Довідки-документи, що містять текстову і (або) табличну узагальнену інформацію по якогось певного питання, про стан справ, характерні показники, опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.
Довідки ділять зазвичай на дві групи - з інформацією про факти та події службового характеру і видаються зацікавленим громадянам і установам, які засвідчують будь-якої юридичний факт. Найбільш численною і щодня що накопичується є друга група довідок. Це довідки про підтвердження займаної посади, заробітної плати, місце проживання, наявності утриманців тощо Так як ситуації, з приводу яких ці довідки видаються, як правило, типові, застосовуються уніфіковані трафаретні бланки. Іноді форми бланків таких довідок додаються до нормативних актів.
Крім вказівки назви відомства, установи, структурного підрозділу (довідка), дати і номера ці бланки мають видрукуваний типовий текст. Наприклад, форма довідки про доходи фізичної особи за рік.
Текст довідки зазвичай починається з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. В кінці довідки дається назва установи, куди вона представляється. У тексті такої довідки не повинно бути архаїчних зворотів, що містять непотрібні слова типу "справжня довідка", "дійсно вчиться" \ л т д. На довідці ставляться дати її підписання і видачі. Текст довідки засвідчується підписом і печаткою,
Приклад оформлення довідки
Іванов Станіслав Петрович вчиться на 2 курсі денного відділення фа культета точного машинобудування.
Дана для подання до відділення міліції.
точного машинобудування підпис І.Г.Белобородое
Комітет у справах архівів Державний архів
Про наявність документів по трудовому стажу за 1941-1950 рр.
У документах державного архіву Іванівській області є документи, що підтверджують трудовий стаж громадян, які працювали в 1941-1950 рр. на наступних підприємствах і організаціях Петровського району:
Завод розточувальних верстатів - за 1943-1945 рр.
Завод ремонту сільськогосподарської техніки - за 1941-1944 рр.
Машинно-тракторна станція - за 1948-1950 рр.
Колгосп "Світлий шлях" - за 1941-1948 рр.
Доповідні і пояснювальні записки служать для передачі інформації з одного рівня управління на інший і часто є підставою для видання розпорядчих документів.
Приклад оформлення внутрішньої доповідної записки
ТВ. Кузнєцова СККРІТЛРПКОН ДЕЛО
Про призначення документальної
ревізії в магазині № 001
При проведенні 09.04.97 інвентаризації товарних фондів магазину № 001 виявлені невраховані товари на суму 128 млн. Руб.
Прошу Вас призначити документальну ревізію товарних операцій магазину № 001 за період з 01.01.97 по 09.04.97.
Приклад оформлення зовнішньої доповідної записки
Про виділення приміщень для організації торгівлі меблями
Віце-президенту АТ ЯблоковуО.Ф.
Пояснювальна записка 22.05.97
[Про невиплату зарплати]
20.05.97 не виплачена зарплата працівникам АТ. Причина полягає в тому, що працівник бухгалтерії Іванова А.І. несвоєчасно оформила необхідні документи. Відсутність належного контролю не дозволило своєчасно виявити цей факт. Після прийняття термінових заходів зарплата була виплачена співробітникам АТ 22.05.97. Іванова А.І. попереджена про неприпустимість такого ставлення до доручених обов'язків. Вжито заходів щодо посилення контролю за діяльністю працівників бухгалтерії,
В Іванівській області склалося вкрай напружене становище з торгівлею промисловими товарами і, зокрема, меблями.
У 12 з 15 районів торгівля меблями ведеться в непристосованих приміщеннях, позбавлених необхідного обладнання, що не мають нормальних під'їзних шляхів.
Начальник управління торгівлі підпис
Акт-документ, складений декількома особами для підтвердження встановленого факту, події, дії. Найчастіше акти складаються комісіями як постійно діючими, так і призначаються розпорядчим документом (зазвичай наказом).
В окремих випадках акт може бути складено одним або декількома посадовими особами. Приводи для складання акта можуть бути різними, звідси і велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, підприємств, організацій); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); дегустації; прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення справ, зіпсованих товарів і т.п .; списання; інвентаризації; нещасних випадків, аварій та ін. Якщо немає встановленої нормативним документом форми акта, то незалежно від різновиду вони складаються за єдиною схемою.
Перш за все члени комісії повинні вивчити суть питання, що підлягає відображенню в акті, а також законодавчі і нормативні документи, що регулюють дане питання. Наприклад, в установі проводиться перевірка організації роботи листами, скаргами та заявами громадян. Члени комісії повинні ознайомитися з "Типовим положенням про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях". Знання цього документа допоможе комісії визначити своєчасність розгляду скарг, порядок реєстрації, зберігання і т.д. намітити коло питань для перевірки. В акті відображаються тільки ті факти, які точно встановлені особами, що підписують документ. Спочатку ведуться чорнові записи, що фіксують кількісні дані, а потім вже складається текст документа. Акт оформляється на загальному бланку. Дата і місце складання, що проставляються в бланку акта, повинні відповідати даті і місцю актіруемого події. Для значної кількості повторюваних ситуацій є уніфіковані трафаретні форми. Наприклад, уніфіковані форми актів про ліквідацію установи, об'єднання, предпріятія43, актів, які складаються архівними установами при перевірці наявності і стану архівних справ, і т.п.
