У програмі "1С: Бухгалтерія бюджетної установи 8" передбачено формування інвентаризаційних описів (порівнювальних відомостей) і реєстрації результатів інвентаризації за допомогою документів, а також подальше відображення результатів інвентаризації в обліку. У пропонованій статті методисти фірми "1С" роз'яснюють порядок роботи в програмі.
Для формування інвентаризаційних описів (порівнювальних відомостей) і реєстрації результатів інвентаризації в програмі "1С: Бухгалтерія бюджетної установи 8" призначені документи, наведені в таблиці 1. Всі перераховані документи, далі - документи інвентаризації, оформляються однотипно. У документах інвентаризації вказуються:
- дата проведення інвентаризації - дата, за станом на яку будуть звіряти облікові дані з фактичними; центр матеріальної відповідальності - МОЛ, підрозділ, в якому проводиться інвентаризація;
- номер і дата наказу про створення інвентаризаційної комісії, а також голова та члени комісії.
Документ в програмі
Дебіторська заборгованість
205 "Розрахунки по доходах". Все субрахунку рахунку 205, крім рахунків авансів ХХХ.ХХ.АВ
206 "Розрахунки за виданими авансами".
207 "Розрахунки за бюджетними кредитами".
208 "Розрахунки з підзвітними особами".
209 "Розрахунки щодо недостач".
Кредиторська заборгованість
205.ХХ.АВ "Розрахунки по доходах".
аванси
301 "Розрахунки з кредиторами за борговими зобов'язаннями"
302 "Розрахунки за прийнятими зобов'язаннями".
304.01 "Розрахунки за коштами, отриманими в тимчасове розпорядження"
304.02 "Розрахунки з депонентами"
304.03 "Розрахунки за утримань із оплати праці"
304.04 "Внутрішньовідомчі розрахунки"
Інвентаризаційний опис розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами ф. 0504089
Інвентаризація ОС (НМА, НПА) на балансових рахунках
101 "Основні засоби"
102 "Нематеріальні активи"
103 "Невироблені активи"
Інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) по об'єктах нефінансових активів ф. 0504087
Інвентаризація основних засобів (позабалансовий облік)
01 "Основні засоби в користуванні",
02.1 "ОС, прийняті на відповідальне зберігання",
22.1 "ОС, отримані з централізованого постачання"
Інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) по об'єктах нефінансових активів ф. 0504087
Інвентаризація ОС в оперативному обліку
Основні засоби, списані з балансового обліку при введенні в експлуатацію (вартістю менше 3 000 рублів)
Інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) по об'єктах нефінансових активів ф. 0504087
Інвентаризація матеріалів на рахунку 105
105 "Матеріальні запаси"
Інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) по об'єктах нефінансових активів ф. 0504087
Інвентаризація матеріалів (позабалансовий облік)
02.2 "Матеріали, прийняті на відповідальне зберігання"
07 "Перехідні нагороди, призи, кубки та цінні подарунки, сувеніри"
09 "Запасні частини до транспортних засобів, видані замість зношених"
12 "Спецобладнання для виконання науково-дослідних робіт за договорами з замовниками"
13.2 "Експериментальні пристрої"
22.2 "МОЗ, отримані з централізованого постачання"
23 "Періодичні видання для користування".
Інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) по об'єктах нефінансових активів ф. 0504087
03 "Бланки суворої звітності".
Інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) бланків суворої звітності і грошових документів ф. 0504086.
Специфікація документів заповнюється автоматично за даними обліку. У рядках специфікації виводяться залишки НФА (фінансових активів, розрахунків) на зазначену дату з урахуванням операцій, зареєстрованих (і проведених) в інформаційній базі на дату і час документа інвентаризації.
Інвентаризаційною комісією в описах заповнюються дані про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей (нефінансових і фінансових активів), стан розрахунків.
Після проведення інвентаризації в документи вносяться фактичні дані. Якщо виявлені надлишки по номенклатурі, яка не включена в документ, слід ввести в специфікацію новий рядок (рядки). Відхилення фактичних даних від облікових відбивається на закладці "Результати".
На підставі документів, в яких зафіксовано розбіжність фактичних даних з обліковими, можна ввести прибуткові документи - для оприбуткування надлишків і витратні документи - для реєстрації нестач.
