Допоможіть будь ласка!: Support: Порадьте, як краще впорядкувати документи.: 091:
Після 5-ти років сидіння вдома (у мене двоє діток: support :) вийшла на роботу в контору, в якій працювала раніше, до декрету. Начальство чудове, сфера діяльності фірми добре знайома, але ось посаду, на яку покликали, стала серйозніше і помуторнее. Крім купи всяких обов'язків у спадок від попереднього фахівця дісталося ВЕЛИЧЕЗНА кількість документів - договорів, доп угод зі всілякими клієнтами і постачальниками і типи. Зараз приймаю справи, але абсолютно не орієнтуюся, де шукати той чи інший документ. Частина з них є в електронному вигляді, але вони теж не дуже впорядковані. Співробітниця, яка вела справи до мене, робила все під себе і в загальному непогано орієнтувалася в купі майже однакових непідписаних папок.
Дайте, будь ласка, поради, як полегшити собі життя і систематизувати доки? Адже їх кількість буде зростати, тому що укладення нових договорів в моїй єпархії. Зараз використовується нумерація номінальна, від балди: 065: договору все різнокаліберні, тобто всюди свої шрифти і типи, тому на "вчитування" елементарних даних договору витрачається порядно сил. До вечора мій мозок закипає. тут скажу, що мізками я не обділена: 008 :: 008 :: 008: а й тривале сидіння вдома не сприяло накачиванию мозкової м'язи :)) :)) :))
Буду рада і вдячна порад по справі: flower :: flower :: flower:
Розділіть всі по папках, а в папці розкладіть в порядку черговості або по датах. В компі теж все по папках. Ось такий от оригінальний рада.
як варіант: все нерозпечатаним роздрукувати, потім розділити всі документи в купки по постачальникам, розкласти їх в порядку черговості (внизу найстаріші документи і так по наростаючій до найновіших), потім вийняти все з папок і скласти заново, помістивши в кожну папку по кілька постачальників, вставити кольорові роздільники між документами від різних постачальників, папки підписати. Не забувати складати нові документи у відповідні папки.
Надалі можна завести електронний каталог документації, але це трохи складніше, коли дійдете до цього, дайте знати, спробую поділитися досвідом :)
ввести градацію договорів - за видами діяльності, сфер або ще якось, вам треба подумати. папки -якщо це папір. і папки в комп'ютері (я мовчу про автоматізір.сістем ведення договорів, це наступний крок). папки по систематизації, Кот. ви зробити повинні - види, підвиди. наприклад - доогоора по (умовно): 1) де ваша фірма - виконавець 2) де ваша фірма замовник. далі 1.1. ви виконавець по - послуг, 1.2. по виробах і .тп. те ж саме 2.1. 2.2. і т.п.
3. договору по обслузі фірми. ну і до безкінечності.
Як робимо ми: окремо папка договору, кожен контрагент відділений від іншого паперової закладкой.Т.е беручи папку ми бачимо багато закладок, на яких написані назви фірм, швидко знаходимо потрібну фірму, відкриваємо, а там вже договору з нею.
У нас так зберігається вся бухгалтерія, все допи, всі суди, тех.документацию і т.п. шалено зручно
Якщо кілька видів діяльності, то папка по кожному виду і напрямку. Наприклад, "Договори з банками", "Постачальники", "Замовники" і т.п.
Далі зібрати всі допікі і підкласти до потрібних договорами в файлик. Після чого визначитися, який файлик в яку папку.
У папках договори за алфавітом контрагента.
Але я б не поспішала поки все перекладати. У колишнього співробітника була якась логіка розкладки документів. І співробітники, які цими документами користуються, до неї вже звикли, а Ви перекладіть все по-своєму, і ніхто нічого не знайде. Подивіться уважно, може все не так страшно?
ви все одно зможете зробити це тільки поступово. У мене, наприклад, створено електронний реєстр документів - в Ексель, по типу гіперпосилань, робота була довга, але воно того варте. Тепер навіть ніхто не може собі уявити роботу без цього реєстру. Документи систематизовані за такими критеріями: за типом, за датою укладення, по підрозділу. В одній папці - гіперпосилання, і звідусіль можна на цей документ вийти
у мене все діловодство в компі в папці Мої документи систематизовано за назвами - накази по особовому складу, накази по контингенту, що входить документація, яка виходить. всередині кожної такої папки сортування доків по роках йде. кожен документ свою назву номер і дату має, під якими я його і зберігаю. так що начальство за моєї відсутності завжди знайде потрібний документ.