багато зусиль, основна робота виконується сама собою. Човен несе вас - вона ніби хоче рухатися швидше. Наше завдання - працювати з човном в парі - перестати, нарешті, зупиняти її, силкуючись розігнатися своїми силами. Будете намагатися занадто сильно - це сповільнить човен. Спроби стають прагненням, а прагнення дискредитує саме себе. Кар'єристи (Social Climbers) силкуються стати аристократами. Але аристократи-то нічого вже не намагаються - вони вже аристократи. Також і природний хід - все відбувається само собою.
Якщо ваша свідомість порожньо, воно в будь-яку хвилину готовий прийняти що завгодно, воно відкрито для всього.
Сбанрі Судзукі
Чи можете ви прийти в своє «стан продуктивної роботи», коли це необхідно?
Згадайте, коли ви в останній раз продуктивно попрацювали. Швидше за все, у вас було відчуття, що ви контролюєте ситуацію, на вас не тиснули, ви були зосереджені на тому, що ви робили, час, здавалося, пролетіло миттєво (може, це був час обіду?), І ви відчували, що істотно наблизилися до бажаного результату. Хотіли б Ви це повторити? А якщо ви відчуваєте себе зовсім, ну зовсім не так - відчуваєте, що втратили контроль над ситуацією, вас вибило з колії, увага розсіяна, вам нудно - можете ви повернутися в цей стан? Саме тепер все, що змушує вас бурхливо реагувати або реагувати мляво може взяти над вами верх. І воно це часто робить.
Є тільки одне, що ми можемо зробити, і найщасливіші люди ті, хто можуть робити це, використовуючи всі свої здібності. Ми можемо повністю бути присутнім. Ми можемо бути цілком тут. Ми можемо. приділити всю свою увагу можливості, яка перед нами.