Організації суспільно харчування проводять інвентаризації своїх матеріальних цінностей не за таким термінам, як інші суб'єкти підприємницької діяльності, відповідно, і бухгалтерія в закладах громадського харчування трохи інша. Сировина і товари в коморах і складах треба інвентаризувати не рідше одного разу в три місяці (квартал), а ось на кухнях і цехах (виробництво) - раз на місяць, буфет вважає залишки два рази в квартал. Чіткі графіки і терміни виставляються наказом підприємства, керівник якого обов'язково повинен затвердити документ.
Порядок проведення інвентаризації в підприємствах громадського харчування
В першу чергу для проведення інвентаризації видається типовий наказ інв-22, в якому повинні бути вказані:
- діючий склад комісії;
- строки проведення;
- причина проведення підрахунку залишків (планова, на вимогу, зміна відповідальної особи);
- терміни здачі результатів інвентаризації в бухгалтерію громадського харчування.
Перед звіркою і перерахунком залишків пломбуються всі приміщення, в яких знаходяться сировину і товари. Перевіряється справність інвентарю, який потрібен для правильного розрахунку (калькулятори, ваги, мірний посуд), в тому числі що знаходиться в користуванні у матеріально-відповідальних осіб. Для коректного відображення в бухобліку громадського харчування залишкових даних, бажано призупинити видачу і прийом продуктів. Якщо цей пункт виконати неможливо, тоді все нові операції повинні враховуватися у відомості.
Зазвичай бухгалтерія в кафе призупиняє тимчасово виробництво і видачу товарів, щоб дані залишків були максимально вірні при підрахунку. Підготовка до інвентаризації також включає в себе перевірку коректності відображення даних: залишків, вартісної оцінки, реальний розмір торговельної надбавки на реалізацію.
Матеріально-відповідальні особи перед початком інвентаризації повинні написати розписки про те, що всі видаткові і прибуткові документи подані в бухгалтерію громадського харчування та усі товари прийняті до обліку. Фактична наявність продуктів перевіряється за допомогою перерахунку, вимірювання і зважування в присутності матеріально-відповідальних осіб. На підставі отриманих даних про фактичну наявність залишків товару заповнюються інвентаризаційні відомості (опис матеріальних цінностей в розрізі рахунків) і акти (товари відвантажені і в дорозі), які складаються в двох примірниках. Спірні позиції можуть бути перераховані на вимогу. Якщо підрахунок залишків проводиться на підставі зміни матеріально-відповідальної особи, тоді додатково створюється і підписується акт прийому-передачі.
Вартісна оцінка сировини обов'язково повинна бути коректною, щоб калькуляція готових виробів вважалася правильно, від якої буде залежати і торгова надбавка з реалізації. Вартість продуктів повинна відповідати первинним документам і регістрів бухгалтерського обліку. Після підписання всіх відомостей і актів дані фактичної наявності залишків вносяться в слічітельнуювідомість, де буде зазначено відхилення від облікових чисел і вартість цих відхилень. Всі розбіжності, які виявлені під час проведення інвентаризації відображаються на рахунках: фінансові результати (надлишок за ринковою вартістю), витрати виробництва і (або) рахунок винних осіб (псування і недостача товарів).