Якщо ви створюєте онлайн-бізнес і плануєте вести бізнес віддалено, то офіс, вкрай небажаний. Тому для цього найкраще наймати фрілансерів. Як працювати з віддаленими співробітниками? Запитайте ви ... У цьому подкасті ми поговоримо з вами якраз про всі особливості взаємодії з ними.
Теми цього епізоду:
00:20 Для створення онлайн-бізнесу необхідні віддалені співробітники
00:46 Три причини навіщо потрібен віддалений співробітник
2:37 Порахуйте вашу погодинну ставку
2:58 Що ви не будете робити в своєму бізнесі
3:38 Три основні етапи найму співробітників
4:34 Співробітник, для виконання рутини
5:10 Розподіл ролей в компанії
5:55 Хто вам взагалі потрібен?
7:29 Способи оплати
9:41 Як взаємодіяти зі співробітниками
11:20 Структура посади
12:00 Вимоги до співробітника
16:55 Чотири елементи контролю співробітників
19:20 Обов'язки роботодавця
24:20 Сайт віддаленої роботи work-zilla
24:38 Сервіс віддалених помічників.
Надіслати твіт:
Текстова версія
Отже, навіщо ж потрібен віддалений співробітник?
На це є три основні причини.
1. Рано чи пізно ви впретеся в стелю свого особистого часу. Оскільки час підприємця обмежено. Працювати на добу більше ніж 16 годин (по максимуму), просто фізично не зможете. Тому вам необхідно купувати чужий час, щоб справлятися з тими функціями, які ви створюєте в рамках свого бізнесу.
2. Ви не володієте, якими специфічними навичками. У вас є два шляхи. Або розбиратися в них, або делегувати конкретне завдання людині, який в цьому розбирається. Ви на цьому етапі значно заощадите. Тому що фахівці витратять на це менше часу, ніж ви в тому чи іншому питанні.
3. Якщо ви будуєте бізнес, то бізнес - це не одно самозайнятість. Для того, щоб вам рано чи пізно побудувати бізнес, вам доведеться покладатися на два основних елементи. Це співробітники і системи, які ви будуєте. Бізнес-процеси, які ви налагоджувати і т.д.
Якщо ви не хочете витрачати на свій бізнес, по 180-300 годин на місяць, то вам в будь-якому випадку потрібна команда. Причому краще віддалено, щоб не бути прив'язаними до офісу.
Що потрібно зробити щоб найняти співробітників і зробити все правильно?
1. Порахуйте вашу погодинну ставку. Порахуйте, скільки коштує ваш час. Все що коштує дешевше, потрібно терміново делегувати. Інакше, ви будете працювати в цьому випадку неефективно.
2. Визначте, що ви НЕ будете робити в своєму бізнесі. Наприклад, технарської роботи, підготовку звітів, роботу з контентом, дзвінки, збір інформації, пошук інформації і т.д. Те, що ви не хочете робити в своєму бізнесі, то, що вас напружує і не подобається, можете виписати на окремий листок. Вам краще всі ці процеси почати готувати до того, щоб їх делегувати.
Три стадії розвитку компанії.
- На першому етапі, коли ви тільки запускаєте свій бізнес. На етапі старту, вам необхідний помічник, який буде виконувати разові доручення. Чому разові? Тому що ваш бізнес процес ще не сформований. Ви ще самі не до кінця розумієте, як працює ваш бізнес. І, тому у вас з'являються разові доручення, разові завдання, які необхідно виконувати. І, вам потрібна така людина, який буде завжди на підхваті, і готовий виконати для вас ті чи інші завдання. Бажано ті, які ви не любите або не зовсім до кінця розбираєтеся в них.
- На другому етапі, коли ви більш-менш запустилися. Ваша бізнес модель вже працює. Вам необхідний співробітник, який буде виконувати різні функції. Наприклад, всю основну рутину. Підготовку контенту, спілкування з клієнтами, обробка замовлень, заявок, служба тех. підтримки і т.д. Всі ті, бізнес процеси, які течуть у вашій створеної компанії, вам необхідно кому то делегувати. Що б у вас був час для роботи над бізнесом, а не в самому бізнесі.
