Звірка взаєморозрахунків і складання акту виробляються при здійсненні торгових угод і визначенні фінансових зобов'язань сторін. Акт про звірку розрахунків - вторинний документ. При складанні акту звірки зводиться до мінімуму виникнення розбіжностей між сторонами.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Що таке звірка взаєморозрахунків?
Звірка взаємних розрахунків - це процедура, при проведенні якої сторони підтверджують відсутність або наявність заборгованості в розрахунках. Це необхідно для запобігання виникнення спірних ситуацій, або ж швидкого їх вирішення.
Звірка проводиться за певний період часу.
Перевіряються відвантаження по конкретному контрагенту і вчинені ним виплати.
Під час складання акта контрагенти зобов'язані надати один одному точні дані про своє фінансове становище, наявність заборгованості, і зафіксувати ці відомості в документі.
Звірка здійснюється тільки по одній конкретній товарній позиції, послугу чи доставці, і ця позиція вказується на самому початку акту про звірку. Для найбільшої об'єктивності звірки, слід проводити її відразу ж після доставки-отримання товару.
Однак в деяких випадках можна проводити звірку розрахунків в рамках щорічної інвентаризації в фірмі. При цьому часто виявляється наявність кредиторських або дебіторської заборгованості.
Звірка взаєморозрахунків - процедура узгодження сторонами договору сум і розрахунків. пред'явлення претензії за борговими зобов'язаннями і складання відповідного документа, що підтверджує наявність заборгованості в однієї зі сторін заборгованості.
Що таке шляховий лист і як його правильно заповнити - інформацію ви знайдете тут.
Контрагент може відмовитися від проведення акту звірки, однак це часто-густо означає приховування заборгованості.
Відповідно до закону, компанія не може примусити контрагента до примусового проведення звірки. Акт складається на добровільній основі.
В якому порядку здійснюється звірка взаєморозрахунків?
Порядок здійснення звірки:
- Усне обговорення зобов'язань;
- Надання даних за борговими зобов'язаннями;
- Занесення даних в акт звірки;
- Прикріплення до акту звірки розрахунків посилання на договір між сторонами;
- Постановка необхідних підписів і печаток. Особлива увага приділяється підпису бухгалтера, без якої акт не буде дійсним.
Чи обов'язково складати акт звірки?
Звірка розрахунків і складання акта є обов'язковими у разі:
- Надання покупцеві розстрочення або відстрочення платежу;
- Постійної співпраці продавця і покупця;
- Пропозиції компанією широкого асортименту продукції;
- Високу вартість товару;
- Подальшого укладення угод між продавцем і покупцем.
Складання акта обов'язково для страхування підприємства. Якщо контрагент не бажає витрачати сили і час на складання акта, слід самостійно провести звірку.
Хто заповнює і підписує бланк акту?
Складання та підписання акта здійснює працівник бухгалтерського відділу компанії. Кожна фірма створює свій власний бланк акта про звірку взаєморозрахунків. оскільки його форма не визначена законодавством. Бухгалтер вносить в документ все надані дані і ставить свій підпис в певному місця акту.
Крім бухгалтера, свій підпис ставить також директор фірми.
Після складання акту, обидва примірники надаються для підпису контрагенту.
Алгоритм складання акту звірки взаєморозрахунків
Документ може бути складений у вільній формі, оскільки законодавство не передбачає єдиної, уніфікованої форми. При заповненні можна дотримуватися шаблону.
При складанні акта слід звернути увагу на:
- Вказівка причини, за якими необхідно складання акта;
- Повні іменні та паспортні дані сторін;
- Точну дату складання і підписання документа;
- Вказівка календарного періоду, протягом якого будуть зроблені уточнення розрахунків;
- Реквізити договорів;
- Розміри боргу сторін;
- Печатки та підпису.
Найчастіше акт звірки складається у вигляді реєстру документів, які впорядковані за датою створення, мають всі необхідні підписи і печатки. Слід складати акт звірки при початку співпраці, здійснення угоди або ж відразу після підписання останнього акту.
