ЯК ОПТИМІЗУВАТИ ДОКУМЕНТООБІГ
НА ПІДПРИЄМСТВІ: ДОСВІД ПРАКТИКІВ
Тим часом з підтвердженням витрат нерідко виникають проблеми. І справа тут не тільки в тому, що документи надходять до бухгалтерії з помилками або складені не по тій формі. Набагато гірше, коли бухгалтер отримує паперу із запізненням або вони не доходять до нього зовсім. А як відобразити в обліку операцію із закупівлі матеріалів, якщо постачальник не передав документи, а постачальник не спромігся вимагати їх? Або час розраховувати зарплату, а з цехів ще не отримані всі дані за звітний місяць?
Для того щоб не виникало подібних ситуацій, головному бухгалтеру доводиться займатися оптимізацією документообігу між бухгалтерією та іншими відділами підприємства.
Скажімо "ні" паперової тяганини
Природно, що єдиної схеми організації документообігу не існує. Кожній фірмі доведеться розробляти її самостійно. При цьому багато що залежить від розміру підприємства, а точніше - від обсягу господарських операцій.
Навіть якщо у вас невелика фірма, до організації документообігу не слід підходити формально. Адже від того, як поставлений контроль за оформленням і рухом первинних документів, в кінцевому рахунку залежить і достовірність звітності підприємства, і чіткість роботи бухгалтерії. Крім того, при проведенні аудиту наявність певної схеми документообігу є свідченням компетентності головного бухгалтера, якості системи обліку і внутрішнього контролю.
При цьому на підприємствах з невеликим документообігом все можна звести до складання окремих пам'яток для співробітників (які документи привезти з відрядження, вимагати від контрагента при закупівлі товару або при його доставці, як відзвітувати за видані гроші і т.д.). Принцип складання такої пам'ятки дуже простий. Працівникові слід детально розписати, які документи він повинен оформити, щоб до нього не було претензій з боку бухгалтерії. Наприклад, співробітник відправляється забирати оплачений товар від постачальника. У пам'ятці повинно бути написано, які документи він повинен привезти, а також термін, протягом якого їх потрібно подати до бухгалтерії. Незайвим буде докласти до пам'ятці і зразки необхідних паперів.
- На невеликих підприємствах значно впорядкувати обмін документами між співробітниками і бухгалтерією можна за допомогою звичайних пам'яток. Як правило, вони складаються для водіїв, експедиторів, а також працівників, які отримують грошові кошти під звіт або відправляються у відрядження. Крім перерахування комплекту документів, які повинен привезти працівник, пам'ятка повинна містити і вказівки на те, як повинні бути оформлені ці документи. Крім того, зовсім не зайвим буде нагадати в ній і про обов'язок співробітника відзвітувати за видані гроші протягом трьох днів після закінчення терміну, на який вони видані, або в такий же термін після повернення з відрядження. Як показує практика наших аудиторських перевірок, наявність таких пам'яток суттєво економить час бухгалтера і, як наслідок, помилок у звітності стає менше.
На великих підприємствах оптимізаціядокументообігу починається, як правило, зі складання графіка документообігу. З нього повинно бути зрозуміло, хто, в які терміни і кому здає ті чи інші документи, хто їх підписує. При цьому роботу по складанню графіка документообігу організовує головний бухгалтер, а затверджує своїм наказом керівник підприємства.
Графік здачі документів в бухгалтерію
Можна зробити і єдиний графік документообігу для всього підприємства.
Для більшої ефективності графік документообігу можна пов'язати з посадовими інструкціями співробітників, в яких повинна бути чітко описана послідовність дій при складанні, оформленні та передачі первинних облікових документів у бухгалтерію. Як нам розповіла Олена Шітько, головний бухгалтер ВАТ "Оскольський електрометалургійний комбінат" (м Старий Оскол-15, Бєлгородська обл.), На підприємстві, де вона працює, в посадових інструкціях встановлена конкретна відповідальність працівників за дотримання графіка документообігу. Цей графік затверджується наказом по комбінату і визначає терміни складання та отримання документів з обліку основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів, заробітної плати, реалізації готової продукції і т.д. До речі, на комбінаті розроблений також окремий стандарт "Документообіг в бухгалтерському обліку господарських операцій", в якому визначено порядок оформлення первинних облікових документів, а також регістрів бухгалтерського обліку. Цей стандарт передбачає можливість формування цих документів в електронному вигляді, а також встановлює загальний порядок організації документообігу на підприємстві.
