Багато управлінські документи перед підписанням вимагають узгодження з організаціями, структурними підрозділами або посадовими особами, інтереси яких зачіпаються.
Узгодження передбачає оцінку змісту проекту документа, при якій визначаються доцільність створення документа, його відповідність чинному законодавству, точність формулювань і ін.
Проект документа може бути узгоджений як зі сторонніми організаціями (структурними підрозділами, посадовими особами сторонніх організацій). так і з підрозділами або посадовими особами всередині організації, де підготовлений документ. Іншими словами, узгодження документа може бути зовнішнім і внутрішнім.
Залежно від змісту документа зовнішнє узгодження ...
може здійснюватися:
- з вищестоящими або міжгалузевими органами управління в тих випадках, коли законами або іншими правовими актами організації можуть приймати і реалізовувати управлінські
рішення тільки з дозволу цих органів;
- органами державного контролю та нагляду в певній сфері діяльності;
- вищестоящими, підлеглими і непідлеглими організаціями, в тому числі науково-дослідними, якщо зачіпаються їхні інтереси або вони беруть участь у вирішенні питання;
- при необхідності з громадськими організаціями.
Зовнішнє узгодження оформляється реквізитом "гриф погодження документа". Документ може бути погоджений посадовою особою, яка виступає від імені третьої сторони, або іншим документом: листом, протоколом (рішенням) і ін. В обох випадках на документі, що підлягає узгодженню, проставляється відмітка про.
При узгодженні з конкретною посадовою особою до складу грифа узгодження входить: слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), посада керівника, що включає найменування організації, з якою погоджують документ, його особистий підпис, ініціали та прізвище (ініціали, прізвище), дата погодження, наприклад:
Начальник правового департамент
Якщо узгодження здійснюється окремим документом (вищестоящої організації, громадської організації, органів державного контролю і нагляду та ін.), В грифі погодження вказується найменування цього документа, найменування організації або органу, яка видала документ, його дата і номер. Слово ПОГОДЖЕНО в цьому випадку також пишеться без лапок, найменування документа вказується в називному відмінку, наприклад:
Протокол засідання правління
Гриф узгодження розташовується на останньому аркуші проекту документа, зліва нижче підписів.
Узгодження може проводитися з кількома організаціями. У цьому випадку на останньому аркуші документа у своєму розпорядженні кілька грифів погодження або їх поміщають на окремий
лист погодження, який є додатком до проекту документа. У цьому випадку на самому документі робиться відмітка: "Аркуш погодження додається", наприклад:
Положенні про Раду ректорів
Рішення Вченої ради Рішення Вченої ради
фінансово-юридичної московського технологічного
рішення Вченої ради Рішення Вченої ради
Московської хіміко Вищої школи
технологічної академії економіки
Внутрішнє узгодження документа оформляється візою узгодження документа. При візуванні документа вказують найменування посади, особистий підпис, його розшифрування (ініціали, прізвище) і дату погодження, наприклад:
- для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа;
- для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьового боку (нижче підпису) копії документа.
Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і додатків до нього. Як правило, це стосується нормативних документів, договорів та інших документів, які вимагають особливого захисту від заміни і підробки листів.
Можливо оформлення великої кількості віз на окремому аркуші за зразком листа узгодження.
В організації повинен бути перелік найважливіших документів, що вимагають візування, із зазначенням посадових осіб, візи яких потрібні при підготовці того чи іншого документа; Порядок і послідовність візування можуть бути визначені інструкцією з діловодства (по роботі з документами), В цьому випадку перелік є додатком до інструкції. Як окремий документ він повинен бути затверджений керівником, організації або його розпорядчим документом.
Оформлення візи відповідно до наведених правил полегшує роботу з документом, як фахівців апарату управління при підготовці проекту документа, так і керівника при його підписанні. Крім того, це допомагає діловодної службі контролювати якість підготовки документа і його оформлення. Існуюча в даний час в ряді організацій практика оформлення візи тільки підписом посадової особи (без розшифровки, вказівки посади і дати) неприпустима.
Віза також використовується при ознайомленні працівників організації з документом.
Віза ознайомлення складається з найменування посади працівника, його особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати ознайомлення. Вона повинна бути доповнена словами: "З ... (назва структурного підрозділу в орудному відмінку) ознайомлений (а, и)", наприклад:
Оформлена таким чином віза ознайомлення підтверджує факт ознайомлення працівника з документом. Віза розташовується внизу лицьового боку останнього аркуша документа або на його, зворотному боці після реквізитів "підпис", "гриф погодження документа" і "візи узгодження документа".