отримання ІПН
ІПН присвоюється фізичній особі при первинній постановці на облік в якості платника податків (п. 9 Порядку, затв. Наказом ФНСУкаіни від 29.06.12 № ММВ-7-6 / 435 @, далі - наказ № ММВ-7-6 / 435 @):
- за місцем проживання;
- за місцем перебування (за відсутності у фізособи місця проживання в РФ);
- за місцем знаходження нерухомого майна або транспортного засобу (при відсутності у фізособи місця проживання або місця перебування в РФ).
Інспекція за місцем проживання фізособи поставить його на податковий облік на підставі відомостей, переданих держорганами (зокрема, ФМСУкаіни), або на підставі заяви самого фізособи (п. 7 ст. 83 НК РФ, п. 16, 21 Порядку, затвердженого. Наказом МінфінаУкаіни від 05.11.09 № 114н; далі - наказ № 114н). Щоб стати на облік в інспекцію за місцем перебування, потрібно подати заяву (п. 7.1 ст. 83 НК РФ). І в тому, і в іншому випадку заява складається за формою № 2-2-Облік (додаток № 6 до наказу ФНСУкаіни від 11.08.11 № ЯК-7-6 / 488 @). Уявити таку заяву можна різними способами:
- особисто (в тому числі через представника);
- надіслати поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення;
- переслати через сайт ФНС (для повноцінного використання сервісу потрібно мати посилену кваліфіковану електронний підпис).
Крім зазначеного заяви необхідно подати оригінали або завірені копії документів, що засвідчують особу фізособи і підтверджують його реєстрацію за місцем проживання або за місцем перебування (п. 22 - 26 Порядку, затвердженого. Наказом № 114н).
Термін розгляду заяви залежить від способу його представлення. Якщо людина звернулася в ИФНС особисто (або через представника), то інспекція поставить фізособа на податковий облік протягом п'яти днів з дня отримання зазначених вище документів. В цей же термін податківці повинні видати або надіслати свідоцтво про постановку на облік, в якому і буде зазначено ІПН.
Якщо ж документи надіслані поштою або через сайт ФНС, то інспекція спочатку повинна перевірити містяться в них відомості. Зокрема, для цієї мети податківці звернуться до органів, що здійснюють реєстрацію (міграційний облік) фізичних осіб. Протягом п'яти днів з дня отримання підтвердження достовірності відомостей інспекція повинна привласнити людині ІПН і направити свідоцтво про постановку на облік (абз. 1 п. 2 ст. 84 НК РФ).
Відзначимо, що особливості обліку в податкових органах фізичних осіб - іноземних громадян, які не є ІП, затверджені наказом МінфінаУкаіни від 21.10.10 № 129н. Також див. «ФНС повідомила, як іноземним працівникам отримати ІПН».
Окремо зупинимося на питанні присвоєння ІПН фізособі, яка не має вУкаіни місця проживання (місця перебування), але при цьому на нього зареєстровано нерухоме майно або транспортні засоби. У цьому випадку людина визнається платником податку на майно або транспортного податку. Податківці зобов'язані самостійно (на підставі відомостей, переданих відповідними держорганами) поставити фізособа на облік як платник податків зазначених податків і, відповідно, привласнити йому ІПН. Заява фізособи в цьому випадку не потрібно (абз. 4 п. 2 ст. 84 НК РФ).
Чи потрібно вимагати ІПН при прийомі на роботу?
Перелік документів, необхідних для оформлення трудових відносин, наведено в статті 65 Трудового кодексу РФ. Зокрема, в ньому названі паспорт, документи про освіту, трудова книжка, страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування. А ось свідчення про постановку на облік в податковому органі не значиться в переліку документів, що пред'являються при працевлаштуванні. Тому роботодавець може попросити у працівника принести свідоцтво, в якому зазначено ІПН, але не має права відмовити кандидату в укладенні трудового договору через відсутність такого свідоцтва.
Якщо співробітник при оформленні на роботу в організацію представив свідоцтво про постановку на податковий облік, то присвоєний йому ІПН потрібно вписати в трудовий договір. Але якщо роботодавцем виступає індивідуальний підприємець, то вказувати ІПН в трудовому договорі не обов'язково. Така вимога абзацу 4 частини 1 статті 57 ТК РФ.
