Якщо є інформаційна система (з питання абсолютно не ясно яка), в яку вводяться відомості про договори і навіть до картки ( «вхідний» формі) документа приєднуються файли зі скан-копіями, то найкраще зберегти такий порядок, при якому виконавець, який здійснює операції сканування і введення, відразу проводив би і реєстрацію договорів в інформаційній системі в день їх отримання організацією. А служба діловодства передавала б договори і документи по їх виконанню в структурні підрозділи-виконавці також в день їх отримання з відділення поштового зв'язку. Такий порядок зазвичай встановлюється в регламенті договірної роботи. в якому закріплюють алгоритми виконання договорів (за видами угод), відповідальність підрозділів-виконавців, включаючи бухгалтерію, яка проводить платежі в основному на підставі тих розпоряджень на оплату. які готують виконавці в підрозділах і підписують посадові особи організації. У регламентах договірної роботи встановлюються і порядок взаємодії підрозділів, і показники оцінки роботи або дотримання регламенту. Структурні підрозділи-виконавці завжди пишаються тим, що вони приносять прибуток організації, але забувають, що договори і документи по їх виконанню отримують, відправляють, розподіляють, враховують, зберігають, не втрачають і представляють на першу вимогу служба діловодства та архів.
Служба діловодства, проаналізувавши ситуацію, що склалася, може взяти частину відповідальності і виконання частини операцій з обробки договорів на себе. Для цього необхідно отримати права на створення документа (creator, author, originator) в застосовуваної для договірної роботи інформаційної системи і доручити зі службою діловодства сканувати договори, заповнювати дату і привласнювати реєстраційний номер (індекс) в картці договору, фіксувати дату отримання, заповнювати відомості про контрагента і т.п. А на примірниках самих договорів фахівець повинен мати право оформляти насамперед реєстраційний номер (індекс) на підставі облікових даних (довідників і автоматичних лічильників) з інформаційної системи. Звичайно, індекс не є обов'язковим реквізитом договору (Цивільний кодекс РФ передбачає обов'язковість тільки дати в головній частині договору), але він є ідентифікаційним реквізитом. Тому сторони домовляються, хто підписує і ідентифікує договір першим, і кожна сторона угоди на своєму екземплярі оформляє номер відповідно до прийнятої в кожній організації системою реєстрації. Наприклад, часто можна бачити договори зі складними індексами, які складаються з індексів однієї й іншої сторін договору, їх рекомендується розділяти косою рисою:
В подальшому оригінали договорів можливо залишати на зберігання в службі діловодства, яка стане центром депозитарного зберігання оригіналів документів, які є значущими для діяльності організації. Структурні підрозділи та бухгалтерія можуть при такій технології працювати зі скан-копіями або паперовими копіями договорів, в інформаційній системі фіксувати етапи виконання і розрахунків за договором.
Відповідно до правил реєстрації документів в діловодстві реєстрація будь-яких документів в організації повинна бути одноразовою. Немає сенсу вводити нові журнали реєстрації договорів в службі діловодства, якщо договори все одно повинні бути зареєстровані і ідентифіковані в інформаційній системі.
Якщо регламент договірної роботи та порядок взаємодії з підрозділами поки не розроблені, а для ходу виконання угоди необхідно підтверджувати факт отримання примірника договору або документів по його виконанню, то служба діловодства може запропонувати комерційному відділу і бухгалтерії наступне:
- в день отримання служба діловодства на примірнику договору проставляє НЕ реєстраційний штамп, а штамп з відміткою про отримання або її рукописний варіант:
Відмітка про одержання на звороті документа
Відмітка про одержання проставляється на звороті останнього аркуша договору або будь-якого документа по його виконанню і закріплює дату початку юридичної відповідальності організації за документ;
Як можна перерахувати відповідальних осіб за реєстрацію договорів