На кожному підприємстві нові працівники оформляють трудові книжки, в які заноситься трудовий стаж. Всі дані про ці документи заносяться в особливий журнал - книгу обліку руху трудових книжок. У багатьох діловодів і кадровиків виникають питання щодо ведення цього журналу.
Як робляться записи?
Всі матеріали в журнал обліку вносяться в строго визначеному порядку, згідно з постановами трудового кодексу. У нього вписуються дані про пристрій на роботу і звільнення співробітників, а також інформація про видачу трудової книжки при першому оформленні.
Відповідальна особа за книгу обліку книжок - директор компанії.
Якщо даного журналу немає або він ведеться неправильно, перевіряючий має право оштрафувати компанію або директора. Розмір штрафу на посадову особу становить до 5 000 рублів, на підприємство - до 50 000.
У книзі обов'язкова наявність 13-ти колонок:
- Номер запису.
- Дати вступу на нову посаду і звільнення книжки, прописується цифрами (3 колонки).
- Прізвище, ім'я, по батькові співробітника, без скорочень.
- Дані трудової книжки.
- Посада нового працівника - так само, як в інших документах.
- Найменування відділу, в якому буде працювати прийнятий людина.
- Номер наказу про прийом на роботу або номер іншого документа, відповідно до якого здобувач влаштовується на нову посаду.
- Підпис діловода, який оформив всі записи.
- Сума, заплачена новим службовцям за трудову. Якщо вона видавалася безкоштовно або у претендента була своя, тут слід просто поставити прочерк.
- Дата звільнення.
- Підпис співробітника, яка підтверджує видачу книжки на руки при звільненні.
Якщо людина не прийшла сам за трудовою, вона може бути передана тому, на кого оформлена довіреність на отримання, при цьому ксерокопію доручення обов'язково потрібно докласти.
Другий варіант - книжка може бути вислана поштою, тоді вписується номер поштової квитанції, оригінал її підшивається до матеріалів, а в графі «Підпис» кадровик розписується в такому випадку сам.
Завантажити бланк книги обліку руху трудових книжок в форматі .doc (Word)
Зовнішній вигляд, правила ведення
Перед тим як внести перші записи, книгу треба пронумерувати і опломбувати. Перший лист повинен бути твердим, назва підприємства вписується строго як в нормативних документах. На останньому аркуші прописується назва цієї організації, кількість сторінок, дата початку заповнення, ПІБ та посада відповідального за дану книгу особи.
До книги обліку книжок пред'являються певні норми ведення:
- Обов'язковий грубий плетіння й прошиті сторінки. Це пов'язано з тим, що зазвичай книга заповнюється не один рік, а після закінчення зберігається в архіві ще 75 років.
- Обов'язкова нумерація журналу, при цьому можна як позначати сторінки, так і нумерувати листи.
- Книга повинна бути скріплена шнурком або суворої ниткою, краю шнурка приклеєні.
- Ставиться пломба або спеціальний друк.
- У журналі прописується цифрою і прописом число наявних в ній листів.
- Завіряється виключно роботодавцем, незважаючи на те, що записи буде заносити діловод або фахівець з кадрів.
Завантажити зразок заповнення книги обліку руху трудових книжок в форматі .doc (Word)
Як вносити виправлення?
Книга обліку трудових книжок - документ суворої звітності. тому неприпустимі виправлення букв, обведення їх кілька разів, закреслення, замазування коректором або стирання гумкою.
Виривати листи з журналу обліку строго заборонено.
У тому випадку, якщо зроблена невірна запис і необхідно внести виправлення, можна скористатися одним з даних способів:
- Однією лінією повністю закреслити запис, поруч або нижче написати правильно, вказати: «Виправленому вірити», поставити підпис та ПІБ того, хто вніс зміни.
- Після неправильної записи зробити приписку: «Запис за номером таким-то вважати недійсною», після чого вноситься вірна запис.
Ніякі інші способи виправлення не є законними.
Як правильно прошити книгу?
Нову книгу слід прошити належним чином:
- Зробити 3 отвори по центру полів книги шилом або дироколом. При цьому важливо не потрапити на слова, щоб написи можна було прочитати.
- Прошивати слід шнурком, суворою ниткою або звичайними нитками за No10, складеними в кілька разів. Спочатку нитки протягуються в крайні два отвори з задньої сторони на титульний лист, потім обидва кінці протягують назад до задньої сторони через центральний отвір. Зав'язується міцний вузол на зворотному боці книги, кінці потрібно рівно обрізати, залишивши 5-7 см.
- Кінці приклеїти до книги, зверху на них накладається квадрат паперу, на якому ставиться печатка і підпис відповідального працівника. Листок наклеюється на кінці і на вузол. Край друку повинен захопити саму книгу.
Всі ці заходи допоможуть уникнути небажаного втручання в прошивку книги.
Як опломбувати?
Раніше такі журнали обліку опломбовуватися за допомогою сургучною друку, але, як показала практика, вона не завжди буває надійна.
Найбільш надійні і зручні в застосуванні плівкові пломби. Вони являють собою плівку, яка наноситься на звороті на листок, приклеєний на шнурок.
Пломба повинна захопити і листок, і кінці шнурка, і частина обкладинки.
Тільки після того як книга прошита і опломбована, вона готова до внесення в неї записів.
За опломбування та прошивку відповідальність несе фахівець з кадрів або діловод. У невеликих організаціях цим може займатися бухгалтер або сам директор.
У разі відсутності пломби на книзі обліку перевіряючий працівник має право виписати штраф керівнику підприємства.
При закінченні книги обов'язково вказується дата закриття. Невірно також заводити другий журнал книгу обліку, якщо ще не закінчився попередній.
Книга обліку руху трудових книжок - документ суворої звітності, тому обов'язково виконання всіх вимог щодо заповнення, прошивання і опломбування. У разі відсутності даного журналу або неправильного ведення керівник зобов'язаний буде сплатити штраф при проведенні перевірки компетентними органами.