Поняття Інтернет міцно увійшло в наш сучасний лексикон, особливо лексикон бізнесу. Увійшовши в бізнес, воно перетворилося в стійке поєднання споріднених понять Інтернет / Інтранет. ВУкаіни Інтранет традиційно розглядається лише з позиції апаратного та програмного забезпечення. Керуючі та інформаційні аспекти Інтранет виявилися в центрі уваги західних фахівців з моменту появи цього поняття. На хвилі Інтранет виникло безліч управлінських шкіл. Однак в українській періодиці по Інтранет управлінські питання є просто "біла пляма". Винятком можна вважати переклад робіт одного з родоначальників Інтранет Стівена Телліна.
Три рівня комунікацій
З інформаційної точки зору комунікації - це пошук і передача знань. Тут можна виділити мінімум три рівні, без яких будь-яке спілкування або неможливо, або безглуздо.
Всі три рівні утворюють корпоративні знання і є змістовним контекстом корпоративних комунікацій.
Західний менеджмент все частіше починає розглядати корпоративні знання як один з найважливіших активів або як інтелектуальний капітал компанії, а управління знаннями (Knowledge Management) - як один із ефективних напрямків управління бізнесом.
Інтранет і методи управління
Точно так же, як не існує універсальних ліків або інструменту, немає і універсальної інформаційної технології для підтримки корпоративного управління. У кожній такій технології є своя область ефективності. Для того, що б визначити область ефективності використання Інтранет-технології, необхідно зрозуміти, які методи управління і області менеджменту вона підтримує.
Кожна інформаційна технологія підтримує певні методи управління. Метод управління визначає те, на що і як треба впливати керуючому для досягнення очікуваних результатів бізнесу. Розглянемо деякі найбільш поширені методи. Деякі з них вже закріпилися в менеджменті як управлінські стандарти. Кожен з цих методів підтримується своїм видом прикладного програмного забезпечення (ПО), серед яких стоять і Інтранет-системи.
Можна виділити наступні три великі групи методів управління: а) ресурсами; б) процесами; в) корпоративними знаннями (комунікаціями).
Наведена класифікація не претендує на повноту охоплення всього різноманіття інформаційних технологій. Вона відображає лише певний досвід практичного застосування цих технологій в управлінні бізнесом.
Специфіку методу управління можна також визначити способами подання корпоративних знань на рівні прикладних моделей і на рівні універсальних мов уявлення.- Перша група. Модель цих методів представляє організацію як систему ресурсів (фінансів, матеріальних запасів, кадрів), що належать власникам - юридичним особам, структурним підрозділам, фізичним особам. Всі процеси описуються як проводки, що відображають переміщення ресурсів між власниками. До першої групи можна віднести управління фінансами, матеріальними запасами, кадрами в тій мірі, в якій вони розглядаються як ресурс (заробітна плата). Основна мета управління для цього методу - забезпечення ресурсами і контроль за ними. Метод управління добре описується моделями, що стали стандартами: модель бухгалтерського обліку (наприклад, GAAP), планування виробничих ресурсів (MRP II), планування всіх ресурсів підприємства (ERP). В якості універсальної мови уявлення використовуються балансові моделі з мовою проводок. Методи цієї групи підтримуються широким спектром прикладного ПО, при цьому найбільш поширені бухгалтерські системи. Найбільшою мірою до підтримки даного методу управління тяжіють СУБД.
- Друга група представляє організацію як систему бізнес-процесів. Тут центральними поняттями виступають процес, функція, дані, подія. Основна мета управління для цих методів - забезпечення координації подій і функцій. До другої групи можна віднести такі методи, як управління якістю (TQM - стандарт ISO9000), управління процесами (Workflow - стандарти асоціації Workflow Management Coalition) .До цієї ж групи можна віднести управління проектами (сімейство стандартів PMI), але лише в тій мірі, в якій ці проекти можна вважати типовими, зведеними до рівня технології. В якості універсальної мови уявлення опису використовуються формальні мови, багато з яких зафіксовані як стандарти: мови сімейства IDEF, CIM-OSA, мови опису об'єктно-орієнтованих моделей. Методи управління підтримуються ПО, яке відоме вУкаіни як системи управління проектами, документообігом, технологічними процесами.
