Касова книга - незамінна документація як для підприємства, так і для приватного підприємця. Законодавством РФ встановлено її стандартна форма.
Дана книга потрібна у випадках, якщо організація працює з готівкою. Щоб дізнатися, як грамотно оформити документ, рекомендується ознайомитися з докладною інструкцією, що міститься в цій статті.
Навіщо потрібна касова книга?
Документ, що містить в собі облік всіх фінансових операцій, пов'язаних з отриманням і видачею готівки з касового апарату підприємства, називається касовою книгою (КК).
Її оформленням і заповненням повинен займатися касир або особа, яка виконує його обов'язки. Відомості вносяться в документ щодня на підставі інформації з ордерів (ПКО - прибуткового і РКО - видаткового касового ордера). Якщо в якійсь із днів операції були відсутні, книга не заповнюється.
Даний документ є обов'язковим для всіх підприємств, що працюють з готівковими коштами. Як бланка касової книги використовується встановлена державою форма № КО-4.
Один екземпляр передбачає використання протягом календарного року. Другий можливо завести, якщо попереднього не вистачило до закінчення року, проте в новому повинна зберігатися послідовність операцій.
Кожна організація може мати тільки одну КК. Винятком є юридичні особи з кількома відокремленими філіями. Однак в даному випадку ксерокопії первинних ордерів і сторінок звітного документа повинні передаватися в головний офіс компанії в установлений період часу.
Як правильно вести КК?
Обов'язок з оформлення касової книги лежить на юридичних осіб. З недавнього часу індивідуальні підприємці були звільнені від її ведення, а також від складання ПКО та ВКО.
Однак при бажанні ІП може становити даний документ.
Вести КК можливо в одному з двох видів:
Перший варіант допускається виключно в тому випадку, якщо організація здатна забезпечити схоронність відомостей з електронної КК.
Для її оформлення і заповнення потрібна наявність технічного засобу (на кшталт ноутбука або комп'ютера), що володіє захистом від несанкціонованого доступу. Роздруковувати листи документа немає необхідності.
Крім цього, касова книга в електронному вигляді не повинна містити змін, а для підтвердження містяться в ній відомостей керівник повинен мати електронний підпис. В іншому випадку документ доведеться роздрукувати.
Заповнення друкованого варіанту КК
Існує 2 способи оформлення даного звітного документа - придбання готового примірника або самостійна підготовка сторінок за допомогою спеціальних технічних засобів.
У першому випадку все гранично просто: КК купується в друкарні і заповнюється касиром власноручно. Всі листи документа повинні мати нумерацію і бути прошиті.
Остання сторінка містить печатку підприємства, а також підписи відповідального бухгалтера і керівника фірми. На ній обов'язково вказівку загального числа сторінок.
Вкладний лист до кінця зміни залишається в касі, а відривна частина направляється бухгалтеру для ретельної перевірки.
Інструкція з оформлення звітного документа
Титульний аркуш містить графи «Організація», «Код за ЄДРПОУ» і часовий період, на який розрахований даний документ (зазвичай він дорівнює році). У першій графі вказується назва підприємства, який оформив КК. Якщо звітність ведеться приватним підприємцем, до цього рядка вписується його ПІБ (наприклад, «ІП Петров П. П.»).
Якщо фірма має структурний підрозділ, в рядку під назвою уточнюється його кодування. В іншому випадку в графі ставиться прочерк.
Щоб вписати кодування по ОКПО, потрібно мати відповідне повідомлення з Росстату.
Далі слід заповнити основні сторінки КК, що містять відомості про всіх вироблених фінансових операціях.
Зразок бланка суворої звітності для ВП.
Заповнення касового листа
У самому верху ставиться дата, за яку заповнюється даний лист. Крім цього, обов'язково потрібно вказати нумерацію сторінки.
У графі, що стосується залишку під кінець робочої зміни, вписується сума грошей, яка знаходиться в касі перед початком нового робочого дня (тобто та сукупність готівкових коштів, яка залишилася після закінчення попередньої зміни).
Після цього заповнюються такі рядки сторінки:
- у відповідному полі записуються порядкові номери всіх виписаних за добу ордерів;
- друга графа містить відомості про назву організацій або ПІБ фізичних осіб, від яких були отримані або кому були оформлені ПКО та ВКО;
- третє поле заповнюється виключно організаціями (в клітинку записується номер рахунку з ордера);
- в рядку «Прихід» прописується сукупність готівкових коштів, що надійшли в касовий апарат на підставі ПКО;
- аналогічним чином заповнюється наступне поле (сума вноситься з РКО);
- в графі «Перенесення» вписується загальна сукупність всіх стовпців з інформацією про витрату і прихід;
- у другій частині аркуша заповнюється підсумковий рядок, в якій вписується сукупність виданих та отриманих готівкових коштів протягом зміни;
- графа з інформацією про залишок містить підсумкову сукупність грошей, що залишилися в касі (її можна обчислити за допомогою наступного алгоритму «залишок на початку дня + дані приходу - дані витрати»).
Суми готівкових коштів, які вказуються в документі, прописуються повністю (тобто враховуються і рублі, і копійки).
В кінці оформленого листа касир і бухгалтер повинні поставити свої підписи. Якщо документ заповнюється самим підприємцем, розписується він сам. Крім цього, обов'язково вказівку загальної кількості всіх ПКО та ВКО.
Якщо КК заповнюється вручну, порожні поля обов'язково перекреслює буквою «Z».
зразки документів
Як зазначалося вище, отримати готовий звітний документ можливо в найближчій друкарні або відповідному магазині. Також ви можете скачати бланк касової книги безкоштовно в форматах word і excel.
Щоб краще розуміти, як грамотно оформити даний звітний документ, рекомендується заздалегідь ознайомитися з його заповненим варіантом.
Чи не знайшли відповіді на своє питання?
Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)
Це швидко і безкоштовно!