Відзначимо, що знайомити з загальним графіком документообігу всіх співробітників необов'язково. Для кожного співробітника можна підготувати виписку з графіка, яка стосується особисто його. У ній потрібно перерахувати документи, що належать до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та найменування підрозділів, в які повинні бути передані зазначені документи.
Можна зробити й по-іншому - один загальний графік документообігу розбити на кілька вужчих.
- Метрополітен є досить великою організацією, тому у нас діє кілька локальних актів, що регулюють порядок і терміни подання документів. По-перше, це загальне положення про організацію документообігу на метрополітені. По-друге, положення з документообігу окремих операцій (з обліку основних засобів, з обліку матеріалів і т.д.). І по-третє, регламент подання документів за іншими операціями (в тому числі авансових звітів). Всі ці документи затверджені начальником метрополітену. При цьому для оперативності у нас на метрополітені широко застосовується електронна система документообігу. Спочатку в централізовану бухгалтерію з інших підрозділів (або навпаки) документи передаються в електронному вигляді, перевіряються і при необхідності в них вносяться виправлення. Остаточний варіант передається вже на папері. Звичайно, є і виключення. Наприклад, документи, що надходять на підприємство ззовні (накладні, рахунки-фактури), відразу передаються в бухгалтерію на паперовому носії.
- Документообіг в нашій компанії дуже великий, тому для його організації ми використовуємо безліч окремих положень, зокрема, регламент надання документів в бухгалтерію, положення по узгодження та підписання договорів, положення по відрядженнях, процедура виконання функцій складу і т.д. З цими документами в обов'язковому порядку знайомляться співробітники, відповідальні за виконання тих чи інших процедур. При цьому з усіма діючими на підприємстві положеннями при бажанні може ознайомитися кожен співробітник організації, заглянувши на мережевий диск організації.
Як забезпечити дотримання порядку
Скласти графік документообігу або просто підготувати пам'ятки для співробітників - це тільки півсправи. Важливо домогтися від співробітників чіткого виконання того, що в них написано. Тут можливі два варіанти. По-перше, можна діяти вмовляннями: вимагати, бігати, просити. На підприємствах з невеликим документообігом це цілком виправдано.
- Я не бачу необхідності штрафувати працівників за порушення термінів здачі документів. У нас не дуже велика фірма, тому все на виду. Як правило, досить просто нагадати працівнику про його борги. Крім того, до чинного на підприємстві положенням про внутрішній документообіг ми обов'язково знайомимо всіх співробітників. А якщо і трапляються якісь накладки, проводимо додатковий інструктаж.
Застосовують такий спосіб і на великих фірмах. Правда, в цьому випадку часом виникають складнощі.
Примітка. Любов Сидорова, директор департаменту обліку та звітності ЗАТ "Аптеки 36,6" (м.Москва):
- Термін передачі документів з підрозділів в бухгалтерію на нашому підприємстві становить п'ять днів. Звичайно, дотримується він далеко не завжди. Відбувається це як через агресивну розвитку організації, так і з вини постачальників, покупців або самих працівників. Однак за несвоєчасне подання документів до бухгалтерії ніяких штрафних санкцій не передбачено. Ми працюємо за принципом переконання: нагадуємо боржникам про необхідність надати необхідні папери, а також складаємо реєстри документів, що не були здані в строк, і розсилаємо їх по підрозділах.
Якщо такий підхід виявляється недостатньо ефективним, його можна доповнити. Практика підказала наступний спосіб.
Примітка. Галина Казюханова, головний бухгалтер ЗАТ "Видавничий дім" Головбух "(м.Москва):
- Конкретні терміни здачі документів в бухгалтерію у нас на підприємстві визначає інструкція з документообігу. За їх дотриманням ми стежимо так. Щочетверга директор нашої фірми проводить нараду з оперативних питань, в якому беруть участь всі керівники підрозділів. Крім інших питань на ньому обговорюються і проблеми, пов'язані зі своєчасною передачею документів у бухгалтерію. Таким чином, якщо підрозділи заборгували нам будь-які папери, про це відразу стає відомо директору. І треба сказати, такий простий на перший погляд спосіб виявився досить ефективним. Після введення цієї системи документи стали потрапляти в бухгалтерію значно швидше.
Підтверджує це і Надія Павлова, головний бухгалтер ГУП "Петербурзький метрополітен" (м.Санкт-Петербург):
- За невиконання графіка документообігу до працівника можуть бути застосовані адміністративні заходи. Вони передбачені існуючим на підприємстві положенням про преміювання. Наш досвід свідчить, що можливі фінансові санкції діють на працівників набагато ефективніше звичайних умовлянь і вимог.
Експерт журналу "Головбух"
Підписано до друку