Документальне оформлення ПЕРЕДАЧІ ПОДАРУНКІВ І ДОПОМОГИ
Згідно ст.545 ЦК договір дарування рухомого майна повинен бути укладений у письмовій формі у випадках, коли дарувальником є юридична особа й вартість дарунка перевищує більш ніж в 5 разів перевищує встановлений законодавством розмір базової величини. Договір дарування нерухомого майна підлягає державній реєстрації.
У договорі на підставі п.5 Указу № 300 повинні бути вказані:
організація, що надає безоплатну (спонсорську) допомогу, і одержувач такої допомоги;
розмір (сума, розрахунок вартості) надається безоплатної (спонсорської) допомоги;
мета надання безоплатної (спонсорської) допомоги;
види товарів (робіт, послуг), які будуть придбані на кошти безоплатної (спонсорської) допомоги;
порядок надання одержувачем безоплатної (спонсорської) допомоги організації, що зробила таку допомогу, звіту про її цільове використання;
інші умови, визначені угодою сторін з дотриманням вимог Указу № 300 та інших актів законодавства.
Бухгалтеру при відображенні в обліку придбання та видачі подарунків необхідно пам'ятати, що і придбання, і видача подарунків - це господарські операції. А будь-яка господарська операція повинна бути документально підтверджена і відображена в бухгалтерському обліку.
Тобто при проведенні святкових заходів, вручення подарунків, призів і т.п. необхідно мати документи, що підтверджують витрати як на придбання (оплату) подарунків (заходів), так і на їх передачу обдаровуваним.
Документи, що підтверджують понесені витрати
Документом, що підтверджує витрати організації в безготівковій формі з придбання подарунків, призів, оплати стороннім організаціям за проведення святкових заходів, є платіжна інструкція.
Документами, що підтверджують факт проведення заходу, отримання подарунків і призів, служать акт виконаних робіт, товарна або товарно-транспортна накладна (на придбані для вручення подарунки; на продукти харчування, використані на проведення святкової вечері, банкету; на призи та інші цінності, призначені для проведення святкових заходів).
При продажу меблів, технічно складних товарів (у разі відсутності технічного паспорта, інструкції з експлуатації, керівництва користувача), текстильних, трикотажних, швейних, хутряних товарів і взуття, виробів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння разом з товаром і касовим чеком покупцеві передається також товарний чек, що виписується в довільній формі.
При продажу товарів (виконання робіт, надання послуг) без використання касових підсумовуючих апаратів і спеціальних комп'ютерних систем документами, що підтверджують факт купівлі товарів (виконання робіт, надання послуг), є: товарний чек або квитанція до прибуткового касового ордеру, квитанція до відривний талону, належним чином оформлений технічний паспорт, інструкція з експлуатації, керівництво користувача, інший документ, який містить відомості про найменування товару (роботи, послуги), вартості товару (роботи, послуги), дат е придбання, продавця (виконавця, виконавця).
Документи, що підтверджують факт купівлі товарів (виконання робіт, надання послуг), повинні містити такі відомості:
про товар (роботу, послугу):
- найменування товару (роботи, послуги);
- марка або модель, або артикул, або сорт товару (при їх наявності);
- ціна товару (роботи, послуги). При продажу вагових і мірних товарів - ціна за одиницю ваги, міри, обсягу і вартість покупки;
- при продажу виробів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння - проба, вага, ціна за грам, вид і характеристика дорогоцінного каменю;
- при виконанні роботи, наданні послуги - найменування матеріалу, запасних частин, комплектуючих і т.д. їх кількість, ціна за одиницю ваги, міри, обсягу і вартість;
- встановлений гарантійний термін, якщо він не вказаний в іншої документації, що додається до товару (виконаної роботи, наданої послуги);
- наявність нестачі (недоліків);
- дата продажу товару або оформлення замовлення на роботу, послугу, термін виконання роботи, послуги;
- інші відомості виходячи із суті договору.
Названі документи підписуються особою, безпосередньо здійснив продаж товару (виконання роботи, надання послуги), за винятком випадків, коли використовується документ встановленої форми, в якому підпис зазначеної особи не передбачена.
