Потрібен вам органайзер чи ні, залежить від кількох факторів. Ви вже звикли ним користуватися? Чи хотіли б бачити ваші нагадування про події, порядках денних і проектах? Де і як часто вам треба буде переглядати їх? Ваша голова - це не склад для зберігання нагадувань про обов'язки, тому вам, очевидно, треба буде якось керувати ними зовнішнім чином. Можна налагодити паперову систему: зберігати листи в папках; можна використовувати блокнот або планувальник або ж електронну версію цих інструментів. Або ж ви можете якось це все скомбінувати.
Коли ви вже вирішили, як обробляти свої матеріали і що саме треба організувати, то все, що вам залишилося зробити - це скласти списки.
Всі перераховані вище інструменти можна використовувати для збору, обробки та організації, наприклад, прості листи і лоток під них. Поки ви працюєте зі своїм кошиком інформації, вам доведеться виконувати безліч дрібних справ, які потребують менше двох хвилин, для них-то вам і знадобляться степлером, жовті клейкі листки і скріпки.
Журнали, статті та об'ємні замітки відправляться в інші лотки. Можливо, ці лотки будуть служити тільки для зберігання - а вже зберігати щось вам доведеться багато чого. Що ще не враховано: установки проектного реєстру, вичитування записів, порядків денних і нагадувань в щоденнику і відстеження і позначки справ, виконання яких ви очікуєте - все це зажадає списків в деякій формі.
І так далі. Є також естетичний фактор і фактор комфорту. Я не рідко роблю важливі позначки і переглядаю справи тоді, коли трапляється просто крутити наладонник в руках, наприклад, в очікуванні замовлення в ресторані.
Коли ви вирішуєте чи купувати і використовувати чи органайзер, і якщо так, що якийсь, пам'ятайте, що все, що вам доведеться робити - це працювати зі списками. Коли ви дізнаєтеся, що вносити в списки і як ці списки потім використовувати, інструмент стає вже не важливий. При виборі оного виходите з міркувань простоти, швидкості і задоволення.
Один з кращих способів поліпшення продуктивності організації - це використання інструментів, які вам подобаються. Якщо ваша система зберігання не є швидкою, функціональної і класною. вона буде гальмувати весь процес.
Життєво важливим є наявність простої та функціональної персональної системи зберігання інформації загальної спрямованості. Перш, ніж почати працювати в якому б то ні було офісі, я оцінюю систему зберігання. Як я говорив у 2й чолі, відсутність гарної системи документів загальної спрямованості може стати однією з найбільших труднощів при створенні особистої системи менеджменту, і багатьом менеджерам, яких я тренував особисто, в цьому напрямку ще працювати і працювати. Частенько я їздив з клієнтом в канцелярський магазин і купував ящики і лотки для зберігання, папки, апарати для наклеювання етикеток, щоб ми могли організувати гідну систему, в яку можна помістити дві третини мотлоху, що валяється на столі, на полицях і навіть на підлозі.
Якщо у вас є асистент або секретар, який і займається сортуванням матеріалів для вас, то ви можете приклеїти на документ жовтий листок, написати там «Документ Ікс» та відправити йому - нехай покладе, куди слід. Але запитайте, чи залишився у вас цікавий особисто вам або корисний в справі матеріал, який повинен бути доступний в будь-який час, навіть коли секретаря немає на місці. Якщо це так, то вам все-таки потрібна буде ваша власна система, або на столі, або десь поруч.