Документальне оформлення комерційної угоди
Текст документа повинен бути представлений у формі суцільного зв'язного тексту, анкети, таблиці або їх поєднання.
Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і лексично узгоджену інформацію про управлінські дії і застосовується при складанні правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Текст документа, як правило, повинен складатися з двох основних частин: в першій частині зазначається підстава складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
При оформленні документів необхідно дотримуватися ряду вимог і правил, що забезпечують юридичну силу документа, що сприяють оперативному виконанню та подальшому використанню. Кожен документ повинен мати строго визначений комплекс реквізитів (складових частин) і стабільний порядок їх розподілу:
- зазначення виду документа;
- позначку про виконання документа і направлення його до справи.
Беручи до уваги специфіку торгового справи підприємства, законом передбачені такі обов'язкові види документів: організаційно-правові, внутрішні і регулюють відносини між підприємствами.
Організаційно-правові документи - це документи, необхідні для відкриття підприємства, його функціонування відповідно до закону. Сюди відносяться: свідоцтво про реєстрацію юридичної особи, установчі документи, статут, дозволу на торгівлю, ліцензія на певну торговельну діяльність, висновок територіального санітарно-епідеміологічного нагляду, висновок пожежної інспекції, інші документи, що свідчать про реєстрацію підприємства в податкових органах і відповідних фондах, бухгалтерські баланси, документи, що підтверджують право займати цю площу, журнал перевірок.
Внутрішніми документами називаються: розпорядчі, управлінські документи, штатний розклад, накази, положення інструкції, а також правила, акти, висновки, довідки, всі форми звітів, первинні документи, довіреності та трудові договори. 7
Документи що регулюють відносини між комерційними організаціями - перш за все господарські договори. Під господарськими договорами слід розуміти угоди, які укладаються між організаціями, підприємствами з метою забезпечення їх господарської діяльності та виконання їх взаємних зобов'язань в процесі економічної діяльності. У торгівлі основними господарськими договорами є: договір купівлі продажу, договір поставки, договір комісії (консигнації), договір оренди, договір складського зберігання товарів, договір на технічне обслуговування обладнання. Поряд з господарськими договорами документами є листи, доповідні записки, довідки та інші документи. Оформляють відносини між партнерами.
Договором називається угода, укладена між двома і більше зацікавленими сторонами. Договір регулює відносини партнерів в здійснення господарської діяльності і визначається як згода сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення зобов'язань. Договір в доповненні до законодавства може регулювати як передбачені, так і не передбачені законом або іншими правовими актами відносини за умови, що вони не суперечать законодавству.
Сторонами договору можуть виступати як фізичні. Так і юридичні особи, в тому числі державні установи та організації, однак неодмінною умовою є свобода в укладенні договору.
Сторони в праві встановити, що умови укладеного ними договору застосовуються до відносинам, що виникли до укладення договору.
Договір укладається з метою:
- юридично укласти відносини між партнерами (тобто надати їм характер зобов'язань, виконання яких захищене законом);
- визначити порядок, способи і послідовність здійснення дій партнерами;
- передбачити способи забезпечення зобов'язань і наслідки їх невиконання.
У торгівлі застосовуються оплатне договори - договір, за яким одна зі сторін повинна отримати плату або інше зустрічне надання за виконання своїх обов'язків.
Договір передбачається оплатним, якщо із закону, інших правових актів, змісту або суті договору не випливає інше.
Договір може бути укладений у будь-якій формі, передбаченої для здійснення угод, якщо законом для договорів не даного виду не встановлена інша форма.
Договір укладається шляхом направлення оферти (пропозиції укласти договір) однієї зі сторін або її акцепту (прийняття пропозиції) іншою стороною.
Договір вважається укладеним, якщо між сторонами, в необхідної в належних випадках формі, досягнуто згоди з усіх істотних умов договору.
