ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В ОРГАНІЗАЦІЇ
Вже досить давно організації будь-яких форм власності спілкуються шляхом обміну електронними документами. Перш за все це стосується взаємодії з податковими та іншими державними органами. І все більше організацій переходить на внутрішній електронний документообіг, оскільки він не тільки економить час, а й полегшує роботу співробітників, знижує втрати паперових документів і т. Д. Про те, що таке електронний документообіг і як він організовується, розповімо в даній статті.
За допомогою електронного документообігу бухгалтери здають звітність в податкові органи, ПФР, ФСС, Росстат і т. Д. Здійснюється він також між учасниками контрактної системи у сфері закупівель. Електронні документи приймаються в судах в якості доказів, в електронному вигляді можуть укладатися угоди і т. Д.
Електронний підпис - це інформація в електронній формі, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі (підписується інформації) або іншим чином пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, яка підписує інформацію.
Статтею 5 Закону N 63-ФЗ встановлено три види електронних підписів:
1. Проста електронний підпис (далі - ПЕП) - це електронний підпис, який за допомогою використання кодів, паролів або інших засобів підтверджує факт формування електронного підпису певною особою. Тобто дана підпис лише вказує на особу, яка підписала документ, але не підтверджує міститься в ньому інформацію. Щоб електронний документ вважався підписаним ПЕП, необхідна наявність однієї з умов:
- проста електронний підпис міститься в самому електронному документі;
- ключ простий електронного підпису застосовується відповідно до правил, встановлених оператором інформаційної системи, з використанням якої здійснюються створення і (або) відправка електронного документа, і в створеному і (або) відправленому електронному документі міститься інформація, яка вказує на особу, від імені якого був створений і (або) відправлений електронний документ.
Електронний документ, підписаний ПЕП, може бути визнаний рівнозначним паперовому, якщо це передбачено нормативними правовими актами і (або) угодою між учасниками електронної взаємодії. При цьому ці акти і (або) угоди повинні передбачати:
- правила визначення особи підписувача електронного документа, за його простій електронного підпису;
- обов'язок особи, що створює і (або) використовує ключ простий електронного підпису, дотримуватися його конфіденційність.
Не допускається використання ПЕП для підписання електронних документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю, або в інформаційній системі, що містить відомості, що становлять державну таємницю (ст. 9 Закону N 63-ФЗ).
2. Посилена некваліфікована електронний підпис (далі - УНЕП) - це електронний підпис, яка отримана в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням ключа електронного підпису і дозволяє визначити особу, яка підписала електронний документ, і виявити факт внесення змін до електронний документ після моменту його підписання. Вона створюється з використанням засобів електронного підпису. Для оформлення УНЕП необхідно звернутися в засвідчує центр за видачею ключа. Ключ ЕП - це унікальна послідовність символів, призначена для створення електронного підпису. Також існує ключ перевірки ЕП, який являє собою послідовність символів і призначений для перевірки справжності ЕП. Документом, що підтверджує приналежність ключа перевірки ЕП тій чи іншій особі, є сертифікат ключа перевірки ЕП, який також видається підтверджуючий центр у вигляді електронного документа або на паперовому носії.
До відома. Перелік акредитованих центрів, що засвідчують розміщений на офіційному сайті Мінкомзв'язку в інформаційно-телекомунікаційній мережі Інтернет - minsvyaz. ru, розділ "Акредитація засвідчувальних центрів" <2>.
Електронний документ, підписаний УНЕП, як і підписаний ПЕП, може бути визнаний рівнозначним паперовому, якщо це передбачено нормативними правовими актами і (або) угодою між учасниками електронної взаємодії. При використанні УНЕП сертифікат ключа може і не створюватися, якщо відповідність ЕП даними ознаками може бути забезпечено без такого сертифіката (п. 2 ст. 6 Закону N 63-ФЗ).
3. Посилена кваліфікована електронний підпис (далі - УКЕП) - це електронний підпис, який відповідає всім ознакам некваліфікованої електронного підпису і наступним додатковим ознаками:
- ключ перевірки електронного підпису вказано в кваліфікованому сертифікаті;
- для створення і перевірки електронного підпису використовуються засоби електронного підпису, що одержали підтвердження відповідності вимогам, встановленим згідно із законом N 63-ФЗ. Кваліфікований сертифікат ключа перевірки ЕП видається акредитованим центром, що засвідчує, його довіреною особою або уповноваженим центральним органом виконавчої влади.
Зверніть увагу! Інформація в електронній формі, підписана УКЕП, визнається електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом. У порівнянні з ПЕП і УНЕП вона має найвищу ступінь захисту і може використовуватися для подання документів в будь-які органи. Виняток становлять лише випадки, коли законами або іншими нормативними актами передбачена необхідність подання документа тільки на паперовому носії.
Таким чином, для здійснення електронного документообігу організація в першу чергу повинна придбати електронний підпис (якщо такий у неї не було), отримати сертифікат ключа, укласти угоду про обмін електронними документами з контрагентами, а також договір з оператором. При цьому всі учасники електронного документообігу повинні бути підключені до одного оператора. Реєстр операторів розміщений на сайті ФНС.
Внутрішній електронний документообіг
Багато організацій, особливо великі, ведуть електронний документообіг не тільки з контрагентами та державними органами, а й у своїх внутрішніх справах - із застосуванням інформаційної системи. При внутрішньому документообіг електронний підпис може не використовуватися. Але в цьому випадку програмні засоби, що застосовуються в організації, повинні дозволяти ідентифікувати особу, яка підписала документ.