Текст акту ділиться на три частини: вступ, констатуюча частина і висновки.
Прізвища членів комісії і присутніх розташовуються в алфавітному порядку. У назву посади входить і назва установи. Реєстрація розірвання починається з абзацу. У ній викладаються цілі, завдання і істота роботи, виконаної укладачами акту, її результати. Результати роботи можуть бути оформлені таблицею. У заключній частині акта робляться висновки або даються рекомендації. Ця частина тексту не обов'язкова. Акт може закінчуватися і констатацією фактів.
Після тексту перед підписами при необхідності вказують кількість складених примірників акта і їх місцезнаходження. Ця частина акта також не обов'язкова. наприклад:
Складено в 2-х примірниках:
1-й прим. направлений до Департаменту освіти;
Завершують текст акту підпису. Акт підписують голова і всі укладачі. При підписанні посади перед прізвищами не'указиваются. наприклад:
підпис підпис підпис
Голова комісії Члени комісії
Як і у всякому документі, в акті перед текстом є заголовок, що починається з прийменника "Про" ( "Про") і формулюється за допомогою отглагольного іменника: "Про перевірку", "Про прийом-передачу", "Про списання", "Про знищення ".
Ряд різновидів актів потребує затвердження. Наприклад, акт про ліквідацію установи затверджується керівником вищого відомства (міністром), акт про виділення до знищення документів і справ
керівником установи. Затвердження оформляється грифом відповідно до вимог ГОСТу.
Приклад оформлення акта
ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник управління підпис І. І. Іванов дата
Про перевірку збереження документів в Управлінні
Підстава: наказ Начальника Управління від 20.08.97 № 38 "Про проведення перевірки збереженості документів в Управлінні" Складено комісією у складі:
Голова: заст. начальника Управління Мірошниченко І.П. Члени комісії: 1 3АМ. головного бухгалтера КопиловаН.А,
2 3АМ. начальника господарського відділу Лугова І.А. 3 Начальник сектору відділу кадрів Незлобина Є.В.
Документи зберігаються в структурних підрозділах, сформовані у справи відповідно до номенклатури.
Фактів загибелі, втрати, псування або незаконного знищення документів не встановлено.
Комісія рекомендує надати і обладнати спеціальне приміщення для архіву, обладнавши його стелажами.
Складено в 2-х примірниках:
1 екз. направлений в об'єднаний архів Управління;
Голова комісії Члени комісії:
підпис підпис підпис
І.П.Мірошніченко НАКопилова ІАЛутовая Є.В. Незлобина
Службові листи - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь.
Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т.п.
Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладаються мотиви, що спонукали скласти документ, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення вищестоящих органів, які були підставою складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження і т.п. З огляду на постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться знайомитися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації листи можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листа і починати його з суті питання, розміщуючи докази та доводи до другої частини. Листи з нескладним, обговорених заздалегідь питань можуть складатися з однієї основної частини, без пояснень.
Наприклад: "Просимо виділити 15 комп'ютерів для конкурсу операторів ЕОМ".
Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконати, показати, роз'яснити. Це досягається ясністю, чіткістю і стислістю тексту. Слова повинні точно відображати зміст. Багатослівність заважає виділити суть документа.
Наведені факти повинні бути об'єктивні, обов'язково перевірені, цифрові дані-точні. Тон листа повинен бути нейтральним.
У ГОСТ Р 6.30-97 вказано; "У листах використовують такі форми викладу:
- від першої особи множини ( "просимо направити", "направляємо на розгляд");
- від першої особи однини ( "вважаю за необхідне", "прошу виділити");
- від третьої особи однини ( "міністерство не заперечує", "ВНИИДАД вважає можливим") "45.
Незважаючи на різноманіття питань, що відображаються в листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та заключних словосполучень і виразів: "впорядке обміну", "Як виняток", "У зв'язку", "Відповідно" іт.п.
Причини прийняття рішень також формулюються за допомогою дієприкметникових оборотів: "враховуючи", "вважаючи", "беручи до уваги", "розглядаючи", "керуючись" і т. Д.
Листи, відправлені з установи, діляться на дві групи -ініціатівние і відповідні. Якщо лист є відповіддю, укладач вказує дату і номер ініціативного документа, на який він етвечает. Цей реквізит переноситься в бланк з ініціативного листи при остаточному оформленні листа-відповіді.
За характером інформації листи можна розділити на велику юлічество різновидів.
У всіх інших випадках, коли супровідний лист не несе будь-якої інформації, воно буде зайвим і не повинно складатися.
У них розкривається характер заходу, що проводиться, зазначаються строки проведення та умови участі в ньому.
Уряді Російської Федерації проводить
міжнародний симпозіум "Автоматизовані
системи тестування і їх роль в навчальному, процесі ".
