У цій статті ми розповімо про те, який спосіб затвердження графіка відпусток вибрати, чи потрібно знайомити працівників з затвердженим графіком, скільки зберігати і як правильно знищити графік відпусток.
затвердження
Як затвердити? Є два способи твердження: особисто керівником і наказом по організації.
Закон не уточнює, яким саме способом потрібно затверджувати графік відпусток. Але від способу утвердження буде залежати порядок внесення зміни в графік.
Який спосіб вибрати? Я вибираю перший, тому що він більш логічний.
- По-перше, в уніфікованій формі Т-7 заготовлений гриф обмеження доступу до особисто керівником.
- По-друге, термін зберігання графіка відпусток дуже маленький, і недоцільно затверджувати такі документи наказами, які зберігаються постійно.
Знайомити чи працівників з графіком?
Однак, як-то недобре залишати працівників в невіданні про заплановану дату його відпустки. Щоб уникнути конфліктів в майбутньому, щоб дати можливість працівникам планувати свій відпочинок, доцільно ознайомити їх з графіком відпусток після затвердження.
Це можна зробити різними способами:
- оформити листи ознайомлення і прикласти їх до графіка відпусток,
- зафіксувати факт ознайомлення працівника в самому графіку (зробити додаткову графу),
- вивісити графік відпусток в загальнодоступному місці,
- направити виписки з графіка в структурні підрозділи і вивісити там на чільне місце,
- кожному працівникові вручити персональну виписку із зазначенням дати початку відпустки і т.д.
Зберігання та знищення графіка відпусток.
Але знищити правильно, а не просто спалити на Новорічному багатті.
Для цього потрібно:
- Скласти опис (в зразку акт на знищення з включеною описом) документів і справ, що підлягають знищенню. В опис включаються всі справи, у яких закінчився термін зберігання.
- Після знищення справ акт підписується і робиться відмітка про спосіб знищення.
Врахуйте, що має відбутися реальне знищення (спалювання, розрізання в шредері), а не просто викидання в сміттєвий контейнер. Всі кадрові документи містять персональні дані Ваших працівників, тому законом заборонено залишати їх в умовах, коли треті особи можуть їх побачити.