Як дізнатися ІПН працівника?
Як було сказано вище, ІПН повинні мати всі фізичні особи, які перебувають на податковому обліку. І якщо при працевлаштуванні працівник не пред'явив свідоцтво про постановку на облік в податковому органі, то це ще не означає, що у співробітника немає ІПН.
Роботодавець може самостійно перевірити наявність у працівника ІПН за допомогою сервісу «Дізнатися свій / чужий ІПН» на сайті ФНСУкаіни. Для цього потрібно ввести в спеціальну форму персональні дані співробітника. Однак майте на увазі, що вказаний сервіс може не видати відомості про ІПН, присвоєний фізособі. Наприклад, таке може статися, якщо у людини змінилися реквізити паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу. У такій ситуації сервіс запропонує ввести реквізити колишнього документа, проте роботодавець може не мати у своєму розпорядженні такої інформації.
Чи приймуть довідку 2-ПДФО і форму СЗВ-М без ІПН?
Нагадаємо, що в розділі 2 довідки 2-ПДФО передбачено поле: «ІПН в Укаїни» (див. «Почала діяти нова форма довідки 2-ПДФО: що змінилося»). Однак в порядку заповнення довідки 2-ПДФО (затв. Наказом ФНСУкаіни від 30.10.15 № ММВ-7-11 / 485 @) прямо сказано, що «за відсутності у платника податків ІПН даний реквізит не заповнюється». Крім цього, згідно з затвердженим форматом для передачі довідки 2-ПДФО в електронному вигляді, такий реквізит як ІПН є необов'язковим.
Також поле для відображення ІПН передбачено в розділі 4 нової форми щомісячної пенсійної звітності (форма СЗВ-М; затв. Постановою правління Пенсійного фонду від 01.02.16 № 83п). При цьому з пояснень до самої форми слід, що ІПН вказується тільки в тому випадку, якщо страхувальнику відомий цей номер (див. «Форма СЗВ-М: як заповнити і здати нову форму для щомісячної звітності в ПФР»).
Отже, якщо роботодавець не має даних про ІПН працівника (наприклад, якщо не вдалося з'ясувати цей номер через сайт ФНС), то відповідні поля в довідці 2-ПДФО і в звіті СЗВ-М можна не заповнювати (див. «ФНС: відсутність ІПН працівника не є підставою для відмови в прийомі довідки 2-ПДФО »). Але не виключено, що в майбутньому ІПН фізичних осіб стане обов'язковим реквізитом в названих формах звітності.
Штрафи за недостовірний ІПН
Вказівка в довідці 2-ПДФО некоректного ІПН (номера, присвоєного іншому фізичній особі) є підставою для штрафу, передбаченого статтею 126.1 Податкового кодексу. Сума штрафу складе 500 рублів за кожен документ з недостовірними відомостями (див. «За невірний ІПН в довідці 2-ПДФО податковий агент може бути оштрафований на 500 рублів»).
Також штрафом в 500 рублів буде каратися внесення недостовірних відомостей в форму СЗВ-М. Цю суму доведеться заплатити за кожного працівника, щодо якого повідомлені невірні дані, в тому числі ІПН (ч. 4 ст. 17 Федерального закону від 01.04.96 № 27-ФЗ «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування») .
Таким чином, бухгалтеру потрібно уважно стежити за тим, щоб зазначені в звітності ідентифікаційні номери платників податків були правильними і діючими. Також див. «ФНСУкаіни рекомендує податковим агентам вжити заходів щодо актуалізації персональних даних фізосіб».
Якщо працівник має два ІПН та інші ситуації
На закінчення розглянемо кілька питань, пов'язаних з отриманням ІПН, які досить часто виникають на практиці. Як бути, якщо податківці помилково присвоїли фізособі другий персональний номер? Чи треба міняти ІПН і отримувати нове свідоцтво про постановку на облік, якщо людина втратила видане раніше свідоцтво, переїхав на нове місце проживання або змінив прізвище? Відповіді на ці питання потрібно знати не тільки працівнику, але і бухгалтеру.
