І ось, нарешті, довгоочікуване літо. Всі бухгалтери мріють про свій законній відпустці. Як безболісно піти у відпустку, як правильно передати справи, які рекомендації дати залишаються в офісі співробітникам? Про все це ми поговоримо в даній статті.
Робота бухгалтерії не терпить перерв, в Федеральному законі «Про бухгалтерський облік» прямо вказано, що бухгалтерський облік носить безперервний характер. При цьому головний бухгалтер організовує роботу бухгалтерії не тільки щодо ведення обліку, а й подання звітності, причому при складанні звітності, по стереотипу, без головбуха просто не обійтися. Хто сформує звіти, перевірить і підпише їх в період відсутності головного бухгалтера?
У комерційних фірмах часто недостатньо розуміють, що без повноцінного відпочинку головний бухгалтер неминуче буде працювати на знос, і ризик припуститися помилки багаторазово збільшиться. До того ж не можна ігнорувати норми трудового законодавства, за яким відпустку у головного бухгалтера не може становити менше 28 календарних днів (ст. 115 Трудового кодексу РФ). При цьому поділ відпустки теж підпорядковане правилам і допускається тільки за згодою між працівником і роботодавцем, і хоча б одна з частин цієї відпустки повинна бути не менше 14 днів.
Вирушаючи у відпустку, головний бухгалтер повинен передати свої повноваження. Якщо в штаті компанії є заступник головного бухгалтера, то він заміщає головного бухгалтера під час відпустки, відрядження, хвороби та т. П. На всіх документах, які підписуватиме заступник, повинні стояти посаду «заступник керівника (головного бухгалтера)», його прізвище, ініціали імені та по батькові і підпис. В цьому випадку доплата не покладається, оскільки заміщення головного бухгалтера входить в обов'язки заступника.
На час перебування головного бухгалтера у відпустці виконуючим обов'язки можна призначити і іншого працівника. Якщо співробітник поряд зі своєю основною роботою виконує ще й додаткову роботу, то дану передачу посадових обов'язків і повноважень слід оформити як суміщення професій з отриманням доплати, яка залежить від обсягу роботи. Поєднання оформляється додатковою угодою до трудового договору і наказом (див. Зразок на с. 153). У наказі про суміщення посад повинно бути зазначено:
Працівник і компанія мають право достроково відмовитися від домовленості з тимчасового заміщення відсутнього працівника. Для цього потрібно попередити іншу сторону в письмовій формі не пізніше ніж за 3 робочі дні (ст. 60.2 ТК РФ).
Якщо головний бухгалтер планує бути відсутнім довго, то на посаду головного бухгалтера можна тимчасово перевести іншого працівника. В цьому випадку заміщає співробітник повністю звільняється від своєї основної роботи і виконує тільки роботу головного бухгалтера, з відповідною доплатою (до рівня головбуха). У цьому випадку керівник також становить додаткову угоду до трудового договору і видає наказ. Доцільно повідомити ИФНС листом у довільній формі про тимчасову зміну головного бухгалтера, з додатком копії наказу та копії паспорта нового головного бухгалтера (див. Зразок на с. 154).
У бухгалтерському обліку нарахування доплати за тимчасове заміщення відбивається так:
Дебет рахунку 20 (26, 44 ...) Кредит рахунку 70 - нарахована доплата за тимчасове заміщення відсутнього працівника. Доплата за тимчасове заміщення відсутнього працівника є частиною заробітної плати (ст. 129 ТК РФ). Значить, вона обкладається ПДФО та страховими внесками (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закону № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закону № 125-ФЗ). Крім того, доплата включається до складу витрат з податку на прибуток (п. 3 ст. 255 НК РФ).
Якщо у організації варто система «Банк-клієнт» або система для електронної здачі звітності до податкової інспекції, ПФР і ФСС через Інтернет, то оформляти банківські картки для оформлення платіжних доручень не доведеться, достатньо просто передати ключі ЕЦП головного бухгалтера для підпису електронних документів. Цей момент доцільно відобразити в наказі про передачу повноважень на час відпустки.
Якщо головний бухгалтер є матеріально відповідальною особою, то перед відходом у відпустку необхідно провести передачу матеріальних цінностей. З заміщує співробітником слід укласти договір про матеріальну відповідальність (ст. 241-243 ТК РФ, постанову Мінпраці України № 85).
Якщо під час відпустки головного бухгалтера в організацію прийде податкова перевірка, то з-за його відсутності переносити її ніхто не буде. Дата початку перевірки визначається рішенням керівника інспекції.
Ще злободенний одне питання: чи має право головний бухгалтер, перебуваючи у відпустці, періодично виходити на роботу, не оформлюючи цього документально?
В даний час не існує нормативного правового акта, який регулює передачу справ від головного бухгалтера іншій особі в разі виходу у відпустку, тому дане питання необхідно вирішувати з урахуванням внутрішніх документів організації, які не повинні суперечити чинному законодавству і не повинні погіршувати його становище порівняно з встановленим законом. Отже, йти і виходити з відпустки головний бухгалтер має право і без оформлення передачі повноважень іншим особам.
Що стосується виходу головного бухгалтера на роботу під час відпустки без оформлення документів, то це є порушенням трудового законодавства. Час відпочинку (відпустку) - час, протягом якого працівник вільний від виконання трудових обов'язків і який він може використовувати на свій розсуд (ст. 106 Трудового кодексу РФ). Відпустка призначений для того, щоб трудящий міг відновити свої фізичні і психічні сили, витрачені протягом року.
Однак ст. 125 ТК України передбачено, що за згодою працівника існує можливість відкликання його з відпустки. Невикористана в цьому випадку частина відпустки повинна бути надана в інший зручний для працівника час протягом поточного робочого року або приєднана до відпустки за наступний робочий рік. Дні виходу на роботу в число днів відпустки не зараховуються і повинні бути оплачені відповідно до окладом працівника.
Зараз існують надійні способи передачі повноважень відсутнього керівництва, і немає ніякої необхідності залишати на чистих аркушах паперу свої підписи, щоб не дати несумлінних працівників можливості цим скористатися.
Ще одна рекомендація: накидайте пам'ятку тимчасово виконуючому обов'язки працівнику з важливими термінами (наприклад, сплати податків, платежів за договорами), запишіть контакти партнерів, з якими доведеться спілкуватися.
На закінчення хочеться підкреслити, що хороший керівник бухгалтерської служби - це не той, хто здатний все звалити на свої плечі, а той, хто, маючи високу кваліфікацію, здатний раціонально розподілити навантаження серед підлеглих. У цьому випадку робота бухгалтерії буде більш стабільною в період літніх відпусток.