Правило хорошого тону ділових зустрічей - відправляти лист з підсумками переговорів. Там, де ви працюєте, якщо це не асфальтний завод, це можуть називати мітинг-репорти, фолуапи і ще як-небудь на аглицкий манер.
Мені подобається в темі email'а вказувати: «aljaskanasha.ru: Підсумки зустрічі за проектом АляскаНаша 29 травня».
- Це по російські;
- Усім зрозуміло.
На початку будь-якого листа ми в агентстві пишемо домен проекту. Зручно фільтрувати листи і шукати щось в пошті.
Якщо ще читаєте, то притисніть Ctrl і натисніть на посилання.
У новій вкладці у вас відкриється текст про те, як ефективніше працювати з поштою.
Почитаєте його потім.
Навіщо відправляти «лист з підсумками»?
- Щоб говорити на одній мові.
Приклад: Домовилися про оплату. Ви зрозуміли, що гроші за роботи прийдуть до вівторка. Клієнт збирався сплатити в четвер. Розійшлися всі задоволені, але ви, як хороший партнер, відправили лист, де вказали всі домовленості. Друга сторона побачила нерозуміння в датах і швидко відреагувала - мінус один конфлікт і внутрішня образа за зірвані терміни.
- Для прозорості процесу.
Учасників проекту багато. Хтось спізнився, хтось захворів. Упущена інформація - втрата грошей.
- Фіксування зобов'язань і завдань.
На планерках ми можемо відволікатися, виходити і т.д. Відповідальний за email всі запише і проінформує.
- Можна задавати питання, які не встигли обговорити.
Цей пункт - бонус, але він теж важливий.
Разом з Колею Чудо, провідним менеджером IT-Agency, склали чек-лист обов'язкових правил «листи з підсумками».
Як написати лист з підсумками зустрічі, яка працює:
- на зустрічі повинен бути відповідальний за підготовку email'а.
Це гарантує, що лист буде написано і відправлено учасникам. Але особисту відповідальність ніхто не відміняв;
- текст листа перед відправкою потрібно показати кому-то ще з учасників зустрічі.
Погодите пріоритети, перевірите грамотність;
- пишіть грамотно.
Це важливо. Перевіряйте текст самі. Незнайомі слова видаляйте, пропозиції робіть простими. Використовуйте списки.
Мій особистий гріх №1;
- ставте посилання на документи.
Розширюйте контекст;
- якщо зустрічі проходять регулярно - ведіть окремий документ з текстом всіх листів;
- в пунктах з завданнями вказуйте ім'я відповідального;
- в поле email «кому» вказуйте учасників і відповідальних за завдання.
У «копію» тих, хто повинен бути в курсі;
- запитуйте себе: «Цей лист зрозуміє людина, яка не була на зустрічі, але знає проект?».
Якщо відповідь ствердна - тисніть «Відправити».
Окремо про терміни. Надсилайте лист протягом 3-4 годин після зустрічі. Якщо вона вечірня - вранці.
Коли «лист з підсумками» стає регулярним - люди до нього звикають і починають ігнорувати. Навіть якщо там є список завдань. Важливо пушіть відповідальних. Це завдання менеджера.
І так, сподіваюся, чек-лист буде корисний.