тоді в обліку і амортизації транспортного засобу в даному випадку не виникає питань. Складнощі виникають, як тільки практикується використання особистого транспорту одним із співробітників в службових цілях, наприклад, він возить інших колег у відрядження або перевозить на власному авто будматеріали або продукцію, і цей випадок далеко не поодинокий.
Згідно із законом працівник має право оформити відносини з компанією таким чином, щоб і його автомобіль значився як використовуваний в роботі. Погодьтеся, не дуже-то справедливо експлуатувати авто для вигоди підприємства, не отримавши за це ні копійки, в кінці кінців знос транспортного засобу ніхто не відміняв.
Складання позики має ряд мінусів і плюсів, але перше, на жаль, більше. Отже, до переваг позичкового методу можна віднести можливість облікової політики щодо витрат на авто без будь-яких обмежень.
Серед недоліків виділяють:
- необхідність оплати податку на прибуток за угодою;
- ризики донарахування податку на прибуток;
- 2-м сторонам слід укласти додаткову угоду на використання особистого транспорту в службових цілях;
- співробітнику не положено жодної винагороди або компенсаційних виплат за застосування транспортного засобу, можна сказати, він добровільно жертвує власним майном;
- потрібно складати документацію щодо можливості управління засобом пересування.
Фактично позика означає передачу автомобіля на баланс підприємства, що обов'язково відбивається в первинної документації бухобліку і на відповідних бухгалтерських рахунках. Коли автомобіль співробітника стає майном організації, компанії простіше підрахувати і відобразити витрати на покупку бензину і мастильних засобів для машини, не потрібно ламати голову, як показати видаткову частину щодо запланованих поточних і капітальних ремонтних робіт.
Отже, витрати за використання особистого транспорту в службових цілях фірми в цілому нічим не відрізняються від витрат на інші авто, які спочатку були куплені за кошти підприємства, облік не передбачає ніяких особливостей і відмінностей. Не забувайте про те, що сюди також слід включити витрати:
- щодо технічного обслуговування;
- зі страхування;
- регулярної мийки та чистки майна;
- витрати по парковці.
Яка звітність складається плюсом до угоди по позиці:
- Подорожні листи.
- Офіційно підтверджують купівлю ПММ документи.
- Виплати по послугах страхування.
Бухгалтер повинен знати, що безоплатне отримання права на використання особистого транспорту в службових цілях за чинним законодавством вважається безоплатним отриманням майнового права, і на це однозначно звернуть увагу контролюючі держустанови, а можливо і судові органи.
Щоб уникнути зайвих перевірок, бухгалтеру потрібно внести вартість застосування транспортного засобу у позареалізаційні прибуток, але на практиці точно обчислити його практично нереально, і в цьому найбільший ризик складання звітності. Визначення податку на прибуток передбачає застосування механізмів зміни ринкових цін, які не стоять на місці. Тому, яка б сума не була вказана в результаті, все одно можуть виникнути суперечки щодо її величини, причому вони здатні тривати до нескінченності.
Тепер подивимося, як правильно оформити податкові відрахування і внески, що мають відношення безпосередньо до власника автомобіля.
- Про ПДФО можна забути, адже співробітникові не виплачуються виплати (у зв'язку з безвозмездностью складеного угоди з підприємством).
- Ніяких страхових відрахувань теж немає, адже контракт не формує зобов'язань, що позначають необхідність сплати страхових сум. Хоча якби вони мали місце бути, страхових виплат все одно не було б, адже чинне законодавство не встановлює страховку особистого транспорту, переданого в користування.
Якщо використання особистого транспорту в своїх цілях вже господарем машини триває у вільний від роботи час, це його законне право, а оформити це право можна шляхом підписання кадрових документів. Одним з них вважається наказ керівництва про те, що працівник може їздити на машині, власником якої він є.
Спростити життя співробітника реально, додатково вказавши в тексті документа, що автомобіль може знаходитися не на підприємстві, а у власника, що дозволить йому вільно користуватися засобом пересування у вихідні дні.
Однак тут можуть виникнути цілком закономірні питання, пов'язані з витратою бензину, станом машини при передачі в руки водієві і її повернення організації. Якщо ця ситуація носить постійний характер, бажано внести відповідний пункт про передачу авто в первинне угоду, а потім кожен раз фіксувати дати і показники палива в баку.
Орендні відносини між підприємством і співробітником
Використання особистого транспорту в службових цілях організації можна оформити в якості орендних відносин. У плюси оренди авто входять:
- можливість обліку і контролю за витратами на транспортний засіб без будь-яких обмежень;
- працівникові виплачується додаткову грошову винагороду.
До мінусів оренди експерти відносять:
- існує ризик донарахування страхових сум, якщо автомобіль знаходиться в управлінні його власником;
- не обійтися без складання орендної угоди;
- знадобиться також оформити кадрову звітність на керування автомобілем;
- при орендних відносинах не вдасться уникнути відрахувань по ПДФО.
Не кожен працівник готовий безоплатно надати авто в використання в службових цілях підприємству, швидше за все трудящий зажадає певну суму грошей, так званий стимул за те, що він йде на поступки - цілком зрозуміла прохання з урахуванням ринкових відносин. Тоді угоду про позику відступає вбік, складається договір оренди. Цей папір також дозволить враховувати витрати на бензин і ремонт, технічне обслуговування та страхування з боку орендаря. Єдиний нюанс - щоб це все запрацювало, потрібно записати в контракт відповідні положення і обумовити кожен пункт.
Якщо фірма планує підписати угоду на використання в службових цілях не тільки особистого транспорту співробітника, але і екіпажу, тоді орендний договір не підійде - так кажуть юристи. Він замінюється трудовим контрактом, причому з 2-й боку не може виступати юридична особа, а тільки фізособа. Але на практиці зробити це неможливо - власник транспортного засобу не в змозі оформити угоду сам із собою.
Тому керівництву організації варто видати наказ про те, що орендоване авто закріплюється за господарем. Але будьте готові до того, що вам нарахують страхові відрахування, адже угода, складене в такому вигляді, можна перетворити в договір регулює орендні відносини. Внесками будуть обкладатися засіб пересування і екіпаж, недоторканою залишиться сама орендна плата. Остання вважається прибутком працівника, а значить підлягає обкладенню ПДФО.
Особливості обліку компенсації
Відразу позначимо плюси такого варіанту відносин між власником авто і організацією:
- ніяких додаткових договорів;
- не складається кадровий документ;
- працівник отримує власні вигоди - грошову винагороду і плюс компенсацію;
- суми, що організація віддає співробітникові, не підлягають обкладенню ПДФО та відрахування внесків.
З якими мінусами доведеться зіткнутися
- Обмежена величина компенсації, яка обліковується у витратах.
- Високий відсоток виникнення суперечок в майбутньому з приводу обліку і контролю за витратами по ГСМ, ремонтним роботам і техогляду.
- Дохід, отриманий працівником, може в будь-який час визнаватися в якості об'єкта оподаткування, а значить доведеться виплачувати не тільки ПДФО, але також вносити страхові відрахування.
Компенсація вважається найпростішим варіантом оформлення договірних відносин при застосуванні особистого транспорту співробітника в службових цілях фірми. Керівництво видає наказ, а співробітник становить службову записку, за якими дохід власника транспортного засобу складається з винагород і компенсаційних сум на амортизацію, ремонт, застосування і т. П.