В яких випадках створення конференц-залу в готелі виправдано?
Polymedia. Створення власного конференц-залу завжди виправдано. По-перше, це підвищує імідж готелю, по-друге, збільшує вартість номерного фонду: проведення конференцій і різноманітних заходів впливає на заповнюваність. Буває і так, що дохід, який приносить здача конференц-залу в оренду, перевищує дохід від здачі номерів.
У малих містах, як правило, така практика не розвинена взагалі: конференц-зали є тільки на великих і містоутворюючих підприємствах.
Як розраховується пропускна здатність і можливості конференц-залу виходячи із загальних можливостей готелю?
Polymedia. Невеликий готель має мати кілька переговорних кімнат, середня за розмірами і рівнем має на увазі наявність не тільки переговорних, але і конференц-залу на 30-50 осіб. Великі ж готелі повинні мати у своєму розпорядженні конференц-залом на 150-250 чоловік, банкетним залом на 200-300 чоловік і блоком переговорних кімнат.
Які основні вимоги до приміщення з точки зору підключення і використання обладнання?
Polymedia. Все залежить від розмірів приміщення і його призначення. У невеликих переговорних необхідні правильно яке організувала зонування світла і вентиляція. Якщо ж мова йде про створення великого конференц-залу, повинні бути: дизайн-проект, проект по світу, вентиляції та слаботочка, акустичний проект і технічний проект з обладнання.
Який базовий набір обладнання, необхідного для готельного конференц-залу?
Основа вибору будь-якої системи - це правильно сформульоване технічне завдання з боку замовника (або спільно з системним інтегратором). Зібрати всі компоненти системи виходячи з параметрів приміщення, побажань замовника, технічних можливостей (прокладки кабельних трас, розрахунку потужностей тощо) - задача інженера, але ніяк не продавця або менеджера, що не рідкість у наш час. Основна помилка замовника - купівля обладнання без умови подальшої установки і настройки.
Чи існують які-небудь тенденції і навіть фішки для обладнання конференц-залів?
Інший "фішкою" для серйозних або резонансних заходів може бути онлайн-трансляція. Це дуже актуально, якщо організатори хочуть розширити аудиторію за рахунок інтернет-користувачів або надати послугу тим учасникам, які з тих чи інших причин не змогли бути присутніми на заході. Причому, онлайн-трансляція можлива зі зворотним зв'язком.
Polymedia. Тенденцій і фішок багато. Це і система бронювання переговорних і конференц-залів, і система розподіленого мовлення контенту з різних (різноформатних) систем відображення, система інтерактивних кіосків і інтерактивної навігації по готелю, віртуальна гостьова книга, різні креативні рішення по вхідним зонам на основі світлодіодним і лазернофосфорной технологій.
Важливо щоб замовник не просто на хорошому технічному рівні проводив сеанс ВКС, добре бачив і чув співрозмовника, але і співрозмовник отримував чітку, ясну, збалансовану картинку і звук. Тому, треба вирішувати чи доцільно організовувати таке приміщення або досить використовувати орендоване обладнання ВКС. Кожен готель це питання вирішує для себе самостійно, з огляду на свій рівень, статус клієнтів, затребуваність такої послуги.
Hoist Technology Один з найбільш помітних трендів на готельному ринку - використання сучасних інноваційних IT-технологій. Найбільш затребувана на сьогоднішній день система, яка використовується в готелях c конференц-залами, - це система конференц-гід Digital Signage.
Всі без винятку гості потребують актуальною і своєчасно наданої інформації, особливо, якщо в готелі одночасно проходить кілька конференцій. Digital Signage являє собою цифрову систему надання інформації, яка дозволяє мінімізувати ризики, часто виникають при проведенні конференцій, і підвищити ефективність роботи персоналу.
З використанням цифрових дисплеїв зростає ефективність роботи співробітників стійки реєстрації - вони більше часу можуть приділяти своїм прямим посадовими обов'язками. Більш того, один співробітник за 5 хвилин може оновити інформацію, яка одночасно відіб'ється на всіх обраних моніторах. Гості можуть отримати відповіді на багато питань безпосередньо на моніторах в лобі. Розмістивши інформаційні дисплеї, об'єднані в загальну систему, в громадських місцях, ресторанах і барах можна легко і швидко проінформувати гостей про будь-які зміни. Цифрова навігація по готелю дозволяє зробити перебування гостей зручним, а також приємним і незабутнім.
Які існують форми співпраці готелі та компаній, що постачають обладнання для конференц-залів, крім продажу, як вони юридично оформляються?
У другому випадку, коли готель планує модернізацію або реконструкцію вже існуючого конференц-залу, постачальник обладнання або рішення може повністю виконати проект, включаючи і пропозицію елементів дизайну, і створення архітектурного проекту, і варіанти вирішення по звуку, світла, організації бізнес-простору.
У цьому випадку компанія виконує розширені функції як проектувальник, і коли справа доходить до реконструкції і модернізації - функції генпідрядника. Юридично все оформляється договорами.
Polymedia. Крім продажу, можна, звичайно, здавати обладнання в оренду, але якщо це робити на постійній основі, навряд чи це буде рентабельно для готелю. Адже в таку послугу входить не тільки оплата оренди обладнання, а й техпідтримка, оплата якої залежить від часу і кваліфікації персоналу.