Працівник має кілька ІПН
У фізичної особи може бути тільки один ІПН (єдиний на всій території України за всіма видами податків і зборів) (п. 7 ст. 84 НК РФ). Тому перед тим, як поставити людину на податковий облік за якого-небудь підстави (наприклад, за місцем знаходження об'єкта нерухомості), інспекція повинна переконатися, що у фізособи відсутня ІПН, щоб уникнути ситуації повторного присвоєння цього номера. Однак на практиці фізособи іноді отримують два (або більше) ІПН. Наприклад, таке може статися, якщо людина, яка проживає в одному регіоні і перебуває на податковому обліку за місцем проживання, купує нерухомість в іншому регіоні. Інспекція за місцем знаходження нерухомості, отримавши відомості про реєстрацію прав на цю нерухомість, поставить фізособа на облік. Якщо при цьому в базі ІПН НЕ буде актуальної інформації про наявність у фізособи персонального номера, податківці присвоять йому ІПН, в результаті чого відбудеться «задвоєння» номери. Через двох ІПН може виникнути плутанина при нарахуванні особистих податків, а також складності з заповненням податкової звітності.
У подібній ситуації у людини повинен залишитися тільки один ІПН. Решта номерів податківці зобов'язані визнати недійсними (подп. 3 п. 20 Порядку, затвердженого. Наказом № ММВ-7-6 / 435 @). Однак зазначимо, що в законодавстві не передбачений чіткий алгоритм дій на цей випадок. Зокрема, не сказано, що саме потрібно зробити, щоб податківці визнали номер недійсним.
Тому якщо бухгалтеру стало відомо, що у працівника є два ІПН, то має сенс повідомити такому співробітнику про те, що один з номерів є зайвим і порекомендувати звернутися до податкової інспекції із заявою про анулювання цього номера. На наш погляд, таку заяву можна подати як до інспекції за місцем проживання, так і в ту інспекцію, яка видається другому свідоцтво про постановку на податковий облік (з другим ІПН). Швидше за все, інспектори залишать в силі той номер, який був присвоєний першим (як правило, це номер, отриманий в ИФНС за місцем проживання). У будь-якому випадку податківці повинні повідомити людині про те, який номер залишиться чинним. Саме цей номер потрібно буде використовувати в подальшому, в тому числі при заповненні довідки 2-ПДФО і форми СЗВ-М. Також бухгалтер зможе перевірити, який з номерів визнаний недійсним за допомогою сервісу «Недійсні ІПН фізичних осіб» на сайті ФНСУкаіни (перейти на сторінку цього сервісу можна через розділ «Електронні сервіси»; далі по номеру можна дізнатися, чи числиться він в базі недійсних ІПН того чи іншого регіону).
втрата свідоцтва
Якщо людина втратила свідоцтво про постановку на облік в податковому органі, то він може отримати повторне свідоцтво в інспекції за місцем проживання (місцем перебування) (розд. 1.2 Основних принципів організації роботи щодо реєстрації та обліку юридичних осіб та фізичних осіб, затв. Наказом МНСУкаіни від 22.07.04 № САЕ-3-09 / 436 @). Держмито в такому випадку складе 300 рублів (подп. 132 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Новий ІПН при повторній видачі свідоцтва присвоюють.
Зміна місця проживання
Якщо людина переїхав на нове місце проживання, то свідоцтво про постановку на облік в податковому органі міняти не потрібно. ІПН залишається колишнім (п. 29 і 35 Порядку, затвердженого. Наказом № 114н).
Зміна персональних даних
ІПН зберігається і в тому випадку, якщо змінилися прізвище, ім'я, по батькові, стать, дата або місце народження. У будь-який з перерахованих ситуацій фізособа може отримати нове свідоцтво про постановку на податковий облік, в якому буде вказано присвоєний раніше ІПН (п. 36 Порядку, затвердженого. Наказом № 114н). Однак, як повідомляється на сайті ФНС. отримання нового свідоцтва в таких випадках не обов'язково.