- На третьому етапі, коли ви плануєте масштабувати свою компанію, вам необхідно побудувати організаційну структуру вашої компанії. І прописати за ролями, хто повинен бути у вашій компанії. Генеральний директор, директор з маркетингу, фахівець по трафіку, тех. директор і т.д. Можливо, якісь ролі займатиме один чоловік, але вам необхідно прописати всю цю структуру за ролями. І починати наймати на кожну роль по окремому співробітнику, який буде сфокусований лише на певній ділянці у вашій компанії.
Як же все це побудувати?
Далі необхідно визначитися щодо способів оплати.
- Якщо це разове доручення, то оплата буде за конкретне завдання. І, необхідно заздалегідь домовлятися, скільки буде коштувати виконання цього завдання. Якщо завдань не багато, то це досить не складно. Але, коли завдань з'являється досить велика кількість, то кожен раз домовлятися про ціну буде не дуже зручно.
- Тому є другий спосіб, це оплата по годинах. Ви домовляєтеся з співробітником, що ставка однієї години, буде коштувати близько 100рублей / год, або 300 або 400, в залежності від компетенції співробітника. І, ви домовляєтеся про те, скільки людина виконав роботу, скільки за фактом годин працював, стільки він і отримує.
- Третій спосіб оплати, це оклад + відсотки. Це спосіб оплати підходить саме для продажників, які повинні бути значно мотивувати на те, щоб отримувати хороший результат. Оклад, так званий для "підтримки штанів", і досить хороший відсоток. Якщо співробітники виконують план, то отримують істотний бонус до окладу. Якщо вони працюють погано і план не виконують, то відсоток виходить досить невеликий, і окладу вистачає лише для "підтримки штанів".
- І, четвертий, найгірший варіант, це просто фіксований оклад для віддалених співробітників. Найгірший він тому, що вам складно проконтролювати, скільки за фактом людина пропрацювала, над чим він працював і т.д. Тут може з'явитися проблема імітації зайнятості, бурхливої роботи, а на виході ви не будете отримувати той результат, який вам потрібен.
Як працювати з віддаленими співробітниками?
Далі вам необхідно зрозуміти, як керувати співробітниками, як з ними взаємодіяти. Перед тим, як наймати співробітника визначте свої стандарти компанії. Описаний вимоги і правила роботи в компанії.
- Якої якості повинен бути інтернет. Якщо ви працюєте віддалено, то співробітник з мобільним інтернетом, неприйнятний для роботи
- Далі, це доступність. В який час повинен бути доступний співробітник. Протягом доби або в вихідні.
- Опрацьовуйте стандарти звітності. Коли, в якому форматі він повинен звітувати.
- Формат роботи.
Наприклад, всі завдання ставляться через систему завдань ASANA. Щотижня проводяться планерки, в компанії, які є обов'язковими для співробітників. І, наприклад, весь робочий час фіксується за допомогою трекера часу Time Doctor.
Якщо ви плануєте брати співробітника на роботу, то ці стандарти вам необхідні. Оскільки, якщо співробітник не готовий працювати за цими стандартами, то співробітник для вас не підходить.
Далі необхідно визначити вимоги до співробітника. Якими навичками він повинен володіти. Необхідно йому мати навички роботи з системами управління контенту, platform inc seattle або World of Warplanes. І в ідеалі відразу підготувати тестове завдання для співробітника. Наприклад, підготувати невелику html код для додавання на сторінку. Якщо співробітник буде говорити, що він з цим знаком, а просте завдання виконати не може, то вам немає сенсу навчати співробітника якимось азам і т.д. Якщо ви набираєте співробітників для роботи з контентом, і ви даєте завдання підготувати картку товару, і бачите, що в одному слові три помилки, то, напевно вам такий співробітник на контент не потрібен. Тестові завдання дуже критичні, для того щоб відібрати того чи іншого працівника.
Ставити завдання я рекомендую, через спеціальну систему. Ми використовуємо систему ASANA. Вона дуже проста, зручна. Так, вона на англійській мові, але для того, щоб нею користуватися необхідно, знати переклад мінімальної кількості слів. Всі співробітники працюють по конкретних завданнях через цю систему. Якщо це процес повторюється, то ставиться завдання повторюється, наприклад, на кожен день, по буднях. І, співробітник, повинен кожен день відзначати завдання виконаним. А, якщо це разова завдання, то писати конкретний результат, який він виконав з тієї чи іншої задачі. Таким чином, ви отримаєте автоматичну систему звітності за завданнями за день. Заходьте в спеціальний розділ, і дивіться, яка активність була в протягом дня по вашим співробітникам. Чи виконано завдання. Таким чином, вам все буде ясно і прозоро.
