"Алло" - стандартний, загальноприйнятий відповідь на дзвінок. Він ніяк не характеризує бере трубку. Все, що ви знаєте: хтось відповів. Той, хто телефонує змушений питати, чи потрапив він туди, куди і мав намір. Навіть якщо туди, він говорить з якимсь знеособленим виконавчим механізмом, у якого немає ні імені, ні області відповідальності.
Саме тому діловий етикет вводить правило представлятися. Таким чином, звонящему відомо, куди він потрапив, хто за посадою його співрозмовник (і чи можна говорити з ним, або слід запросити когось вище), як звуть цього співрозмовника (тобто контакт вже на крок ближче, отже, вище і довіру і до нього, і до компанії). До того ж це дозволяє в разі чого послатися на конкретну людину. Той, в свою чергу, розуміє, що дзвінок був не просто в компанію і загубиться серед безлічі, а все ж, раз він назвався, представляти інтереси компанії буде вже конкретна людина, якій варто було б впоратися зі справою найкращим чином. Приблизно така схема закладена в це правило.
По-хорошому, представлятися варто і звонящему. Якщо це постійний партнер, відразу стає зрозуміло, з яких питань він може дзвонити. Якщо це рідкісний, нерегулярний дзвінок (не називати ж його випадковим!) - співрозмовник хоча б зможе якось по-людськи до вас звертатися.
Тому що "алло" це розмовляючи мова для домашнього спілкування. Якщо Ви на роботі, Ви зобов'язані представитися, назвати компанію і свою посаду часто теж просять. Люди телефонують Вам не просто так і вони повинні знати куди потрапили і з ким говорять. Ну елементарно єдина форма подання в компанії додає солідності.
Все ж ще додам.
Деякі співробітники в організаціях не замислюючись або за звичкою чомусь говорили замість "алло", "альо". Ось це точно не допустимо в компаніях і корпораціях. Тому було прийнято рішення, що в діловому етики слово алло краще заборонити говорити. Замінити на вітання "Добрий день!", "Добрий вечір!" і своє уявлення - це може бути назва компанії, місто, посаду, ПІБ.