Рано чи пізно практично кожен керівник відділу, підрозділу або організації задається специфічними питаннями: чому я так багато працюю, чому я залишаюся до ночі на роботі, чому мої підлеглі йдуть у відпустку, а я ні? Проблема полягає в неправильному розподілі обов'язків. І зовсім не важливо, начальник ти чи ні, у кожного співробітника повинен бути встановлений обсяг виконуваного функціоналу, а робота "на розрив", як всі ми знаємо, до відмінних результатів не приводить. У цій ситуації на допомогу може прийти нескладний спосіб передачі частини своїх обов'язків - делегування повноважень.
Поняття і сутність
Слово "делегування" походить від латинського delegare - "призначати, посилати". Повноваження ж означає сукупність офіційної передачі прав і обов'язків. Поняття делегування повноважень полягає в передачі завдань особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Іншими словами, керівник надає якусь свободу дій у вирішенні питань, здійсненні проектів своїм підлеглим, при цьому не звільняючи себе від відповідальності в цілому. Наприклад, передається рутинна робота зі збору та оформлення документації, рішення незначних питань на підготовчому етапі серйозної кампанії, але постановка цілей та завдань, контроль над ходом заходу, питання, пов'язані з ризиками, фінансова складова залишаються за першою особою. Адже не кожну функцію керівника можна перекинути в ведення підлеглого. Такі обов'язки, як підбір співробітників, заохочення або "розбір польотів", завдання, пов'язані з виробничою таємницею, керівнику слід виконувати власними силами при будь-яких обставинах.
Щоб правильно і ефективно делегувати повноваження, необхідно дотримуватися таких загальноприйняті принципи.
1. Принцип делегування на основі очікуваних результатів. Передбачається, що цілі визначені, плани розроблені, інформація доведена до відома підпорядкованих і зрозуміла ними, а також створені відповідні посади, що сприятиме виконанню поставлених завдань.
Суть даного принципу полягає в тому, що повноваження повинні передаватися в міру, достатньою, щоб забезпечити очікуваний результат. Часом керівник має уявлення про те, що необхідно зробити, але не замислюється над тим, чи бракує підлеглі необхідними для цього повноваженнями, і не хоче визнавати, що виконання завдання вимагає від підлеглих більшої свободи дій.
2. Принцип функціональної дефініції (встановлення функціональних кордонів). Чим вище ступінь ясності визначення очікуваного результату і чим чіткіше і повніше визначені повноваження, делеговані підлеглим, тим більше вони здатні зробити для реалізації цілей підприємства.
3. Скалярний принцип. Ясне розуміння співробітниками структури ієрархії є необхідною умовою для нормального функціонування будь-якої організації. Підлеглі повинні знати, хто делегує їм повноваження і на чиє розсуд вони повинні передавати рішення проблем, що виходять за межі їх повноважень. Відмова від дотримання меж підпорядкування при прийнятті рішень призводить до порушення системи прийняття рішень і підриву системи управління.
4. Принцип рівня повноважень. Випливає з двох попередніх принципів і означає, що на кожному рівні керуючі повинні приймати всі ті рішення, на які у них хапають повноваження, а на розсуд свого керівництва передавати лише вирішення питань, які виходять за рамки їхньої компетенції.
5. Принцип єдиноначальності означає наступне: чим повніше взаємозв'язок підлеглого з керівником, тим менше ймовірність конфлікту вказівок і завдань і тим вище почуття персональної відповідальності за результати роботи. Іншими словами, прийняті зобов'язання найчастіше носять персональний характер. Делегування кількома керівниками повноважень одній людині часто призводить до протиріч як у повноваженнях, так і в відповідальності. Принцип єдиноначальності вносить ясність в систему взаємозв'язків "повноваження - відповідальність".
6. Принцип безумовної відповідальності. Підлеглі несуть повну відповідальність перед керівниками за свою діяльність, а керівники, в свою чергу, несуть всю відповідальність за організаційну діяльність підлеглих. Відповідальність, покладена на підлеглого, не може бути делегована, і жоден керівник не може за рахунок делегування повноважень звільнитися від відповідальності за діяльність підлеглих.
7. Принцип відповідності повноважень і відповідальності. Відповідальність за вчинені дії не може перевищувати відповідальності, яка передбачалася виходячи з обсягу делегованих повноважень, і не може бути менше її. Іншими словами, не слід наділяти підлеглих обов'язками більшими, ніж передані їм повноваження.
Цілі делегування і умови ефективності. можлива проблематика
Делегування повноважень містить в собі якесь творче начало і урізноманітнює звичайне життя колективу, покращуючи атмосферу в ньому, а також є мотиваційним інструментом. З позиції управління персоналом делегування повноважень передбачає наступні цілі:
- звільняє час делегує для вирішення завдань, в яких його складніше або зовсім неможливо замінити;
- підвищує довіру серед персоналу, а також мотивацію тих, кому повноваження делеговані;
- забезпечує перевірку співробітників на старанність.
На початковому етапі підлеглий може не впоратися з дорученими йому завданнями, тому тут важливо надати своєчасну підтримку. Щоб кваліфікація підлеглого досягла потрібного рівня, а зусилля начальства виправдалися, важливо дотримуватися деяких умов:
- довіряючи підлеглому завдання, враховуйте граничний рівень його можливостей;
- надаючи допомогу при ускладненнях, які не відбирайте завдання;
- заохочуйте досягнення підлеглих.
Після визначення завдання для делегування треба підібрати співробітника, відповідного завданням. Важливо знати своїх підлеглих, бути обережним, так як делегування може призвести до несподіваних і плачевних результатів, доведеться нести як громадянську, так і управлінську відповідальність за діяльність іншої людини.
Якщо розглядати ідеальну картину делегування, то передача повноважень може відбуватися тільки за згодою працівника і повинна бути оформлена належним чином. В першу чергу необхідно укласти з працівником додаткова угода до трудового договору, перерахувавши нові обов'язки і зміни в оплаті праці. Потім видається наказ, в якому призначається уповноважена особа і визначається коло його прав і обов'язків. Якщо того вимагає ситуація і подальша робота підлеглого буде пов'язана з третіми особами, також може бути оформлена довіреність.
При всій зручності та актуальності делегування як інструменту з управління персоналом фахівці все-таки виділяють не тільки гідності, а й недоліки. Неграмотне делегування може стати не порятунком для начальства, а бомбою без кнопки знешкодження.