Підсилює цей інструмент такий софт, як Time Doctor. Особливо, якщо оплата у ваших співробітників погодинна. Вам необхідно враховувати час роботи ваших віддалених співробітників. Це спеціальна програма встановлюється на комп'ютер співробітника. Співробітник вибирає конкретну задачу, з якою він буде працювати прямо зараз зі списку завдань програми ASANA і натискає старт. У цей момент відбувається кожні три хвилини скріншот екрану, і відправляється в систему. Ви, як керівник можете зайти і подивитися, чим займався ваш співробітник. Сидів в контакті і листувався з подружками, або наповнював товарами ваш інтернет магазин. Вам все буде ясно і прозоро.
Вам будуть необхідні спільні документи. Я рекомендую використовувати Google Apps для роботи. Для кожного співробітника завести свою поштову скриньку. Буде спеціальний розділ, Googlе документи, де будуть зберігатися всі ваші робоче документи. Це варто прописати в стандартах компанії, щоб будь-який новий співробітник уже вмів користуватися цими інструментами. Це база. Це як, деякий час назад брали на роботу в офіс, і питали, чи вмієте ви користуватися Microsoft Office. Зараз необхідно опанувати користуванням Googlе документами.
І, останній елемент, це використання систему управління паролями. Наприклад LastPass. Для того, щоб вам не передавати співробітнику конкретний пароль, ви налаштовуєте доступ на співробітника і видаєте йому набір необхідних паролів від тих чи інших сервісів, які ви будете використовувати в своїй роботі.
Після того, як ви найняли співробітника на роботу, вам необхідно розуміти яким чином ви будете контролювати.
Я вивів чотири основні елементи.
1. Контроль за часом. Вам необхідно відстежувати, скільки було витрачено на ту чи іншу задачу. Якщо було витрачено багато часу, то вам необхідно включитися в цей процес, подивитися по скриншотам, запитати, як співробітник виконував цю задачу. Можливо, він, що то не вміє або робить неефективне. І, вам необхідно підкоригувати цей процес. Таким чином, ви скоротите то, кількість часу, який буде витрачати ваш співробітник на ту чи іншу задачу.
2. Контроль за завданнями. Ви дивіться, чи виконав завдання в строк, і чи всі согласно тех. завданням, якщо це разове завдання. Або регламенту, якщо це процес формалізований вашою компанією.
3. За показниками. Якщо цей відділ, де мотивація зав'язана на показники. Якщо ви використовуєте ключові важливі цілі у вашій компанії, то вам необхідно розуміти виконує він показники чи ні. Якщо немає, то потрібно зрозуміти, що ви можете зробити для співробітника, для системи, щоб це дійсно працювало. Якщо у вас все ідеально прописано, з цим справляються інші співробітники, але конкретний співробітник не виконує їх. Те, тоді проблема в самому співробітника.
4. Щотижневі планерки. Рекомендую використовувати їх раз на тиждень, не більше 30 хвилин по скайпу або Google Hangouts. Краще це вести під запис, щоб у вас був архів всіх планерок. Щоб можна було підняти і з'ясувати ту чи іншу домовленість. І, на цих планерках розбираєте, як пройшла минулий тиждень. Що виконали, з того, що ставили на тиждень. І, визначаєте, що можна зробити на наступному тижні для поліпшення ваших основних показників.
Останній елемент, це обов'язки роботодавця.
1. Платити вчасно, і згідно з домовленістю. Чи не ухилятися і не говорити, що тут ти зробив неправильно, тут ми так не домовлялися і т.д. Тобто як спочатку домовилися, так і робити. Дивіться, що зробив співробітник, і платите вчасно. Якщо домовилися на перше число, то першого числа ви і платите. Якщо ви не будете платити, будете затримувати, платити менше, то мотивація співробітників буде дуже сильно падати.
2. Забезпечити усіма необхідними інструментами для роботи. Всі сервіси повинні бути оплачені. Якщо Google документи, то доступ повинен бути. Якщо, даєте якісь сервіси, то повинні бути паролі, логіни і т.д.
