Документообіг на підприємстві
Документообіг - це основа всього бізнесу, адже без наявності правильно складеної документації навряд чи можна вести прибуткову діяльність. Питання, пов'язані з функціонуванням документообігу на підприємстві, завжди будуть актуальними, так як більша частина роботи тих же бухгалтерів пов'язана зі створенням, обробкою, накопиченням і зберіганням різних документів. Тільки на це в бухгалтерії витрачається 30-50% робочого часу. Саме тому над спрощенням такої роботи трудяться експерти, які намагаються зменшити кількість необхідної документації шляхом створення типових форм, на заповнення яких витрачалося б мінімум часу. Всі ці розробки відбуваються як на рівні держави, так і в великому приватному бізнесі. Втім, спрощення роботи з документами можна досягти і на рівні невеликого підприємства завдяки правильній організації обліку.
Докладний графік документообігу сприяє: покращенню роботи бухгалтерської служби; зниження випадків несвоєчасної обробки документів і їх втрат; скорочення термінів складання звітності; підвищенню відповідальності робітників усіх рівнів за швидкість і своєчасність їх складання, застосування і обробки. При цьому треба розуміти, що документуванням бізнес-операцій повинні займатися не тільки співробітники бухгалтерії, а й перш за все ті, хто безпосередньо займається господарською діяльністю і її керівництвом (менеджмент підприємства, працівники технологічних, інженерно-технічних і виробничих служб). Для цього у кожного виконавця повинна бути виписка з графіка документообігу, в якій детально перераховано список документів, що відносяться до його функціональних обов'язків. Так само слід вказати терміни їх здачі та підрозділи підприємства, куди вони в подальшому передаються. На різних етапах обліку організація руху документів має певні особливості. Так, наприклад, основними завданнями документообігу на етапі первинного обліку є розробка оптимального процесу їх створення і мінімізація витрат часу (а іноді і фінансових коштів) на цей процес.
Зараз автоматизація документообігу підприємству просто необхідна. Причин для цього існує багато. По-перше, інформацію треба обробляти дуже швидко і якісно, адже інформаційні потоки є не менш важливими, ніж грошові. По-друге, втрата інформації або її витік може коштувати надто дорого. Щоб уникнути багатьох проблем з обробкою документів, я рекомендую використовувати E-DOC - це сервіс електронного документообігу, за допомогою якого ви наведете порядок у своїй документації. Тепер ви без будь-яких ускладнень і вчасно зможете, наприклад, відправити рахунок-фактуру своїм діловим партнерам або квартальну звітність до податкової інспекції. При цьому неважливо, який у вас бізнес (велика торговельна мережа або АЗС) - E-DOC буде корисний всім підприємцям, які хочуть оптимізувати свої бізнес-процеси. Конфіденційність гарантовано!