Акт зняття залишків палива в баках автомобілів застосовується для контролю за використанням ПММ водіями. Кожне підприємство встановлює своєю обліковою політикою правила і терміни виконання контрольних функцій. Дана норма особливо важлива для організації порядку і достовірності в обліку ПММ. Перевірка наявності палива виробляється комісією, яка призначається керівником і складається з начальників підрозділів, бухгалтерії, а також технічних працівників. Зняття залишків проводиться щомісяця.
За даними акту складається відомість, де встановлюється результат використання ПММ за місяць.
Даний акт оформляється в одному екземплярі і заповнюється вручну або засобами комп'ютерної техніки. При занесенні відомостей необхідно вказати дату, на яку документ складається, склад комісії.
У таблицю вносяться такі відомості:
- марка ПММ;
- найменування ємності;
- фактичну наявність ПММ (кількість і одиниця виміру);
- скільки було заправлено в поточному місяці;
- скільки було витрачено за звітними документами;
- розрахунковий залишок.
Далі вписуються підсумкові дані про залишки ПММ і вказується кінцевий результат (надлишки чи недостача). В кінці акта ставлять підписи голова і члени комісії.
Відомості з акту використовуються при оформленні журналів, відомостей та картки обліку витрат ПММ автомобілем. Залишок палива передається на зберігання матеріально-відповідальній особі. Даний факт повинен бути відображений в акті.