Істотними є ті умови, які названі в законі або інших правових актах як істотні або необхідні для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї зі сторін має бути досягнуто згоди.
Договір набуває чинності і стає обов'язковим для сторін з моменту його укладення.
Структура договору включає в себе преамбулу, предмет договору, права і обов'язки сторін, умови забезпечення зобов'язань, а також інші умови, які визначаються сторонами в кожному конкретному випадку.
На торговому підприємстві використовуються наступні види договорів:
Встановлює вид, кількість, якість товарів, терміни і місце передачі товару, терміни і суму оплати. Товар переходить у власність покупця в момент, зазначений в договорі.
Постачальник зобов'язується поставити товар, враховуючи вищевказані умовах.
Товар не переходить у власність комісіонера, він лише отримує відсоток від укладених угод.
Різновид договору комісії, але консигнатор виплачує постачальнику в міру реалізації товару. При закінченні терміну, консигнатор зобов'язаний викупити або повернути товар.
Сторони домовляються про передачу один одному певні за якістю і кількістю товари. Якщо існує різниця у вартості товарів, то вона може бути доплачена.
Договір купівлі продажу - це договір, за яким одна зі сторін (продавець) зобов'язується передати товар у власність другій стороні (покупцеві), а покупець зобов'язується прийняти товар і сплатити за нього певну грошову суму (ціну). Даний вид договору отримав широке застосування в торгівлі, як найбільш відповідний суті відносин між продавцем і покупцем, якими можуть бути юридичні або фізичні особи (індивідуальні підприємці).
У договорі сторони обумовлюють кількість, асортимент, якість товарів, що поставляються. Обов'язки продавця і покупця. Покупець зобов'язаний оплатити безпосередньо до або після передачі йому продавцем товару. Договором можуть бути визначені інші строки оплати:
- Оплата товару повністю. У випадках, коли покупець не виконує свої зобов'язання або своєчасно не оплачує товар продавець має право вимагати оплати товару та сплати відсотків або повернення товару.
- Попередня оплата. В разі не оплати товару постачальник може не поставляти товар.
- Оплата при продажу товару в кредит. При поставці товару в кредит боку можуть узгодити оплату товару в розстрочку. Якщо покупець в строк не виробляє черговий платіж, то постачальник має право відмовитися від виконання договору і зажадати повернення товару.
У договорі також визначається порядок поставки товару.
Договір поставки - це договір, за яким постачальник або продавець, який здійснює підприємницьку діяльність, зобов'язується передати в зазначений термін чи строки вироблені або купуються їм товари покупцю від використання у підприємницькій діяльності або в інших цілях, не пов'язаних з особистим, сімейним і іншим подібним використанням. Цей договір, як правило, укладається між виробниками і посередниками або виробниками і підприємствами роздрібної торгівлі. 8
Договір на поставку продукції за прямими тривалим господарським зв'язкам - це різновид договору поставки. Відрізняється регулярністю поставок.
Договір комісії - це договір, за яким одна сторона (комісіонер) зобов'язується за дорученням другої сторони (комітента) за плату вчинити один або кілька правочинів від свого імені, але за рахунок комітента. Тобто це договір на проведення посередницької угоди. Неодмінним атрибутом договору є те, що товар залишається у власності комітента. Це дає право комітенту в будь-який момент повернути товар.
Предметом договору є визначення порядку дій кожної зі сторін при здійсненні комісійних операцій. У укладаються в оптовій торгівлі договорах комісії визначаються:
· Реалізація комісіонером товару комітента;
· Закупівля комісіонером товару для комітента.
Кількість, якість і асортимент товарів визначаться, як і в договорі купівлі-продажу.
