Статтею 66 ТК РФ встановлено, що трудова книжка є головний документ працівника, в якому передбачені записи про його трудовий стаж, а також про весь період трудової діяльності в цілому. У випадках, коли виникає необхідність у наданні копії даного документа, потрібно знати всі основні моменти і тонкощі, які пов'язані з питанням, як правильно оформити копію трудової книжки.
Копія і дублікат - в чому відмінність?
На підставі яких документів відбувається правильне оформлення копії трудової книжки (дубліката)?
Чинне на сьогоднішній день законодавство передбачає п'ять випадків, коли може бути проведена видача дубліката трудової книжки:
- У ситуації, якщо працівник сам втратив оригінал трудової. Тоді працівник зобов'язаний негайно звернутися до начальника або ж у відділ кадрів своєї компанії, в якій він служить на даний момент. Видача дубліката повинна відбутися не більше, ніж через два тижні після того моменту, як буде написано і подано відповідну заяву.
- Коли сам документ втратив первісний вигляд, і зараз не придатний для подальшого використання. В такому випадку титульний лист нового примірника повинен мати такий запис: «Замість видано дублікат, серія і номер».
- Якщо документ містить записи про трудову діяльність, а саме про переведення або звільнення, які були визнані на даний час недійсними, дані записи не враховуються і не проставляються. Крім цього, заноситься така ж запис, яка повинна бути і в першому випадку: «Замість видано дублікат, серія і номер».
- У разі, якщо працівник був незаконно засуджений, внаслідок чого сталося його відсторонення від робочого процесу. Якщо працівник хоче отримати дублікат трудової книжки з відсутністю запису про звільнення з посади, йому буде потрібно взяти з собою виправдувальний вирок у цій справі.
- Втрата трудової книжки самим роботодавцем. Втрата повинна бути пов'язана з якими-небудь надзвичайними ситуаціями, що не залежать від організації. Дублікат створюється на підставі рішення спеціально зібраній для цього комісії, яка визначає достовірність даних про попередню трудову діяльність співробітників.
Документи, що є доказами для зазначення відомостей про трудову діяльність:
- особова картка працівника>
- довідки з роботи>
- накази про надходження працівника (виписки з наказів про прийняття)>
- особиста справа>
- трудовий договір>
- характеристика>
- членська книжка кооперативу працівників (або членський профспілковий квиток)>
- посвідчення>
- відомості, в яких вказана оплата праці за певні періоди (або розрахункова книжка колишнього співробітника)>
- особовий рахунок працівника і інше.
Всі документи повинні містити підписи відділу кадрів або безпосереднього керівника, а також бути завірені за допомогою печатки організації.
Для визначення стажу осіб - приватних підприємців - необхідно взяти довідки в місцевому Пенсійному фонді, співробітники якого вкажуть періоди оплати працівником страхових внесків.
Правила оформлення копії трудової книжки (дубліката)
Якщо виникла необхідність оформити дублікат трудової книжки, у начальника повинна бути в запасі є затверджена законодавством форма для заповнення - чистий бланк трудової. При цьому на першому (титульному) аркуші ставиться напис: "Дублікат".
Копія (дублікат) трудової книжки працівника повинна мати такі дані:
- Титульний аркуш трудової. На ньому вказуються дані про працівника, а саме: повні прізвище, ім'я, по батькові власника> дата його народження (число, місяць, рік)> отримана освіта (середня, вища або ін.)> Придбані спеціальності або професії.
Особисті дані про працівника вносяться згідно з відомостями з документів, що підтверджують його особу. Освіта проставляється відповідно до наданих працівником документами про його отриманні. Якщо працівник має незакінчену вищу або середню спеціальну освіту, то йому потрібно надати до відділу кадрів або свого керівника або довідку з місця навчання, або залікову книжку або ж студентський квиток.
- Дані про безперервне (загалом) трудовий стаж працівника. Ця інформація повинна бути достовірно підтверджена відповідними документами про минулу трудову діяльність (наказами і т.д.). У першій графі вказується порядковий номер запису, тобто місця роботи співробітника. Друга графа повинна містити дату, в яку стався прийом працівника в конкретну організацію. Третя графа призначена для записів про назву організації, про структурний підрозділ, для роботи в якому було прийнято працівника, назва займаної ним посади, а також професії (спеціальності) і кваліфікації, по якій був проведений його прийом на дане підприємство. У четвертому розділі уповноважений співробітник ставить відомості про наказ по прийому на роботу (його номер, назва і дата).
Якщо за час минулу трудову діяльність в одній з організацій відбувалася зміна посади, то даний факт також повинен бути присутнім тут, але тільки виходячи з наданих працівником документів.
- Відомості заохочувального характеру. Це нагороди або заохочення працівника за період роботи в конкретній компанії.
Після того, як будуть заповнені всі дані про прийом на службу працівника, ставляться позначки про його звільнення:
- У першій графі потрібна запис про її порядковий номер.
- Друга графа містить дату, в яку був припинений трудовий договір між сторонами.
- Наступна графа повинна мати відомості про причини звільнення працівника, хоча тільки тоді, коли в наданому документі вони повністю підтвердяться.
- Документ-підстава до звільнення працівника.
Після того, як цей розділ буде заповнений, необхідна їх засвідчення, яку здійснює кадровик (керівник) і сам працівник за допомогою свіх підписів. Далі проставляється печатка підприємства. Слід пам'ятати про той момент, що в дублікат включаються тільки ті дані, які були отримані їх документів, що підтверджують минулої зайнятість працівника.
Для оформлення копії вимоги прості - на кожному скопійованому аркуші ставиться значок «копія вірна», дата, підпис з розшифровкою того особи, яке проводило засвідчення, а також печатка організації.
Особливі випадки, для яких необхідно знати, як правильно робити копію трудової книжки
Трапляються і такі ситуації, коли працівник вимагає видачу нової трудової замість дубліката. Це можливо тільки в разі прийняття співробітника на нову роботу, якщо в минулому він втратив трудову книжку. Дані про його зайнятості будуть занесені лише з моменту прийому на нове підприємство.