Для того щоб отримати чистий бланк трудової книжки або вкладиша до неї, необхідно провести ряд певних дій. Оскільки бланки трудових книжок є документами суворої звітності, організація зобов'язана забезпечити їх облік.
Алгоритм дій, необхідних для отримання і обліку бланка трудової книжки або вкладиша до неї
Розглянемо порядок дій при отриманні та облік бланка трудової книжки або вкладиша до неї.
Крок 1.Оплата бланк трудової книжки або вкладиша до неї.
До заяви на отримання бланка трудової книжки або вкладиша до неї необхідно додати оригінал і копію платіжного документа, що свідчить про сплату грошових коштів за бланк трудової книжки або вкладиша до неї.
Крок 2.Подготовьте пакет документів, необхідний для замовлення бланка трудової книжки або вкладиша до неї.
Для отримання чистого бланка трудової книжки або вкладиша до неї в державні органи необхідно подати:
- заяву з проханням видати потрібну кількість бланків трудових книжок (вкладишів до них);
- копію свідоцтва про реєстрацію юридичної особи або індивідуального підприємця;
- копію платіжного документа, що свідчить про сплату грошових коштів за бланк трудової книжки або вкладиша до неї, або квитанцію про оплату, якщо оплата зроблена через касу банку;
- оригінал документа, що засвідчує особу одержувача (паспорт).
Заява з проханням видати потрібну кількість бланків трудових книжок (вкладишів до них) пишеться в довільній формі на ім'я керівника державного органу.
Зразок заяви в державний орган на видачу бланків трудових
книжок дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 25 журналу.
Запропонована копія платіжного доручення повинна бути завірена печаткою банку.
Крок 3.Підготуйте пакет документів, необхідний для отримання бланка трудової книжки або вкладиша до неї.
При отриманні бланка трудової книжки або вкладиша до неї:
- особисто керівником організації - необхідна наявність оригіналу та копії документа, що посвідчує службове становище керівника (наказ про призначення на посаду керівника, або рішення зборів засновників про призначення, або трудовий договір (контракт)) і друк;
- особисто індивідуальним підприємцем - досить тільки паспорта;
- уповноваженою особою - довіреність на отримання бланка трудової книжки або вкладиша до неї. При цьому наявність печатки на довіреності обов'язково. Якщо у індивідуального підприємця немає печатки (для завірення довіреності), то бланки видаються тільки йому особисто.
Крок 4.Обратітесь до державного органу за одержанням бланка трудової книжки або вкладиша до неї, представивши пакет необхідних документів.
Звертатися слід в місцеві виконавчі і розпорядчі органи за місцем реєстрації організації, оскільки саме вони забезпечують бланками трудових книжок недержавні юридичні особи за місцем їх реєстрації, а також індивідуальних підприємців і фізичних осіб, яким законодавством надано право укладення та припинення трудового договору з працівником (частина друга подп. 1.8 п. 1 постанови № тисяча шістсот тридцять п'ять).
Крок 5.Получіте бланк трудової книжки або вкладиша до неї і товарну накладну форми ТН-2.
При отриманні бланка трудової книжки (вкладиша до неї) отримує особа повинна подати пакет документів, необхідний при їх отриманні, і оригінал документа, що посвідчує особу (паспорт).
Крок 6.Проізведіте облік бланка трудової книжки або вкладиша до неї.
У прибутково-видаткову книгу вносять всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них, із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книгу веде бухгалтерія (частина друга п. 58 Інструкції № 30).
Прибутково-видаткова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена печаткою і підписом наймача.
Крок 7.Передайте бланк трудової книжки або вкладиша до неї в місце зберігання документів, які стосуються бланків суворої звітності.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії наймача як документи суворої звітності (частина перша п. 59 Інструкції № 30).
Довідково: після закінчення кожного місяця бухгалтерія вимагає від уповноваженої посадової особи звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового ордера каси наймача. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт (частина друга п. 59 Інструкції № 30).
Зразок звіту про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них
дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 25 журналу.
Алгоритм отримання бланка трудової книжки для заповнення особі, вперше вступнику на роботу, і подальшого обліку
Розглянемо порядок дій, який необхідно зробити фахівця з кадрів при отриманні бланка трудової книжки для заповнення його особі, вперше вступнику на роботу, і подальшому його обліку.
Крок 1.Предложіте працівникові внести суму, витрачену наймачем на придбання бланка трудової книжки, в касу організації або написати заяву про утримання цієї суми з його заробітної плати.
При видачі трудової книжки (дубліката), а також вкладиша до трудової книжки працівник виробляє оплату її (його) вартості в сумі, витраченої наймачем на їх придбання (п. 55 Інструкції № 30).
