Re: компенсація за бензин співробітнику
ВИПЛАЧУЄМО ПРАЦІВНИКУ КОМПЕНСАЦІЮ
ЗА ВИКОРИСТАННЯ АВТОМОБІЛЯ
(Як оформляються, враховуються і обкладаються компенсації
за застосування особистого транспорту в службових цілях)
Визначаємо розмір компенсації
Дивимося "зарплатні податки"
Компенсації за використання особистого транспорту не обкладаються ні ПДФО, ні страховими внесками (в тому числі "на травматизм") в межах сум, передбачених угодою працівника і роботодавця <5>.
Але щоб довести, що це саме компенсація, а не доход працівника, вам потрібно запастися документами. це:
1) угоду між роботодавцем і працівником про використання особистого транспорту працівника, оформлене як додаток або додаток до трудового договору. Якщо ви домовляєтеся про компенсацію при прийомі працівника на роботу, то ці умови можна прописати в самому трудовому договорі;
2) копія свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу, так як компенсація покладена лише за використання особистого майна працівника. А ось чи можна виплачувати компенсацію працівникові, який керує автомобілем на підставі довіреності, питання спірне. Є листи контролюючих органів, як дозволяють <6>, так і не дозволяли це робити <7>;
3) документи обліку службових поїздок:
(Якщо) ви виплачуєте компенсацію виходячи з кілометражу службових поїздок, то оформляйте шляхові листи <8>. До речі, кілометраж можна вважати не тільки на підставі показань одометра автомобіля, але і на підставі даних інших приладів обліку переміщення транспортного засобу (зокрема, показань GPS-навігатора <9>);
(Якщо) ви платите компенсацію, не враховуючи "службовий" пробіг (наприклад, у фіксованому розмірі), то можете складати будь-які документи. Це може бути журнал обліку службових поїздок, маршрутні листи і т.п.
Примітка
Не забувайте, що, коли ви використовуєте для обліку службових поїздок свої форми документів, вони повинні містити всі реквізити первинного документа і бути затверджені в складі облікової політики організації <10>;
4) чеки (квитанції, накладні) на купівлю ПММ та оплату інших витрат, пов'язаних з використанням працівником особистого транспорту в службових цілях (наприклад, квитанція про оплату стоянки на території аеропорту). Для зручності працівник може представляти вам ці документи разом зі своєю заявою на відшкодування витрат або авансовим звітом. На підставі цих документів ви компенсуєте йому витрати. Витрати на ПММ ви можете відшкодовувати, виходячи:
(Або) з фактичних витрат ПММ на 100 км "службового" пробігу;
(Або) норм витрат ПММ, зазначених у технічній документації автомобіля;
(Або) Норм Мінтрансу <11>;
5) розрахунок компенсації. Порядок розрахунку може міститися в угоді про використання автомобіля (трудовому договорі) або в розробленої та затвердженої організацією методикою. А конкретний розмір компенсації - в наказі, в розрахунковому листку (розрахунку, калькуляції) або знову ж в угоді (трудовому договорі), якщо компенсація встановлена у фіксованій сумі.
Порада
Приділіть особливу увагу правильному складанню документів для виплати компенсації. Адже нечіткі формулювання або помилки в них можуть обернутися донарахуваннями ПДФО і страхових внесків.
Не обкладаються ПДФО та страховими внесками як сума компенсації за знос, так і сума відшкодування витрат <12>.
Однак це не означає, що від оподаткування "зарплатними податками" звільнені будь-які відшкодовуються працівникові витрати, пов'язані з використанням ним особистого транспорту для службових поїздок.
Враховуємо компенсацію для цілей оподаткування
Відображаємо компенсацію в бухобліку
Сума компенсації включається до витрат у повному обсязі на дату нарахування <22>. Списувати ці витрати зручніше на ті ж рахунки обліку витрат, де відбивається і зарплата працівника (44 "Витрати на продаж", 20 "Основне виробництво", 26 "Загальногосподарські витрати" та ін.).
Але якщо дати нарахування і виплати компенсації не співпадуть, то в обліку виникнуть тимчасові різниці <23>.
Порада
Щоб мінімізувати застосування ПБУ 18/02, намагайтеся виплачувати компенсацію працівникові в місяці її нарахування.
Крім того, може вийти так, що в податковому та бухгалтерському обліку ви будете визнавати різні суми компенсації. Тоді вам доведеться відбивати постійне податкове зобов'язання <24>.
Приклад. Облік виплати працівникові компенсації за використання особистого автомобіля
ТОВ "Альянс" відіб'є в обліку такі проводки.
Оцінюємо недоліки фіксованого компенсації
Якщо робота співробітника не пов'язана з щоденними роз'їздами, то не варто встановлювати йому компенсацію за знос транспорту у фіксованій сумі на місяць. Інакше можливі розбіжності з контролюючими органами щодо її оподаткування. Адже незрозуміло, як враховувати компенсацію для цих цілей - в повній сумі або з розрахунку днів фактичного використання транспортного засобу для службових поїздок. Ось що нам роз'яснили щодо ПДФО.
А ось якій позиції дотримуються представники Мінфіну Росії щодо обліку фіксованого компенсації для цілей оподаткування прибутку.
Оформляємо угоду про виплату компенсації
Ми вже сказали, що про виплату компенсації працівник і роботодавець повинні домовитися <25>.
Примітка
Деякі організації замість угоди оформляють наказ про виплату компенсації працівникові. І суди визнають такий наказ за підписом працівника, що підтверджує, що він з нею ознайомлений, письмовою угодою <26>. Але краще не провокувати суперечки і скласти двостороннє письмову угоду до трудового договору.
В угоді бажано передбачити:
- дані про транспорт працівника (марка, рік випуску, держномер);
- розмір компенсації, її розрахунок та порядок виплати (в тому числі в частині відшкодування витрат на ПММ).
Тоді угоду буде зрозуміло і працівникові, і перевіряючим. Скласти його можна, наприклад, так.
Угода про використання особистого автомобіля працівника
Від роботодавця Працівник
Генеральний директор ТОВ "Альянс" Друк
ТОВ
Романов "Альянс" Старостін
----------- Е.А. Романов ----------- А.В. Старостін