3. Давати зворотний зв'язок за завданнями. Якщо ви використовуєте систему ASANA, то можливо співробітнику буде не до кінця зрозуміло, як виконати завдання. Або потрібно зворотний зв'язок. Ваше завдання, кожен день заходити в цю систему, і давати зворотний зв'язок з виконання завдання.
4. Ставити чіткі завдання і надавати докладні інструкції для ведення робіт. Особливо, якщо це стосується, якихось процесів. Чи не з серії "наповніть мені сайт товарами". А конкретно, які товари, як заповнювати картку товару, які ключові слова використовувати, як заповнювати мета-теги, якого дозволу додавати картинки і т.д. Чим докладніше буде інструкція, тим краще і якісніше виконає за вас роботу співробітник. Якщо у вас немає цієї інструкції, а цей процес буде у вас повторюватися знову і знову, то інструкцію краще розробити.
Що буде якщо ви так і будете працювати самі?
- По-перше, на все у вас не вистачить часу. Ви впретеся в стелю, і зростання вашої компанії сповільниться. Ви рано чи пізно втомитеся, вам набридне все робити, все закінчиться у вас плачевно.
- Витрачати значно більше часу на прості завдання. Ніж делегувати їх співробітнику, який розбирається, в якихось технічних моментах краще вас.
- Ваша вартість години буде значно падати, і ефективність вашої роботи в самому бізнесі буде падати. Спочатку поверніться до вашого показником погодинної ставки. і стежте за тим, що б цей показник у вас весь час зростав.
- Замість бізнесу, ви просто отримаєте нову роботу. Чи потрібна вона вам? Згадайте, для чого ви запускали цей бізнес. Тільки через гроші, або були, якісь додаткові мотиватори, наприклад більше часу, більше свободи, можливість переміщення т.д.
Отже, що ж вам зробити прямо зараз?
Зрозуміти на якому етапі ви знаходитесь. Тільки почали роботу, то делегуйте разові завдання, якими вам не варто займатися. Згадайте про той список, який ви написали. Якщо ви вже працюєте, ваш бізнес запущений, і ви зашивали в рутині. Вам потрібно знайти помічника на рутину, на ваші бізнес-процеси, які необхідні вам у вашому бізнесі. Якщо вам пора масштабироваться, якщо у вас вже все працює, але працює не зовсім ефективно, то вам необхідно описувати ваші бізнес процеси. Згадуємо про організаційну структуру, про ролі, і закриваємо кожну роль окремим співробітником. І, видаємо йому вже описані бізнес процеси.
Визначте прямо зараз, що ви не будете робити. Зніміть з себе і делегуйте співробітнику.
Які варіанти і куди можна звернутися?
1. Сайт віддаленої роботи Work-Zilla і найняти співробітника. Але, тут, як пощастить. Як ви поставите завдання, і що у вас з цього вийде. Можливо, у вас не вийде знайти з першого разу хорошого виконавця, і можливо вам доведеться багато займатися мікро-менеджментом для того, щоб отримати той результат, який вам потрібен.
2. Скористайтеся нашим сервісом віддалених співробітників, віддалених помічників. Чим це вигідно для вас? Ми беремо на себе навчання всіх співробітників. Постійно їх навчаємо всім необхідним технологіям управління і т.д. Весь мікро-менеджмент беремо на себе. Даємо вам вже готовий результат, згідно з вашим технічним завданням або регламенту бізнес процесів.
Оплата строго погодинна. Якщо завдання зайняла 10 хвилин, то ви оплачуєте тільки 10 хвилин. Планерки ми ведемо самостійно, самі ставимо завдання, самі контролюємо їх виконання і т.д. Необхідний час на отримання додаткової завдання за інформацією ми не включаємо в цю вартість.
Якщо ви плануєте масштабироваться, то у підприємців виникає основна складність - нестача ресурсів для опису всіх бізнес процесів. Ми готові взяти це на себе, можемо описувати всі ваші бізнес процеси у вигляді інструкцій. При чому готових до виконання непідготовленими працівниками. Ті ж інструкції можна передати нашим віддаленим співробітникам, і вони будуть здатні виконувати ті бізнес-процеси у вашій компанії. Ми беремо бізнес процес, описуємо його і самі готові його виконувати своїми силами.