Відхилення за розрахунками вводяться документами "Операція (бухгалтерська)".
У документах виду Прибутковий касовий ордер слід вибрати операцію Надходження коштів на відшкодування шкоди (209) (Інші надходження грошових документів).
У документах виду Видатковий касовий ордер слід вибрати операцію Інші вибуття готівки д / с (Інші видачі грошових документів з каси). при цьому кореспондуючий рахунок вибирається зі списку рахунків, обмеженого списком коректних проводок. У списку коректних проводок слід вибрати рахунок 209.05 "Розрахунки щодо недостач фінансових активів".
Як КБК рахунку 209.05 слід вказати код джерела внутрішнього фінансування дефіциту бюджету, в якості коду Косгеї автоматично проставляється єдино можливе значення "560" - по дебету, ( "660" - по кредиту).
Нижче наведено приклад вказівки КБК по рахунку 209.05 для установ, які перебувають на федеральному бюджеті:
ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 000 - розрахунки щодо недостач фінансових активів; ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 560 - збільшення дебіторської заборгованості щодо недостач фінансових активів; ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 660 - погашення дебіторської заборгованості щодо недостач фінансових активів;
де ХХХ - код адміністратора (головного розпорядника коштів бюджету).
Для установ, що фінансуються за рахунок коштів бюджетів суб'єктів РФ, в 12-м і 13-м розрядах слід вказати 02. а для установ, що фінансуються за рахунок коштів місцевого бюджету, вказати 03 (04-10).
Результати інвентаризації основних засобів та нематеріальних активів оформляються наступними документами:
- оприбуткування надлишків - документом Оприбуткування ОС (НМА) на рахунок 101 (102). господарська операція Оприбуткування ОС за результатами інвентаризації. Цим же документом оформляється прийняття до бюджетного обліку об'єктів основних засобів, що надійшли в натуральній формі при відшкодуванні шкоди, заподіяної винною особою;
- списання внаслідок недостачі, віднесеної за рахунок винних осіб (401.01.172), списання нестач основних засобів, що утворилися внаслідок стихійних лих та інших надзвичайних ситуацій (401.01.273) - документом Списання інвентарного об'єкта (Списання хозинвентаря, Списання бібліотечного фонду). в якому вибирається відповідна господарська операція.
Результати інвентаризації матеріальних запасів оформляються:
- Оприбуткування надлишків - документом Надходження матеріалів інше, в якому вибирається господарська операція Надходження надлишків (10Х - 401.01.180).
- Списання нестач і втрат від псування матеріальних запасів - документом Списання матеріалів:
- списання втрат в обсязі норм природних втрат, а також тих, хто прийшов в непридатність предметів м'якого інвентарю та посуду по дебету рахунків 040101272 "Витрачання матеріальних запасів" - господарська операція На власні потреби (401.01.272 - 105.ХХ); 010604340 "Збільшення вартості виготовлення матеріальних запасів, готової продукції (робіт, послуг)" - операція На собівартість НФА, робіт, послуг (106.ХХ - 105.ХХ);
- списання втрат при надзвичайних обставинах за дебетом рахунка 040101273 "Надзвичайні витрати за операціями з активами" - операція Списання з надзвичайних ситуацій (401.01.273 - 105.ХХ);
- списання виявлених нестач, розкрадань за дебетом рахунка 040101172 - господарська операція Нестачі, перевищення норм (401.01.172 - 105.ХХ).
Нарахування доходів від відшкодування шкоди матеріально відповідальною особою оформляється документом Операція (бухгалтерська).
Записи щодо списання дебіторської та кредиторської заборгованостей вводяться в програму "1С: Бухгалтерія бюджетної установи 8" документом Операція (бухгалтерська).
Прийняття до обліку дебіторської заборгованості, нереальною для стягнення, на позабалансовий рахунок 04 відбивається також документом Операція (бухгалтерська). проведенням за дебетом рахунка 04 "Списана заборгованість неплатоспроможних дебіторів" без вказівки кореспондуючого рахунку.
Списання з позабалансового обліку бюджетної установи сум, отриманих в погашення дебіторської заборгованості, відбивається цим же документом, проведенням за кредитом рахунку 04 "Списана заборгованість неплатоспроможних дебіторів" без вказівки кореспондуючого рахунку.