Стосовно до новорічних заходів документами, що підтверджують понесені витрати, є:
по оплаті дитячого ранку - платіжне доручення на оплату і вхідні квитки;
з придбання наборів цукерок, подарунків, ялинок, прикрас та іграшок:
- при оплаті в безготівковому порядку - платіжне доручення і накладна на отримання товарно-матеріальних цінностей;
- при оплаті за готівковий розрахунок - касовий чек і товарний чек;
по оплаті святкової вечері:
- при оплаті в безготівковому порядку - платіжне доручення і товарна накладна форми ТН-2;
- при оплаті за готівковий розрахунок - касовий чек або рахунок, якщо обслуговування проводиться офіціантами, барменами.
Документи для списання понесених витрат
Підставою для списання витрат на подарунки та проведення святкових заходів є первинні облікові документи.
Крім того, організації необхідно мати документи, які дають право на обґрунтоване списання витрат по проведенню заходів і видачі подарунків. Такими документами можуть бути колективні договори або наказ керівника організації про підготовку до святкування Нового року.
При підготовці святкового заходу необхідно скласти програму його проведення, яка затверджується наказом керівника організації. До даного наказу слід також докласти список учасників святкового заходу. Наявність такої програми і списку учасників важливо в цілях оподаткування понесених витрат.
Нижче наведені примірні форми документів, які слід оформити при проведенні святкових заходів.
ЗАТ «Новий світ»
1. Створити комісію з підготовки святкування Нового року і Різдва Христового в складі:
голови комісії - заступника директора з загальних питань Кондратова І.А .;
членів комісії: голови профкому Данилової І.А .;
начальника відділу постачання Друмова О.Є .;
начальника АГВ Алексєєвої Л.А .;
бухгалтера Нефедовой А.Г.
2. Підготувати та подати на затвердження програму проведення святкових заходів.
3. Підготувати та подати на затвердження кошторис витрат на проведення святкових заходів.
Директор Антоненко А.А.Антоненко
Кошторис склав: бухгалтер Нефедова Нефедова А.Г.
Кошторис узгоджена: гл.бухгалтер Долгова Долгова А.І.
Факт скоєння кожної господарської операції повинен підтверджуватися первинним обліковим документом, що має юридичну силу, який складається відповідальним виконавцем спільно з іншими учасниками операції (ст.9 Закону № 42-З). Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за типовими формами, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Первинні облікові документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
найменування, номер документа, дату і місце його складання;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, їх прізвища, ініціали та особисті підписи.
Залежно від характеру господарських операцій та системи обробки даних в первинні облікові документи можуть включатися додаткові реквізити.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, повинен бути узгоджений з головним бухгалтером і затверджений керівником організації.
Первинний обліковий документ складається у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її здійснення.
У первинних облікових документах стирання записів і не обговорені виправлення не допускаються. Неправильні записи виправляються шляхом їх закреслення і написи правильних. Не допускається внесення виправлень в касові і банківські документи.
Альбомами уніфікованих форм первинної облікової документації не передбачено форми актів на списання виданих подарунків, призів, сувенірів і т.п. придбаних до святкового заходу. Тому такі форми організації розробляють самостійно. Однак ці форми актів, які є первинними обліковими документами, повинні містити всі перераховані вище (див. Ст.9 Закону № 42-З) обов'язкові реквізити.
Замість акта списання факт видачі подарунків всередині організації може підтверджуватися відомістю. Наприклад, відомістю можна оформити видачу святкових наборів цукерок для дітей співробітників. Вона служить підставою для списання наборів цукерок з підзвітної особи і повинна бути підписана особами, які здійснюють видачу наборів цукерок.
Разом видано новорічних подарунків в кількості 61 одиниці на загальну суму 3 145 000 (три мільйони сто сорок тисяч) руб.
Вартість виданих подарунків в сумі 3 145 000 руб. підлягає списанню з підзвітної особи.
Всього підлягає списанню вартість новорічних подарунків на суму 4 925 500 (чотири мільйони дев'ятсот двадцять п'ять тисяч дев'ятсот) грн.
Члени комісії: Алексєєва Алексєєва Л.А.
Разумова Разумова О.І.
Нефедова Нефедова А.Г.
Валентина Перехожа, економіст
Курси валют Національного Банку РБ
Правові акти на поточний рік прийняття