Призначте час і місце проведення заходу. З одного боку, пікнік слід проводити в місці, до якого не дуже важко дістатися. З іншого боку, там не повинно бути сторонніх, які можуть зіпсувати захід. Обов'язково вирішите питання з транспортом: бажано замовити автобуси, на яких співробітники зможуть приїхати і виїхати. Що стосується часу, то корпоративні пікніки найчастіше проводять у вихідні дні. Захід має розпочатися не надто рано, щоб учасники встигли виспатися, і закінчитися не дуже пізно, щоб всі змогли вчасно повернутися додому.
Складіть список учасників і виберіть собі помічників. Важливо пам'ятати три простих правила. По-перше, попереджати про проведення пікніка потрібно заздалегідь, щоб люди могли скорегувати свої плани. По-друге, не потрібно плутати розвага з роботою. Якщо працівник не може прийти - не потрібно його вмовляти і тим більше загрожувати йому. Нічим хорошим це не закінчиться: в кращому випадку він все-таки прийде, але буде весь день сердитися, а його думка про компанії та керівництві погіршиться. По-третє, не покладайте занадто багато надій на певних людей: якщо хтось захворіє і не зможе прийти, це не повинно зіпсувати весь пікнік.
Приготуйте кілька ігор. Бажано, щоб було якомога більше командних ігор, а також змагань. Будьте обережні: принизливі або непристойні випробування використовувати не варто, навіть якщо вам здається, що це допоможе людям сильніше розкритися і добре розважитися. Приготуйте як активні ігри, так і більш спокійні варіанти. Обов'язково виберіть якомога більше розваг: нехай ви використовуєте не всі, зате і незручних ситуацій, коли доводиться щось придумувати на ходу, не виникне.
Не тримайте все в голові. Ведіть записи. Складіть список учасників пікніка, детальний розпорядок дня, а також перелік того, що вам знадобиться. До цього переліку обов'язково повинні входити речі, які допоможуть в разі, якщо погода зіпсується, а також аптечка з бинтами, йодом, пластирами і ліками. Якщо деякі речі доведеться купувати, спочатку опитаєте співробітників, чи не можуть вони їх позичити. У кого-то може виявитися бездротової мікрофон для ведучого, а хтось вміє добре готувати і напевно погодитися привезти їжу. До речі, якщо ви можете виділити достатньо коштів, можна звернутися до фахівців, які самі приготують і доставлять їжу.