Договір про передачу товару на консигнацію. Це різновид договору комісії. Консигнант поставляє товар на консигнаційний склад консигнатора з метою демонстрації і продажу. Причому консигнатор надається виключне право представництва на договірній території. У цьому договорі обмовляється термін, за який товар повинен бути проданий. Чи не викуплений товар повертається консигнантові або викуповується Консигнатором. Поставлений товар протягом всього періоду консигнації починаючи з дати поставки, є власністю консигнанта. Консигнатор зобов'язаний перевести грошові кошти за проданий товар Консигнанту після отримання грошей від покупця товару шляхом переказу належних консигнантові сум на його розрахунковий рахунок.
Товарообмінні угоди. Особлива форма договірних відносин підприємств. Зумовлено насамперед:
- необхідністю в розширенні асортименту;
- розширення ринку збуту;
- незадовільне виконання грошовою системою своїх функцій.
Підприємства оптової торгівлі в силу своєї специфіки укладають угоди, предметом яких є саме товари.
Предметом договору міни є обмін одного товару на інший, причому, обмінювані товари можуть бути як рівноцінними, так і не рівноцінними. При нерівноцінні обміні одна зі сторін сплачує різницю до або після обов'язки поставити товар.
При укладанні договорів стосуються купівлі продажу, транспортування, зберігання товару необхідно звернути увагу на наступні пункти.
Предмет договору - формулювання цілей і завдань, яких кожна зі сторін має намір досягти. Для цього сторони узгодять умови угоди. Умова договору купівлі-продажу товару вважається узгодженим, якщо договір дозволяє визначити найменування і кількість товару. Кількість товару, що підлягає покупцеві, передбачається договором у відповідних одиницях виміру або в грошовому вираженні. Умова про кількість товару може бути погоджена шляхом встановлення у договорі порядку його визначення. Якість товару, що передається повинно відповідати договору. При відсутності в договорі умов щодо якості товару продавець зобов'язаний передати покупцеві товар, придатний для використання відповідно до цієї мети. Перевірка якості товару може бути передбачена законом, іншими правовими актами, обов'язковими вимогами державних стандартів або договором. При укладанні договору сторони узгодять асортимент товарів. Якщо асортимент у договорі не визначений і в договорі не встановлено порядок його визначення, але із суті зобов'язання випливає, що товари повинні бути передані покупцеві в асортименті, виходячи з потреб покупця, які були відомі продавцеві на момент укладення договору, або відмовитися від виконання договору.
Ціна товару - покупець зобов'язаний оплатити товар за ціною, передбаченої договором. У договорі вказується можливість зміни ціни протягом дії договору.
Порядок розрахунків - в цьому розділі вказуються терміни оплати. У договорі купівлі продажу плата товару може бути в розстрочку або безпосередньо до або після передачі товару. У договорі комісії оплата проводиться після продажу товару покупцеві.
Обов'язки сторін - кожна зі сторін бере на себе зобов'язання, що відбивається в договорі у вигляді їх чіткого розмежування. У договорі купівлі продажу продавець зобов'язаний передати покупцеві товар, вказаний в договорі. Якщо інше не обумовлено, продавець зобов'язаний передати які стосуються товару документи (сертифікат, інструкція ...). Термін виконання зобов'язань визначається в договорі. Покупець в свою чергу зобов'язаний прийняти переданий йому товар, за винятком випадків, коли він має право вимагати заміни товару.
У договорі комісії комісіонер зобов'язаний виконувати прийняте на себе доручення на найбільш вигідних для комітента умовах. Комісіонер відповідає за недостачу, втрату або пошкодження знаходиться у нього майна комітента. Комітент зобов'язаний сплатити комісіонеру винагороду вказане в договорі. У договорі консигнації, крім цього, додаються варіанти дій в разі закінчення терміну консигнації.
Для функцій управлінського та бухгалтерського обліків необхідно визначати в договорі момент переходу власності на товар. Зазвичай в договорах купівлі-продажу, поставки, консигнації перехід власності відбувається в момент приймання товару покупцем. За договором комісії переходу власності не відбувається, але відповідальність за збереження товару переданого на комісію лежить на комісіонера.