- Третя група представляє організацію як систему невеликих колективів співробітників, які вирішують загальну задачу, а в ролі організують факторів виступають корпоративні знання і ефективні комунікації. Головним корпоративним ресурсом управління стає база корпоративних знань, в якій співробітники можуть швидко знайти інформацію для прийняття правильного рішення і розуміння один одного. Ця база концентрує в собі колективний досвід компанії і створює контекст корпоративних комунікацій. Основна мета управління - забезпечення координації, комунікації та швидкого пошуку інформації для самостійного прийняття рішення. Ця група методів управління зараз переживає період бурхливого розвитку і отримала загальну назву "управління знаннями" (Knowledge Management). Про стандарти на рівні моделей говорити поки ще рано. Хоча в області універсальних мов опису намітилися деякі тенденції. Для структурування інформації починає активно застосовуватися мова SGML, який зафіксований як стандарт ISO 8879. До цієї групи методів також належать методи управління складними нестандартними проектами (сімейство стандартів PMI). В таких проектах критичним фактором управління є проектні комунікації і кваліфікаційний рівень проектної групи. Методи управління підтримуються ПО класу GroupWare, інформаційно-пошуковими системами, Інтранет-технологіями: Web-технологією, електронною поштою, телеконференції. Системи GroupWare послужили відправною точкою технології Інтранет. Далеко не випадково лідери ринку ПО класу GroupWare стали провідними виробниками Інтранет-систем: Lotus, Microsoft, Novell. Поряд з перерахованими виробниками міцне місце на цьому ринку зайняли Netscape і Oracle.
Для кожної компанії можна скласти матрицю. Якщо в клітини цієї матриці вписати назви корпоративних додатків і вказати ступінь їх критичності, то можна побачити, що кожна компанія буде мати своїм індивідуальним архітектурним профілем КІС. Вибір такого збалансованого архітектурного профілю, соответствущего стратегії бізнесу компанії, є завданням стратегічного планування розвитку КІС.
Інтранет в системі корпоративного менеджменту
Однією з відомих точок зору на систему менеджменту стала концепція "7С". Ця концепція досить широко висвітлювалася у пресі і відома українським менеджерам. Тут же хотілося б зробити лише деякі акценти, що мають відношення до Інтранет.
Концепція "7С" виділяє сім базових елементів управління: стратегія, структура, система і процедура роботи, стиль, склад персоналу, сума навичок і спільно колективні цінності. Назви кожного з них починається з букви "С" і всі вони взаємопов'язані. Схема взаємодії цих елементів між собою здобула популярність як схема "7С" консультативної групи Маккинси. Всі ці елементи управління можуть бути розділені на дві принципово різняться групи: "жорсткі" і "м'які".
Зміни культури компанії носить тривалий і найбільш глибокий характер. Результати, як правило, проявляються не відразу і виглядають як непрямі. Ефективність використання "м'яких" елементів управління багато в чому забезпечується тільки поєднанням з "жорсткими" і пов'язана з глибокими змінами в економіці і культурі всього суспільства.
Методи управління ресурсами і процесами, як правило, знаходять своє застосування в управлінні "жорсткими" елементами, а управління корпоративними знаннями (комунікаціями) - в управлінні "м'якими" елементами. У кожного методу управління, як і у кожного його елемента, є своя область ефективності, тому вони можуть взаємно доповнювати один одного. Правильне поєднання інформаційних технологій, методів і елементів управління закладає основу для побудови збалансованої стратегії компанії.
Висновок до першої частини
Історія Інтранет-технологій вже налічує кілька років. З'явилися реальні результати від її впровадження. ВУкаіни існує безліч факторів, що стримують широке поширення Інтранет-технологій. Однак ці проблеми можна вирішити, і, мабуть, вже в найближчому майбутньому вУкаіни можна очікувати реальне використання цієї технології в бізнесі.