Інвентаризація товарів в аптеці це фактичне зіставлення товарів, що зберігаються в аптеці з бухгалтерською звітністю. Це сприяє збереженню власності аптеки і дозволяє виявити недостачі, для їх подальшого списання. А також, інвентаризація дає можливість власникам аптеки стежити за реальним станом справ в аптеці.
Згідно із законодавством є три види інвентаризації:
Важливо уточнити, що інвентаризація товарів в аптеці здійснюється в обов'язковому порядку, якщо був найнятий новий або звільнений старий працівник. Це пов'язано з тим, що всі співробітники аптеки є матеріально-відповідальними особами по відношенню до матеріальних цінностей аптеки. При цьому важливо щоб найнятий працівник, в обов'язковому порядку, був присутній при здійсненні інвентаризації, оскільки він не зобов'язаний відповідати за «колишні» недостачі.
Порядок проведення інвентаризації
Щодо учасників, то інвентаризація товарів в аптеці може проводитися лише тоді, коли буде створено спеціальну комісію для перевірки і зіставлення зі звітністю, наявних в аптеці товарів. Безпосередньо під час інвентаризації також повинні бути присутніми всі співробітники аптеки і уповноважені працівники офісу, якщо такі є. У тих аптеках, де перевірка комп'ютеризована, а не проводиться за допомогою описних листів, також в обов'язковому порядку повинен бути присутнім представник IT-відділу.
Інвентаризація товарів в аптеці повинна здійснюється в суворій відповідності з порядком, описаному в законодавстві країни. За яким, спочатку керівництво аптеки підписує відповідний наказ із зазначенням: місця, дати, час початку і термін проведення опису, ПІБ членів комісії, і всіх матеріально відповідальних співробітників аптеки.
Далі, в означений в наказі день, всі учасники, зазначені в наказі збираються в аптеці, після починається перевірка наявної товару і зіставлення його з бухгалтерськими звітами. В кінці комісія складає висновок, в якому прописуються їх дії і результати. Цей документ засвідчується підписами, як членів комісії, так і інших учасників інвентаризації.
Способи та методи інвентаризації
Є два способи здійснення інвентаризації. Перший має на увазі використання сканерів, другий - описних листів. Як правило, зараз використовується перший спосіб, оскільки він швидше і мене трудомісткий, проте слід врахувати, що він може давати збої. У той час як описш листи є більш надійним способом інвентаризації, але їх застосування вимагає значних тимчасових витрат.
Щодо методів перевірки, то їх також два:
- Підрахунок товарів в алфавітному порядку, шукаючи їх на відповідних полицях. Тесть береться звітність і зачитується з неї найменування препарату і місце його передбачуваного розташування, після виглядає, чи є зазначений товар на відповідній полиці. Даний метод досить грубий і він майже завжди вказує на нестачу, хоча такий може і не бути. Оскільки дуже часто ревізори ставлять препарати не туди, де вони повинні бути, а туди де їм зручніше. Крім того, у разі виявлення недостачі співробітники починають нервувати і, шукаючи зниклого препарат, можуть просто не побачити його, навіть якщо він знаходиться прямо перед ними.
- Другий метод - це інвентаризація товару по полицях. Суть даного методу в тому, що комісія перевірять розташований на полицях товар, зіставляючи його з бухгалтерською звітністю. При цьому комісія, як правило, ділитися на дві групи і починає по черзі перевіряти весь наявної в аптеці товар, з різних сторін йдучи до центру. Прибираючи його з полиць, і виставляється на вільний простір для зручності. Після закінчення, всі препарати упорядковано і виставляються туди, де їм слід бути.