Процедура введення в посаду дозволяє попередити можливі негативні наслідки пересування вже працюючого або наймання нового співробітника. Її основне завдання - допомогти співробітникові адаптуватися в новій обстановці і досягти необхідної ефективності трудових функцій в найбільш короткий термін.
Необхідно відзначити, що ця процедура не є навчанням і не забезпечує необхідних навичок або знань для виконання дорученої роботи. Швидше це знайомство з нормами, прийнятими в організації. У зв'язку з цим навчання і введення в посаду плануються і проводяться окремо.
Кожен новий або новопризначений службовець потребує деякої формі введення в посаду. Особливо ця процедура важлива в період первинного освоєння професійних, кваліфікаційних знань. Швидше за все, для них це буде перший реальний робочий досвід, і, отже, їм потрібен більш детальний і розгорнутий обсяг інформації.
Програми запровадження посаду
статус і рівень відповідальності;
особистісні особливості співробітника.
Лінійні керівники забезпечують складання і виконання програми введення в посаду на робочому місці.
Співробітники, які мають можливість надати реальну підтримку і допомогу в адаптації співробітника.
Колеги, які працюють в одному відділі або в суміжних підрозділах.
Як правило, підрозділ управління персоналом.
організація процедури
Перший день роботи нового співробітника рекомендується починати дещо пізніше звичайного часу, з тим щоб всі співробітники були вже на місцях і можна було виконати всі формальності без суєти і поспіху. Зазвичай нового працівника зустрічає хто-небудь з підрозділу управління персоналом і насамперед забезпечує заповнення необхідних документів. Після цього нового співробітника представляють куратору (не обов'язково прямому керівнику), який відповідає за реалізацію програми введення в посаду.
Спочатку співробітник отримує інструменти та обладнання, необхідні йому для роботи. Потім його ведуть на робоче місце і знайомлять з колегами. І тільки після цього починають знайомити його з організацією.
Список можливих тем може бути наступним:
докладна історія компанії і її розвиток;
вища і середня ланка управління;
найбільш важливі документи компанії (наприклад, місія, стратегія, управління якістю і т. д.);
опис бізнесу організації; політика в області роботи з замовниками;
взаємодія з іншими відділами або людьми;
техніка безпеки на підприємстві (інструктаж);
список документів, з якими новому працівникові необхідно ознайомитися в першу чергу.
Якщо організація володіє відповідними ресурсами, то протягом першого місяця організовується формальний семінар для всіх нових співробітників. На такому семінарі розкриваються основи філософії організації, наводяться приклади звичайної робочої практики, дається уявлення про можливі перспективи, показується становище на ринку. Крім того, розповідають про основні продукти чи послуги, замовників і принципах роботи з ними, вводять в курс ділової етики прийнятої в компанії.
Протягом першого тижня організовується зустріч співробітника і куратора з менеджером з навчання для розробки індивідуального плану навчання.
У період процесу адаптації необхідно контролювати успіхи в освоєнні професії співробітником, для чого організовуються періодичні зустрічі з метою фіксації досягнутих результатів виконання програми введення в посаду.
Бажано, щоб процес адаптації закінчувався формальним чи атестаційним співбесідою, на якому підбивалися б остаточні підсумки адаптаційного періоду і планувалися подальші заходи щодо підвищення ефективності роботи співробітника.
Перелік необхідних дій
Перед парафіям нового працівника необхідно:
переконатися, що посадова інструкція готова і відповідає дійсності;
домовитися з ким-небудь з його майбутніх колег про неформальну допомоги і опіки;
перевірити, чи готове його робоче місце;
дати попередню інформацію всім співробітникам про прихід нового працівника;
приготувати все інформаційні матеріали, які будуть видані співробітнику в перший день роботи;
підготувати необхідні пропуску;
зателефонувати співробітнику напередодні його офіційного виходу на роботу і переконатися, що все в порядку.
спільно з новим співробітником розібрати його посадові обов'язки;
пояснити правила по компенсації можливих витрат;
ознайомити з вимогами конфіденційності інформації;
ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку;
обговорити стиль управління, особливості культури, традиції, норми і т. д. прийняті в організації;
ознайомити з основними процедурами і політикою по персоналу;
ознайомити з організаційною структурою і структурою підпорядкування (якщо це необхідно);
провести інструктаж з техніки безпеки;
провести інструктаж з надання невідкладної допомоги;
ознайомити з правилами і діями на випадок евакуації, показати пожежні виходи;
ознайомити з процедурою комунікацій і зв'язків з посади;
ознайомити його з вимогами до зовнішнього вигляду;
ознайомити з вимогами пропускної системи, відкриттям і закриттям офісу;
уявити співробітника підлеглим, колегам і керівникам;
надати йому інформацію особистого плану: місцезнаходження їдальні, туалетів, місця для відпочинку, куріння і т. д .;
представити інформацію про традиції відділу або групи, в якій співробітник буде працювати.
До кінця періоду адаптації:
ознайомити зі спеціальними процедурами;
ознайомити зі специфікою його роботи в відділі і організації;
проаналізувати компетенцію і розробити індивідуальну програму перспективної підготовки;
пояснити, як діє адміністративно-господарська система організації, використовувані правила і процедури;
ознайомити з вимогами і стандартами виконання роботи;
ознайомити з системою звітності.
Оскільки процедура введення в посаду не регулюється будь-якими особливими правовими нормами, все вищевикладене носить рекомендаційний характер. Для кожної організації дана процедура має виключно індивідуальний характер і це внутрішня справа організації - вирішити, в якому обсязі використовувати ту чи іншу процедуру, які додаткові аспекти внести і використовувати їх взагалі.