Документообіг - важлива і обов'язкова складова практично будь-якої діяльності, пов'язаної з торгівлею, правильна організація якого є гарантією вірного і повного відображення всіх операцій в бухгалтерському та податковому обліку.
організація документообігу
Незважаючи на повсюдну комп'ютеризацію, підприємства торгівлі зобов'язані мати в роздрукованому вигляді документи, що відображають товарообіг, рух ТМЦ та коштів, а також формування націнки, взаєморозрахунки з дебіторами і кредиторами.
Організація документообігу - завдання керівника підприємства. Правила документообігу повинні бути прописані в обліковій політиці компанії. Разом з нею керівник стверджує:
- форми неуніфікованих первинних документів, що використовуються на підприємстві;
- форми документів внутрішньої звітності;
- періодичність формування звітів;
- технологію обробки даних обліку.
При організації документообігу враховують розміри і внутрішню структуру компанії, частоту проведення господарських операцій, специфіку діяльності. У будь-якому випадку правила внутрішнього документообігу не повинні порушувати чинне Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку. Організація документообігу передбачає розробку правил формування та шляхи руху для кожного документа. З цією метою керівництвом визначаються відповідальні особи на кожному етапі створення документа, графіки передачі документації в інші структурні підрозділи, періодичність складання звітності.
Кожен документ в організації повинен пройти наступний шлях:
- створення,
- передача документа в бухгалтерію,
- перевірка і обробка документа,
- архівування.
Основні документи, що використовуються в торгівлі
Надходження товару
У торгову компанію товар надходить за товаросупровідними документами, до яких відносять:
- звичайну, товарно-транспортну або залізничну накладну від постачальника, один примірник якої з підписом особи, відповідальної за доставку залишається в організації торгівлі;
- рахунок-фактуру від постачальника;
- акт приймання товару з підписами передавальної і приймаючої сторін;
- відомість або акт встановлення розбіжностей за кількістю і якістю товару.
Пакет документів підшивається до товарного звіту або передається в бухгалтерію окремо.
Продаж і переміщення товарно-грошових цінностей
При продажу і переміщенні товару оформляються:
- накладні за формою ТОРГ-12 або 1-Т (ТТН) у разі транспортної доставки, із зазначенням форми оплати,
- накладні на повернення товару,
- накладні на переміщення товару,
- рахунки-фактури,
- касові чеки на зроблені помилки і оплачені операції,
- акти на списання товару.
Щодня по кожній торговельній точці в кінці дня формуються:
- товарний звіт, що відображає залишки товару на початок дня, прихід товару, дані про продаж, повернення, списання і передачах товару;
- касовий звіт, що відображає залишок грошових коштів в касі на початок і кінець дня, операції надходження і видачі грошових коштів, підтверджені касовою стрічкою.
Дані касового і товарного звітів про операції за день повинні обов'язково сходитися. Залежно від специфіки діяльності торгового підприємства товарний звіт може бути підтверджений первинними документами (накладними, актами на повернення, списання та приймання-передачу товару).
До товарного звіту додається:
- реєстр діючих цін, актуальних на дану дату (прайс-лист);
- відомість продажів;
- відомість націнок, якщо вони формуються безпосередньо в торговій точці і звіт складається з урахуванням;
- відомість переоцінок протягом дня.
Касовий звіт також в залежності від специфіки діяльності торгової точки може крім касової стрічки та звіту ККМ на початок і кінець дня містити прибуткові та видаткові касові ордери, відомість вилучення грошових коштів інкасацією.
В будь-якій торговельній організації згідно з графіком, затвердженим керівництвом, періодично повинні проводитися ревізії. При проведенні ревізій складаються акти на списання нестач і оприбуткування надлишків товару, які повинні бути підписані ревізорами і матеріально-відповідальними особами в місці, де проводиться перевірка. Дані ревізії також віддаються в СБУ для корекції товарних залишків та нарахування заробітної плати матеріально-відповідальних осіб.
Для складання фінансової звітності компанії і управлінського обліку за розпорядженням керівництва крім щоденного товарного і касового звітів можуть складатися:
- звіт по формуванню націнки;
- звіти по розрахунках з постачальниками і покупцями;
- звіти по реалізації, в тому числі і по окремих товарних групах.
Періодичність складання таких звітів не регламентується законодавством і залишається на розсуд керівництва.