Для участі в симпозіумі необхідно перерахувати 800
тис. руб. за кожного учасника на розр. рахунок № в
Фінансист-банку і вислати копію платіжного
Перший проректор Д.І.Фурманов
Видавничий будинок. "Відкриті системи проводять
семінар "Інформаційні технології в
проектуванні систем-й управлінні бізнесом ". Для
участі в семінарі необхідно перерахувати $ 100 (в
рублях за курсом на день оплати) плюс податок на
додану вартість (20%) на рахунок: і підтвердити
Міністерство загальної та професійної освіти Російської Федерації
Тел. (095) 127-26-53
Факс (095) 123-15-00
Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених в листі № 01-05.326 від 15.03.99. Рішення Виконкому Фонду буде прийнято не пізніше 12.04.99 і повідомлено Вам.
Лист-нагадування містить вказівку на наближення або закінчення терміну виконання будь-якого зобов'язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити одну заключну частину.
Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо". наприклад:
Нагадуємо Вам, що відповідно до договору 24/16 від 16.03.99 Ви повинні завершити розробку проекту до 16.06.99.
Просимо Вас повідомити про стан роботи.
Нагадуємо Вам, що термін поставки продукції відповідно до листа № 01-27 / 64 від 02.06.99 закінчився 01.09.99.
Просимо. Вас провести модернізацію комп'ютерів інституту з об'єднанням в мережу з виділеним, файл-сервером.
Оплата гарантується з рахунку № в Мосбизнесбанка.
Фонд готовий прийняти на стажування трьох преопдавателей інституту на термін два місяці. Стажери забезпечуються житлом, їм виплачується стипендія в розмірі мінімальної заробітної плати.
Гарантійні листи зазвичай мають два підписи (керівника і бухгалтера), на них проставляється печатка.
Для планованого збільшення випічки хлібобулочних виробів для жителів муніципального округу "Ясенів" з 1 до 5 тонн на добу і розширення асортименту необхідно більше приміщення площею не менше 300 кв. м.
Просимо Вас посприяти в оренді підходящого приміщення достатньої площі.
Листи-відповіді за своїм змістом носять залежний характер від ініціативних листів, так як тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер рішення поставленого в ініціативному листі питання: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання. Відповідь завжди повинен бути викладений в конкретній і чіткій формі: всели прохання можуть бути задоволені, в якій мірі, в які терміни. Якщо лист містить відмову, він повинен бути добре аргументований. наприклад:
На № 07-04 / 25 від 28.02.99 Про якість продукції
Пропонована Вам магнітна стрічка, що випускається заводом, пройшла сертифікацію в Державному сертифікаційному, центрі та визнана відповідною всім вимогам.
Додаток: Сертифікат відповідності на стрічку магнітну. Копія.
Федорчука Ф.М., 117463, Москва, вул. Лісова, 6, кв. 57
Повідомляємо Вам, що документи Климовський МТС Петровського району Ульяновської області за 1952-56 рр. в архів на зберігання не надходили, в зв'язку з чим підтвердити стаж Вашої роботи у названій МТС за вказані роки не представляється можливим.
На № 02-22 / 12 від 13.05.99
Про поставку реставраційної папери
Запитувана Вами реставраційна папір не може бути поставлена в обумовлені раніше терміни у зв'язку зі зміною митного законодавства і необхідністю підготовки нових документів.
"МОСКВА КОЛОС КОЗЛОВУ" "САРАТОВ ГРАНІТ ПАХОМОВУ", "ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ Коміссарова".
Велике значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, більш точно передають зміст. Пишеться телеграма особливим телеграфною мовою, по можливості без прийменників, спілок, знаків пунктуації. Смислові відтінки слів і їх зв'язок передаються порядком розташування слів у реченні і їх закінченнями, Якщо знаки пунктуації все ж необхідні, так як мають смислове значення, вони пишуться скорочено малими літерами: точка - точка; кома -зпт; двокрапка - двтч; лапки - КВЧ; дужки - скб.
Словами в телеграмі завжди пишуться цифрові дані і такі знаки, як № - номер; "-" мінус; "+" - плюс ;! - знак оклику;. - знак запитання; % - відсотки ;: -деленіе і ін. Дати позначаються арабськими цифрами: число, місяць, рік. Між цифрами розділові знаки не ставляться. Наприклад, 05 11 97. Закінчується телеграма зазначенням її індексу. Відповідна телеграма друкується з зазначенням індексу ініціативного документа, на який дається відповідь, без слів "Ваш", "На Ваш". Тому сам текст годі було починати і закінчувати цифрами. Після тексту вказуються найменування посади та прізвище особи, яка підписала телеграму. Підпис в телеграмі оформляється окремим рядком.
Текст службової телеграми завіряється печаткою. Складається телеграма в двох примірниках. Перший, підписаний віддається для передачі, а другий підшивається усунула. Приклад телеграми:
КАЗАНЬ УНІВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ПОЛІТОЛОГІЇ ПРОШУ ПРЕДСТАВИТИ 20 ТРАВНЯ СПИСОК УЧАСНИКІВ КОНФЕРЕНЦІЇ ПОЛІТОЛОГІВ ТЕЗИ ДОПОВІДЕЙ ТЧК 8-1264 НАЧ УПРАВЛІННЯ СИДОРОВ
Поч. управління В.С Сидоров