Відшкодувати кошти, витрачені наймачем на придбання бланка трудової книжки, працівник може в такий спосіб:
- шляхом внесення відповідної суми грошових коштів в касу організації;
- шляхом утримання вартості трудової книжки або вкладиша до неї з заробітної плати працівника (для цього йому необхідно написати про це заяву).
Довідково: грошові кошти, одержувані державними органами, що фінансуються за рахунок коштів республіканського і місцевих бюджетів, в т.ч. місцевими виконавчими і розпорядчими органами, а також підлеглими державним органам організаціями, військовими частинами, органами і підрозділами, що фінансуються з бюджету, за видані трудові книжки (дублікати), а також вкладиші до трудових книжок оприбутковуються в касу організації і не пізніше наступного дня зараховуються на поточний (бюджетний) рахунок організації (частина друга п. 55 Інструкції № 30).
Зараховані на поточний (бюджетний) рахунок організації грошові кошти не пізніше 3 робочих днів від дати їх отримання і в останній робочий день місяця підлягають перерахуванню в дохід відповідного республіканського або місцевого бюджету в рахунок компенсації витрат держави (частина третя п. 55 Інструкції № 30).
Крок 2.Напишіть заявку на видачу бланка трудової книжки для його заповнення особі, вперше вступнику на роботу.
Бланк трудової книжки або вкладиш до неї видається за заявкою в підзвіт уповноваженій посадовій особі (частина перша п. 59 Інструкції № 30). Така посадова особа призначають наказом (розпорядженням) наймача (частина друга подп. 1.10 п. 1 постанови № 1635). Найчастіше особою, відповідальною за своєчасне і правильне заповнення трудових книжок (вкладишів до них), за їх облік, зберігання і видачу, є фахівець з кадрів.
Зразок наказу про призначення осіб, відповідальних за облік, зберігання,
видачу та ведення трудових книжок (вкладишів до них), дивіться в
рубриці «Корисна документація» на с. 26 журналу.
Для отримання бланка трудової книжки або вкладиша до неї фахівця з кадрів необхідно написати відповідну заявку.
Зразок заявки на видачу бланка трудової книжки дивіться
в рубриці «Корисна документація» на с. 27 журналу.
Отримати бланк трудової книжки необхідно в бухгалтерії наймача, оскільки саме там він повинен зберігатися як документ суворої звітності (частина перша п. 59 Інструкції № 30).
Крок 4.Заполніте отриманий бланк трудової книжки в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня його прийняття на роботу.
Заповнення трудової книжки особі, вперше вступнику на роботу, здійснює наймач (уповноважена посадова особа) в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу (п. 10 Інструкції № 30).
Крок 5.Заполніте першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки працівника, вносячи відомості про нього згідно з поданими ним документами.
Трудову книжку заповнюють в присутності працівника відповідно до уявними їм документами (абз. 2 подп. 1.3 п. 1 постанови № +1635).
Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки при її первинному оформленні або при видачі дубліката трудової книжки (п. 17 Інструкції № 30).
Прізвище, власне ім'я, по батькові пишуть повністю без скорочення і заміни власного імені та по батькові ініціалами. Ці записи, а також відомості про дату народження вносять на підставі документа, що посвідчує особу, або свідоцтва про народження.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Занесення відомостей про прізвища, власне ім'я, по батькові і дату народження зі слів працівника неприпустимо.
Відомості про освіту, а також про набутою професією, спеціальністю вказують на підставі документів про освіту:
- загальне базову освіту - на підставі свідоцтва про загальний базову освіту (свідоцтва про загальний базову освіту з відзнакою);
- загальну середню освіту - на підставі атестата про загальну середню освіту (атестата про загальну середню освіту особливого зразка з нагородженням золотою (срібною) медаллю);
- професійно-технічна освіта - на підставі диплома про професійно-технічну освіту (диплома про професійно-технічну освіту з відзнакою);
- середню спеціальну освіту - на підставі диплома про середню спеціальну освіту (диплома про середню спеціальну освіту з відзнакою);
- вища освіта - на підставі диплома про вищу освіту (диплома про вищу освіту з відзнакою, в т.ч. із золотою медаллю), диплома магістра.
Крок 6.Укажіте дату заповнення трудової книжки і запропонуйте працівнику завірити своїм підписом правильність занесених відомостей.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність занесених відомостей (частина перша п. 18 Інструкції № 30).
Крок 7.Заверьте відомості про працівника підписом наймача або уповноваженої посадової особи та печаткою наймача.