Як покласти додаткові обов'язки на працівника? Всю інформацію ви знайдете тут.
При відсутності в документі реквізитів будь-якої сторони, акт не стає недійсним, але має меншу силу в суді, за умови, що всі інші необхідні дані вказані вірно.
Основні розділи акту звірки взаємних розрахунків:
- Дата складання акта;
- Назва організації-укладача акта і реквізити контрагента;
- Вказівка ПІБ посадових осіб;
- Найменування операції;
- Вказівка сум дебету і кредиту.
Форма, реквізити і структура акту взаємних розрахунків
Акт взаємних розрахунків може бути складений у довільній формі. Акт повинен включати в себе всі реквізити сторін, вказівку періодів звірки, сальдо за початок і кінець періоду.
Інформація в акті надається послідовно. Суми кредиту і дебету, а також найменування операцій, вписуються в таблицю.
Акт взаємних розрахунків може мати кілька сторінок, по одній на кожну товарну позицію.
Вимоги до оформлення документа
Основні вимоги до оформлення, без виконання яких документ не має юридичної сили:
- Наявність підписів бухгалтера, директора і контрагента (боржника), без яких документ не є дійсним;
- Акт звірки повинен бути складений на бланку фірми. Не допускається наявність фінансових і орфографічних помилок;
- Два автентичних примірника документа, підписані сторонами;
- З боку підприємства-упорядника підпис ставить або директор, або головний бухгалтер. Їх підписи повинні бути в обов'язковому порядку завірені особистими печатками.
Де можна скачати безкоштовно зразок акта?
Завантажити безкоштовно акт-звірення в форматі Excel можна тут.
Зразок акту звірки взаєморозрахунків:
Оптимальні терміни для звірки
Акт складається на будь-який, необхідний для звірки період. Він може бути складений на місяць або рік. Строгих вимог до оформлення, термінів і періодичності не пред'являється.
Основні правила складання акту звірки взаємних розрахунків:
- Юридично правильна форма акта;
- Складання акта головним бухгалтером підприємства;
- Наявність всіх необхідних реквізитів сторін;
- Наявність відсилання на основний договір між сторонами;
- Період, за який проводиться звірка даних;
- Наявність печаток і підписів усіх боків. Без підпису контрагента акт не є дійсним.
Ставлячи свій підпис на документі про звірку взаємних розрахунків, контрагент визнає наявність за собою боргу, який необхідно погасити.
Роль акта взаєморозрахунків в судовому процесі
При виникненні спірних питань та обіг однієї зі сторін до суду, акт звірки взаємних розрахунків відіграє важливу роль.
При наявності документа про звірку можна уникнути процесу доказування, оскільки всі необхідні дані вказані в акті і завірені печаткою та підписом. Акт звірки взаємних розрахунків є вагомим доказом.
При спробі врегулювання спору в досудовому порядку, акт звірки взаємних розрахунків є підтвердженням визнання стороною наявності боргових зобов'язань.
Юридичну силу має тільки той акт звірки, який підписаний обома контрагентами, бухгалтером і директором фірми.
Контрагент може відмовитися від заповнення акту звірки та проставлення на документі особистого підпису. Юридично вплинути на його рішення неможливо.
Можна убезпечити себе від подібних ситуацій, прописавши обов'язкове заповнення акту звірки в договорі на надання послуг або продаж товару.
При виникненні суперечок в судовій практиці, судді часто виявляли думку про те, що акт звірки не може виступати в основним доказом про наявність заборгованості за контрагентом, проте все ж є значним підкріпленням інших документів, що вказують на неї.
При наявності акта суддя має право збільшити термін давності розгляду позову. В даному випадку початок терміну вираховується виходячи з зазначеної в документі дати, без урахування числа, за яке виникла спірна ситуація між сторонами.
Підписання контрагентами акту звірки є свідченням того, що сторони підтверджують наявність взаємин між ними і вказують точні дані, необхідні для звірки розрахунків.
Документ є свідченням відсутності боргових зобов'язань.