Для введення електронного документообігу всередині організації роботодавець видає наказ і затверджує положення або правила про електронний документообіг. До внутрішніх документів, як правило, відносяться накази, розпорядження, договори, пояснювальні та службові записки, акти, повідомлення і т. Д. Перелік документів, їх створення, порядок обробки, розгляду, узгодження і зберігання, а також перелік посад, які беруть участь в електронному документообіг, встановлюються положенням.
Крім цього, можуть бути розроблені різні інструкції по роботі з внутрішніми документами, в яких покроково описуються дії працівників, які здійснюють такий документообіг, терміни розгляду і т. П. В окремому альбомі, розміщеному в програмі, можуть бути затверджені зразки (шаблони) різних документів.
Електронні документи створюються, обробляються і зберігаються в системі електронного документообігу. Частина документів (наприклад, пов'язані з товарно-матеріальними цінностями), на яких потрібна наявність "живих" підписів, роздруковуються і зберігаються ще й на паперових носіях. В цьому випадку становищем слід встановити не тільки перелік документів, створення, зберігання і використання яких можуть здійснюватися виключно у формі електронних документів, а й перелік документів, які дублюються на папері. При складанні номенклатури справ вказується, що справа ведеться в електронному вигляді.
Застосовуючи електронний документообіг в організації, роботодавець повинен забезпечити захист інформації, цілісність оброблюваних даних, а також антивірусний захист інформації.
В даний час існує не один програмний продукт, який дозволяє автоматизувати документообіг в організації. І незважаючи на те що процес цей вимагає не тільки фінансових вкладень, а й часу на навчання співробітників, мета виправдовує засоби. Внутрішній електронний документообіг дозволяє не тільки відійти від паперового документообігу, а й скоротити терміни узгодження і виконання документів, систематизувати і структурувати зберігання документів в електронному архіві, забезпечує швидкий пошук документів і знижує ймовірність їх втрати, полегшує роботу співробітників і т. Д.
Реєстрація та зберігання електронних документів
Реєстрація електронних документів здійснюється також в електронному вигляді, для чого може створюватися електронна картка. Для автоматичного заповнення картки відповідальні за це працівники можуть створювати електронні довідники, в які вносяться перелік підрозділів і осіб організації, що здійснюють електронний документообіг, найменування контрагентів і державних органів, що беруть участь в електронний документообіг. В електронну картку згідно з Додатком до Правил можуть заноситися такі відомості:
3. Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ, - для створених в організації документів це поле може заповнюватися з довідника, а для документів, що надходять - вручну.
4. Форма документа - це можуть бути звіт, лист, договір, акт. Перелік документів також може бути встановлений довідником.
5. Дата документа. При реєстрації документа, створеного в організації, вона проставляється автоматично, при реєстрації документа, що поступив - пишеться дата його надходження.
6. Номер документа - також може проставлятися автоматично. При цьому може бути порядковим або містити коди підрозділу, що його склав.
7. Дата надходження документа - при реєстрації документа проставляється автоматично. При цьому може фіксуватися і час надходження документа.
8. Що входить номер документа - порядковий номер, який присвоюється документу, що надійшов при його реєстрації, як правило, автоматично. Якщо документ так само вчинив і на паперовому носії, на ньому проставляється номер, присвоєний при одержанні по електронних каналах, щоб не створювати плутанини і полегшити пошук документа.
10. Найменування документа або анотація до нього - заповнюється вручну і містить коротку інформацію, викладену в документі. Також за допомогою довідників-рубрикаторів можна віднести документ до певної теми.
11. Індекс справи - вибирається номер (індекс) справи за номенклатурою.
13. Кількість аркушів основного документа.
14. Кількість додатків.
15. Загальна кількість аркушів додатків.
16. Вказівки по виконанню документа - вказуються виконавець згідно з резолюцією або вказівкою в самому документі і дата виконання.
17. Посада, прізвище та ініціали виконавця - повторює попередній пункт.
18. Відмітка про конфіденційність - заповнюється відповідно до реквізитом документа: "Для службового користування", "Комерційна таємниця" та ін.
Оскільки Правила розроблені для федеральних органів виконавчої влади, інші організації можуть використовувати даний Перелік для розробки своєї електронної картки або іншої форми документа, в якому повинні реєструватися електронні документи.
Що стосується зберігання електронних документів, воно здійснюється відповідно до розробленої в організації номенклатурою справ і з дотриманням принципів систематизації документів і їх розподілу (угруповання) на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі на справи з особового складу. Зберігатися повинні не тільки самі документи, а й відомості про документи, що містяться в електронних картках.
У локальному нормативному акті роботодавець з урахуванням діючих в організації програмно-технічних засобів визначає місце зберігання електронних документів до їх передачі в архів, вид носіїв, на яких вони зберігаються, а також формати їх постійного і тривалого термінів зберігання.
Зверніть увагу! Документи з ЕП підлягають зберіганню в сховищах електронних документів учасників інформаційної взаємодії спільно з відповідними відкритими сертифікатами ключів перевірки ЕП.
Після закінчення терміну, встановленого для зберігання електронних документів, на підставі акту, що затверджується керівником, зазначені документи підлягають знищенню.