Перша сторінка (титульний лист), що містить перераховані відомості про працівника, завіряється підписом наймача або уповноваженої посадової особи та печаткою наймача, а в разі її відсутності у індивідуального підприємця - печаткою місцевого виконавчого і розпорядчого органу, який здійснив реєстрацію індивідуального підприємця (частина друга п. 18 інструкції № 30).
Крок 8.Внесіте в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки працівника відомості про час служби, отриманні освіти, часу роботи в якості члена колгоспу (в тих випадках, якщо працівник представить відповідні документи).
До внесення в трудову книжку запису про прийом на роботу наймач вносить окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідного документа такі записи:
- про час служби у складі Збройних Сил, інших військ і військових формувань Республіки Білорусь, в органах Комітету державної безпеки, Міністерстві внутрішніх справ, в воєнізованій охороні, в органах спеціального зв'язку і в гірничорятувальних частинах, незалежно від відомчої підпорядкованості та наявності спеціального або військового звання, якщо на них не поширювалося законодавство про працю, із зазначенням дати призову (надходження) і дати звільнення зі служби;
- про час отримання професійно-технічної, середньої спеціальної, вищої і післявузівської освіти в денній формі отримання освіти, додаткової освіти дорослих в установах освіти та інших організаціях, у індивідуальних підприємців, яким відповідно до законодавства надано право здійснювати освітню діяльність;
- про час роботи в якості члена колгоспу - в тих випадках, коли законодавством передбачено залік цієї роботи в загальний трудовий стаж працівника (п. 12 Інструкції № 30).
Крок 9.Напішіте повне найменування наймача у вигляді заголовка в гр. 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки працівника.
При внесенні запису про прийом на роботу в гр. 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка записують повне найменування наймача (частина перша п. 19 Інструкції № 30).
У трудовій книжці працівника, який працює у індивідуального підприємця, у вигляді заголовка слід вказати прізвище, власне ім'я, по батькові індивідуального підприємця, найменування органу, що зареєстрував підприємця, дату видачі та номер реєстраційного свідоцтва.
Крок 10.Внесіте в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки працівника запис про прийом на роботу.
Під заголовком повного найменування наймача вказують:
- в гр. 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки працівника - порядковий номер запису, що вноситься (частина третя п. 19 Інструкції № 30);
- в гр. 2 - дату прийому на роботу (частина третя п. 19 Інструкції № 30);
- в гр. 4 - на підставі чого внесено запис (наказ, розпорядження), дату видання відповідного наказу (розпорядження) і його реєстраційний номер.
Крок 11.Ознакомьте працівника із записом, внесеної в трудову книжку, в його особовій картці під розпис.
З кожним записом, що вноситься в трудову книжку (вкладиш до неї) на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, укладення контракту, звільнення, наймач зобов'язаний ознайомити її власника під розписку в особистій картці, в якій також проводиться запис, відповідна записи в трудовій книжці (вкладиші до неї) (п. 16 Інструкції № 30).
Крок 12.Зарегістріруйте заповнений бланк трудової книжки працівника в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба або інший підрозділ, особа, яка оформляє прийом і звільнення працівників. У ній реєструють всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу до даного наймачеві, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам, що стають на роботу вперше (частина третя п. 58 Інструкції № 30).
Всі записи в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинні бути зроблені одночасно з прийняттям працівника, заповненням або видачею трудової книжки або вкладиша.
При заповненні книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них відображають такі відомості:
- в графі «Дата прийому або заповнення трудової книжки або вкладиша до неї» - дату, коли трудова книжка заведена на працівника, вперше приймається на роботу;
- в графі «Отримано за заповнені трудові книжки або вкладиші до них» - суму коштів, внесених працівником за новий бланк трудової книжки при її видачі.
Зразок витяги з книги обліку руху трудових книжок і вкладишів
до них дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 28 журнал а.
Книга обліку руху трудових книжок повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом наймача і печаткою відділу кадрів, в разі відсутності такої - печаткою наймача (частина п'ята п. 58 Інструкції № 30).
Крок 13.Видайте працівникові розписку про прийом від нього трудової книжки.
При прийомі від працівника трудової книжки особа, яка оформляє прийом і звільнення працівників, видає йому розписку в довільній формі, яка містить реквізити організації, в т.ч. друк наймача (частина третя п. 58 Інструкції № 30).
Зразок розписки про прийом від працівника трудової книжки
дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 27 журналу.
Крок 14.Положіте трудову книжку на зберігання в спеціально обладнане місце.
Трудові книжки (вкладиші, дублікати) зберігаються в спеціально обладнаному місці як документи суворої звітності (частина перша п. 57 Інструкції № 30).